关于建设项目工程档案管理的思考

周创志

摘 要：工程档案作为存储建设工程项目全部建设信息的一个管理平台。对建设项目工程的发展有着重要的联系。因此，确保工程档案信息的管理水平，能够清晰地反映出建设项目工程中的所有相关信息，对整个建设项目工程的所有流程工作起到一个简化的作用，对促进企业的可持续发展具有息息相关的联系。本文首先探讨了当前建设项目工程档案管理过程中存在的不足，并就这些不足之处提出了相关的建议，希望能够为相关的从业人员提供一定的参考。

关键词：建设项目;工程档案管理;措施

1 建设工程项目档案管理过程存在的不足之处

1.1 建设工程项目档案的完整性存在缺陷

在一般的情况下，建设项目工程的档案收集与整理工作是整个档案管理工作的核心部分，在目前的发展阶段，在档案的收集与管理过程中，许多施工档案的基本信息未能被及时地收集，这对整套工程档案的完整性产生直接的影响，令施工这一部分的档案质量存在缺陷，最终影响了档案的有效性。在日常的施工档案收集整理过程中，由于存在多变的因素，尤其是部分建筑企业一味地注重经济效益的发展，未能正确地认识到施工档案资料收集整理对整个工程档案管理体系的重要性。因此，工程档案的收集与整理工作无法顺利地在工程的施工阶段完成，而在工程的竣工阶段，施工单位的技术人团队开始撤离施工现场，专业的施工技术档案未能及时存档，施工档案存在分散的情况。另一方面，由于工程的施工技术涉及多个学科与专业层面的知识，部分工程档案整理人员缺乏对有关施工技术的认识，无法切实有效地掌握各项技术文献资料，严重影响了工程档案的完整性。

1.2 工程施工档案的管理难度较大

随着科学技术的不断发展，建筑施工技术在过去一段时间内发生了较大的变化，各种高新施工技术的创新，人们对建筑工程的建设也提出了更高的要求，施工难度的不断增加，导致各种工程施工档案的数量在短时间内出现激增的现象，而在工程的档案管理方面，仍然采用过去传统、落后的档案管理方法，无法满足当前工程施工档案管理的需求。

1.3 施工档案信息的质量存在缺陷

在现阶段，建筑项目施工档案的收集、整理和保存工作作为一项系统性的工作，需要运用大量持续性的时间，在目前的阶段中，该环节往往会受到日常工作的不足而影响到档案最终的有效性，包括施工资料的复印份数较少、保存质量低、监管意识薄弱等问题。此外，在实际的施工过程中，工程管理人员的现场在岗率较低，部分重要的现场资料存在许多代签的情况，档案质量存在问题。此外，部分施工档案管理人员的专业水平较低，管理意识薄弱等问题，未能够及时把施工档案反馈至业主方，或者是在结束施工档案的转交工作后，需要对施工档案进行重新整理，但由于工作效率低或者拖拉的情况，错过最佳的方案整理时间，严重影响了建筑工程施工档案的价值体现。

2 提升建设工程档案管理水平的路径

2.1 提高人员档案管理意识

建筑项目工程档案管理水平对一个企业的重要性，还需要相关的企业领导对其进行深刻的认识，从而发挥出应有的领导效果，摒弃落后的档案管理手段以及重建设、轻档案管理的落后思想，在建筑企业内部的管理中，需要从上到下，也就是从项目法人到技术人员、工程监、管理人员以及基层的档案管理人员，都应当具备一定的档案法律知识，企业还应当定期组织、有计划性地展开各项专业知识的培训， 提升全体人员对与工程档案管理的认识与管理质量。另一方面，还要把档案工作责任细分到个人岗位中，促进一种分工明确的档案管理模式，真正体现出建设项目工程档案的实际作用与最终价值。

2.2 完善档案管理规章制度体系

首先，工程档案管理需要专人负责。工程的施工程序在不断变化的过程中，进行实时记录与收集，确保施工档案的完整性，由于工程的施工程序涉及到各种新兴技术与工序，是一项庞大的系统性工作，因此，需要设置专门负责档案管理的岗位，岗位的细分可由建设、监理与施工等不同单位的加入，成立一支档案管理小组，将涉及到建设工程的档案信息进行考虑和统筹规划，然后制定出一套切实可行的档案管理机制，并严格监督各项档案管理工作的合理性。另一方面，还要重视工程建设过程中各项档案信息的收集与保管工作。档案管理小组还应当具备对市场发展的洞悉能力，在统筹规范工程档案管理的过程中，灵活根据市场的实际发展需求，探索出一种开放、推广、服务为一体的发展战略，从而拓宽企业的服务范围。

2.3 落实好档案的移交、收集、整理等细节工作

建设项目工程的档案管理工作需要得到各部门的高效配合，明确分工，才能够确保整套工程档案的完整性与有效性。首先，在档案原件的收集、保存与管理等工作中，由于具备一定的操作难度，而原件档案与整个建设工程的各方面管理存在息息相关的联系，因此就要求档案的原件收集、保存与管理等环节必须要根据国家出台的有关明确规定和相关的文件要求来实现有序的开展。负责工程档案管理的工作人员实现要确保掌握一定的法律与法规，并且还要注意在日常的工作中积极主动参与各项专业化的学习讲座，以面对日新月异的技术发展过程中，确保工程档案资料的有效性与质量。另外需要注意的是，档案管理人员在针对一些形成周期较短、具有时间限制的相关档案资料，可充分利用明确划分时间段的收集手段，预防在這一个环节发生混淆与遗漏的管理问题。对于在移交工程的过程中，务必要确保移交手续的完整性与连续性。

2.4 加强档案管理人员的专业培训

建设项目工程档案的管理涉及多个学科，并且管理周期较为漫长。因此，必须确保档案管理人员的综合素质与专业能力，建筑企业应当正确发挥领导作用，定期为档案管理人员提供培训的机会，通过聘请专业的机构对其进行针对性的教育，然后在实际的档案管理过程中，运用奖罚机制，鼓励相关的工程档案管理人员积极参与到各项学习当中来，并严格遵守各项管理行为规范机制，确保工程档案管理的万无一失。

3 结束语

综上所述，随着各项建筑工程的建设技术不断变化，而工程档案的管理应当跟随时代的变化而进行完善，及时引入创新型的管理措施，管并注重对专业人才的开发与利用，从而满足新时期工程档案管理工作的实际需求，从而进一步提升工程档案管理的水平与质量。

参考文献

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