物联网环境下高校档案智能管理与服务体系研究

董秀锐 马峰涛

摘 要：高校档案管理是高校教育管理中的重要组成部分，其中涉及的内容比较多，涵盖的领域也比较广，在物联网发展的时代背景下，高校要加强对档案智能管理的重视，提升档案管理的安全性与科学性。本文分析了高校档案管理智能化发展的重要性，并研究了智能管理中存在的问题，提出了相关的解决对策，以便提升高校档案管理的效率。

关键词：物联网;高校档案管理;智能化;重要性

基金項目：河北省高等学校人文社会科学研究项目（项目编号：SQ191131）。

随着信息技术的高速发展，物联网逐渐被应用到多个领域，将物联网使用到高校档案管理中具有十分重要的作用与意义，极大的提升了高校档案管理的质量，保证了高校档案管理的实时性与安全化;但是目前在物联网发展的过程中，对其研究的成果仍然有限，缺少健全的理论体系，探究效果不明显，所以将其应用在高校档案管理中还存在一定的问题，需要高校全面解决。

1 物联网技术在高校档案智能管理中应用的必要性

随着高校教育与管理体制改革的不断深入，传统的高校档案管理方式已经不能与时代发展的特征相匹配，在新形势下，高校档案管理必须要朝着智能化以及科学化方向发展，因此将物联网使用在高校档案管理中符合时代发展的特征以及高校档案管理的需求。其次，物联网技术为高校档案管理提供了技术支撑，能够快速的将档案信息对接到物联网中，同时也转变了线上与线下管理的局限性，为用户提供了更大的便利，使得档案管理的效率更高。此外，将物联网技术应用到高校档案管理中实现了档案搜集、查询、风险控制等方面的智能化，极大的节省了人员的投入，还在很大的程度上避免了档案管理的失误。总而言之，物联网与高校档案管理的相融合具有十分重要的价值与意义。

2 物联网环境下高校档案实现智能化管理面临的问题

目前，高校档案管理在应用物联网时还存在一定的问题，首先，物联网技术需要较大的投入，其中引进RFID 电子标签，需要配置阅读器以及计算机等设备，投入的经费比较大，同时其还需要专业的管理与维护人员，但是很多高校在资金以及人才的投入方面不足。其次，由于物联网与高校档案管理相融合的方式还处于初步的探索阶段，因此在运行的过程中缺少统一的标准，使得各院校之间、各部门以及教育行业之间难以实现资源的共享，导致档案管理的智能化水平难以提升。此外，物联网在运行中还存在一定的安全隐患，极有可能导致重要信息的泄露，或者不法分子的侵入，造成管理系统的崩溃。

3 构建给予物联网的高校档案智能管理系统

智能管理系统是高校档案管理中的关键，其主要是通过RFID 以及WSN等相关的技术来全面的获取信息，然后对获取的信息进行识别、入库以及查询等。首先需要使用物联网以及校园网的优势，布置传感器节点，然后将采集到的数据传送到数据库中，经过服务器的处理，最终传送到档案管理系统中，以便管理人员的查询与维护;同时通过物联网技术的支持，用户也可以在远程服务器中完成档案的查阅以及使用，进而极大的突破了传统档案管理在时间以及空间上的限制，为用户的查询以及应用提供了更大的便捷性。

其次，构建操作程序，其主要是借助RFID生成电子标签，然后利用电子标签进行分类以及编号，最终将其固定到某个架位中，在查询或者阅读时就可以使用RFID进行识别;同时其也能对档案信息识别或者销毁。如果需要档案出库，那么系统就会将信息全面的登记并备份下来，电子标签也会对其设置实时的定位;当档案需要入库时，就可以使用RFID 阅读器对信息进行审核，直至全部进行确认之后才能入库，这样就会极大的提升档案的出库以及入库的安全性，同时也减轻了档案管理人员在出库以及入库工作中繁琐的流程，避免了失误。

此外，就是安全系统的建立，主要涵盖了安全维护、防毁以及防盗等方面的内容，库房设置了烟雾感应、红外感应、湿度控制等设备，使用移动终端就可以对档案进行全面的监控，如果出现监测数据异常，就会发出报警提示，档案管理人员就可以根据预警的相关数据对档案管理中存在的安全隐患进行排除，保证通风、温度以及湿度等能够在正常的范围之内。另外，在防盗管理系统中，如果档案信息并没有从数据库中发出离库的指令，那么系统就会为管理人员发送档案异常的提醒，也会激活报警，这样就能够极大的确保档案的安全性。

4 完善基于物联网的高校档案智能管理与服务体系

档案管理和服务体系的构建首先应该秉持“以人为本”的观念，站在用户的角度思考问题，切实为用户解决问题，加强与用户的沟通与交流，及时明确用户在档案查询或者阅读中的需求，进而提升服务质量，让用户能够获得更高的体验度。在新时期下，档案管理还应该将知识管理作为理念指导，进而保证物联网时代下档案信息更加多元化与精品化，比如：使用档案信息的数据分析技术，为用户打造出物联网与档案资源相结合的信息搜集引擎，搭建出全面的信息共享和交流系统，还应该加强在物联网技术支撑下的创新意识，转变陈旧的档案管理思路与管理方式等，同时还应该拓展档案管理的其他服务类型，如：咨询参考服务、信息定制与推送服务等。

其次，高校还应该积极引进先进的物联网及时，有效的将档案管理与物联网相结合，其不仅提升了档案管理的智能化，同时还减少了档案管理的难度，避免在档案管理中出现遗漏或者丢失的情况。高校还应该根据学校的办学特色，搭建具有个性化的档案管理体系，采集人事、教研、后勤、财务等方面的信息，使用大数据或者云计算等方式，对数据进行加工与整合，设置出专项档案库或者特色知识库等，还应该加强与其他院校的合作交流，构建信息交流平台，提升档案的共享率。此外，学校还应该积极补充以及完善网络管理与安全管理系统，不仅要强化线上智能管理，同时还应该完善线下智能服务体系，通过利用线下宣传以及线上指导的方式，让师生能够全面的了解并掌握，最终灵活应用档案管理系统，进而提升档案信息的利用率。

5 结束语

在新时期下，高校档案管理不能仅仅停留在传统观念与模式中，应该与时俱进，开拓新思路，使用物联网技术提升高校档案管理的智能化水平，为高校师生提供更加优质的服务。首先，高校应该明确物联网在档案管理中的重要性，并结合高校的实际情况制定出适合的管理体系。其次，高校还应该分析目前在档案管理中存在的不足，并寻找最佳的方式进行解决。此外，高校还应该不断优化档案管理与服务的制度，保证档案管理的高效性与安全性。

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