对技工院校电子档案管理的几点认识和建议

谢小菊

摘 要：随着技工院校教研项目、技能竞赛项目及校企合作项目的不断增多，学校信息化建设日益重要。笔者结合自己从事学校档案管理的体会，对技工院校电子档案管理存在的问题进行分析，并针对问题提出自己的认识，建议优化档案管理策略，建立档案安全保障体系，创建电子档案真实性保障系统，运用档案管理的信息化价值，为学校的发展提供高效便捷安全的服务。

关键词：技工院校;电子档案;管理;认识;建议

电子档案，是与纸质档案相对应、相关联的通用电子图像文件集合。在云计算时代，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。电子档案管理主要是由电子档案信息资源的建设、硬件设备的建设、规范化制度建设、网络建设以及电子档案信息化管理相关人才的培养等部分组成。技工院校如何进行统一的保存、管理、汇总、检索，从而高效实现电子档案信息资源的共享？下面是笔者对此方面的几点认识与思考。

1 电子档案的特点

1）电子档案在学校各种纸质档案、实物档案中占据着非常重要的地位。电子档案包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。因为它把不同阶段的组织结构、人员编制以及各项工作所取得的成果、经验和教训等以最少空间、最安全形式都完整地记载下来了。从某种意义上说，人们通过对电子档案的阅读，可以清楚的了解到学校教育教学的基础设施建设、基础业务工作和员工管理工作等各个方面。实施电子档案的一大优点就是可以减少查找文档的时间从而提高效率减少支出。

2）电子档案还具体以下五个方面的优势。一是电子信息要依赖电脑和相关阅读设备才能识别;二是电子信息存储具有高密度性;三是电子信息与载体之间的可分离性;四是对档案管理系统的依赖性。电子文件可分为文本文件、命令文件、图像文件、数据文件。除了对文字资料的保存以外，电子档案还可通过信息技术实现对照片、音像资料等有声档案资料的永久保存。在对电子档案的管理方面，计算机科学技术也发挥着非常出色的功能，可以将档案资料进行系统化处理，在工作中随时随地能查看和调用我们所需要的资料，实现档案信息资源共享。

2 技工院校实现电子档案管理所面临的问题

1）纸质档案电子化水平普遍较低。一是人們习惯了传统的纸质文件系统，运用电子档案并不很主动。二是纸质档案电子化过程，需要投入计算机、数码照相机、扫描仪、光盘以及光盘刻录机，还需要花费大量的人力去编辑。三是完全无纸化依旧有很长的路要走。虽然电子化可以极大地提高效率，很多院校已经积极地部署了电子档案系统。但是，各个院校办公室的印刷、扫描和其他纸质活动依旧很活跃。即使很多技工院校会通过在线存储文件来实现纸质档案电子化和数字化，但是这也不可能完全消除所有打印和扫描。四是在电子档案的数据库建设中相应软件设施方面也需要投入一定的人力和财力，有些院校明显因资金紧缺而导致软件不能升级换代。五是电子档案管理还需要院校领导重视，投入财力来建设符合电子档案管理要求的硬件设施。

2）电子信息档案化管理不够规范引发安全隐患。电子信息档案化过程中，因不规范引发各种安全隐患问题。由于很多院校现在针对档案信息化已经建设了很多的数据库，一方面已经建好的数据库不能被大多数教职工所享用，从而造成了巨大的信息资源浪费。另一方面，有些对外开放的电子档案数据库资源，由于一部分人缺乏安全意识，对档案信息没有采取相应的保护措施，致使网络环境下，档案信息在网络环境内大面积传播，造成档案信息管理时重要信息的流失。

3）电子档案管理人员业务水平有待提升。电子档案管理人员专业技能水平取决于其是否能够熟练运用计算机技术来进行档案管理并掌握其理论知识。然而全国大部分技工院校普遍存在的问题就是档案管理人员年龄偏大、缺乏现代化、信息化的档案管理技术和理论知识。加上很多院校没有长久的定位，从而导致电子信息化管理人员不能专业化，从根本上制约了技工院校电子档案的建设与发展。因此，要实现学校电子档案管理的信息化，就要加大对档案管理人员的教育和培训力度，不仅要培训他们的计算机操作技能，而且还要训练他们的创新思维能力，同时，学校应该大力引进年轻的高素质、高技术人才，从而不断充实电子档案管理队伍上。

3 电子档案管理的信息化建设

1）优化电子档案管理策略。技工院校首先要处理好纸质档案电子化与电子信息档案化的关系。从学校主要负责人，到分管领导，再到具体从事档案管理的工作人员，都要有统一认识。既要认识到两者各自的特点和优势，发挥其作用，也要注意到两者各自的不足，出台相应的弥补措施。电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。例如，对电子文件的保存问题、电子档案数据备份及恢复问题、网络的安全管理、相关的法律法规和技术标准以及专业人才的培养等方面，学校理应出台配套制度加以规范和引导，督促和检查。

2）建立电子档案安全保障体系。建立健全学校各种类档案，首先要严格执行安全和保密制度。电子文件易被窃取，易被改变，易传播和易消失，信息不能直接阅读，必须依靠某种设备。电子档案安全带来的新隐患、新挑战的必然存在。其次，管理低效是导致电子档案面临着日益严峻的安全威胁。三是加强电子文件的管理。对于电子文件的管理，我们必须解决它的读取、保密、保存、保真等问题，确保电子文件在几年、几十年后还可以阅读使用

3）创建电子档案真实性保障系统。国家档案局于2017年12月向各事业单位推行《电子档案管理系统》。笔者认为技工院校运用这套系统，有助于推动学校电子档案科学管理。首先技工院校要制定《建设电子文件与电子档案管理规范》，加强建设电子文件的归档与管，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，既是制定本规范的目的，也是制定本规范的指导思想。真实、准确、完整、有效是尊重和保持学校各项工作电子档案历史原貌的科学要求。

4）充分运用电子档案管理的信息化价值。电子档案管理的信息化价值，在技工院校首先要建设自己的特色资源数据库。例如教职工的人事档案管理信息化价值，就是要解决如何有效实现教职工在教学、教研、行政和工勤服务等岗位的合理配置，运用好电子档案是很重要的。要使不同学科领域的人才在教学、教研和行政服务等岗位上得到最佳的配置，就需要学校为教职员工能科学有效地建立用学校内部人力资源数据信息库，为学校选人用人提供优质快捷的服务。这就是学校人事档案管理信息化建设价值的所在。其次，在技能竞赛、专业建设、校企合作、教学管理优化策略等方面，没有大量的教学数据库作为依托，还靠传统的方式到收集信息和分析决策，显然是不适应新时代的新要求了。

当前，电子档案管理作为新兴技术正在全国各高校、技工院校广泛使用，然而，电子档案管理必然是存在不足的，要根据各个学校实际情况进行分析，逐步的完善其管理系统，只有积极主动地进行电子档案管理信息化的规范化和制度化建设，才能不断适应新时代技工教育发展的新变化。

参考文献

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