国企档案管理的重要性及有效措施研究

郑海娜

摘 要：在数据为王的21世纪，人们越来越认识到了数据的重要性。国企作为我国的支柱性企业在面对新的发展机遇时更要牢牢把握住。国企档案作为企业的重要数据资产在新的历史洪流中变得尤为重要。本文就国企档案的重要性进行了分析，并提出国企档案在新的历史机遇下具体的管理方法。

关键词：国企;档案管理;管理方法;信息化

国企在经历了长时间的发展后，如今的国企大都庞大且错综复杂，为了企业能够健康的发展下去，管理层的目光纷纷逐渐从经济效益转变到其他方面，档案管理就是其中较为重要的工作之一，搭建便捷高效的档案也成为了国企在新的发展环境下的新任务。

1 国企档案管理的重要性

我国的企业档案大多是企业在生产经营和管理运作中产生的有价值的各类文件资料。国有企业档案是对企业的生产、经营、销售、研发和管理等各方面内容进行的记录，它不仅包含公司的生产经营活动记录，而且包含公司的管理活动记录、财务活动记录和人事活动的记录，具体格式有文书档案、技术档案、运营管理档案、专利档案、商标档案、财务档案、人资档案等，真实全面地记录了公司在行政管理、技术引进、产品研制、市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动[2]。

进入21世纪以来，互联网迅速发展，依托互联网兴盛起来的大数据也是越来越重要，现在企业的运营和发展也是从早先粗狂的依托经验过度到了现在的依托数据驱动。无论是国内还是国际上大数据智能运营都是现在最为先进的公司运营制度，我国的国企大都处于转型的关键时期，通过引进这一先进的运营制度有利于国企的健康平稳发展。而想实现大数据智能运营就离不开企业档案，只有规范、清晰的企业档案数据才能从中找出规避风险和促进企业进一步发展的运营策略。

2 国企档案管理的新措施

大多数国有企业以往对档案的管理工作都很轻视，所以档案管理工作在实际落实过程中，所能发挥的作用是及其有限的，這样就使得国企档案管理工作形式化严重，档案管理的积极作用没有全部发挥出来。所以，在新的发展机遇下，国企在改革档案管理工作过程中，就应创新工作方法，采取新的工作策略，以此来保证档案管理工作的有效性。

2.1 档案管理的信息化

国企以往的企业档案大都是以纸质的形式记录和保存，这样不仅在查找时十分麻烦，而且档案占用空间大，其安全性也得不到保障。在档案保存的改革下企业可以通过档案信息化的手段把档案储存到档案数据中台中，建立属于企业自己的档案数据库，通过信息化手段将纸质档案转化成可供人们在电脑上查询的数字化文档。这样员工就可以通过个人电脑对企业档案进行调用和查询，相比纸质的档案查询，信息化的档案查询能够做到更加方便、快捷和迅速，能使企业档案得到更多的利用。现代企业的运营中数据清洗是工作量十分大的一项工作，如果延续纸质档案来做数据的清洗，最终想得到能够支持工作的数据分析报告是十分困难的。通过新的档案数据中台可以做到数据的快速调取和数据预处理，可以大大减少运营策略分析的工作量。国企档案信息化后，档案安全问题也可以得到有效的解决，信息化的档案数据可以很简单的做到多点备份和定时备份，避免数据损失[1]。

2.2 档案管理的标准化

国企的档案大多由各个部门分别记录和保存，这样就导致了一个数据指标就有可能存在多种解释，比如交易额这一指标，在企业不同的部门和场景下可能解释都不相同。不同的指标意义割裂了各个部门增加了沟通成本，这就需要我们对国企的档案进行标准化工作，做到各个指标意义明确。可以通过建立档案字典的形式来达到这一目的，档案字典可以删除无效的指标，合并相同意义的指标，方便公司各个部门间的沟通。除了数据的标准化外，还要做到档案记录、查询和保存的标准化。档案的记录要使用固定的模板，以便于后期档案的调用和查询，而且要提前规划好档案记录的时间节点，定时定期的对企业经营活动等档案进行记录。档案的查询要规范，避免档案数据的缺失。

2.3 档案管理的结构化

国企作为我国的支柱性公司，每个公司每天产生的档案数据都是庞大的，如果都一股脑的储存在一起，那么公司在调用时会浪费大量的时间进行数据的查找。所以要对国企的档案数据做到结构化的保存来保证调用的便捷性。国企档案管理的结构化分两部分，一方面是档案数据的结构化，档案的保存要按照部门和使用场景进行分层。按照部门分层较为简单，根据公司现有的部门组织架构分层即可，如生产部门档案、研发档案、销售部门档案和人资部门档案等。按照使用场景的分层要根据国企档案数据的属性就行分层，如销售档案、库存档案、用户档案等。

另一方面是档案查询调用的结构化管理，档案数据结构化以后，部门员工除了方便调用自己部门的档案外，还应根据档案数据的重要性和使用场景进行等级划分，不同等级的员工只能看到其等级下的档案数据，从而保证档案的安全性，

2.4 档案管理人员素质提升

国企档案管理人员在以往的工作中都是按照原有的工作进行档案的管理和维护，但是在实现企业档案的信息化后，他们的工作内容会发生巨大的转变，档案管理人员原有的工作技能就很难胜任新的档案管理工作。国企一方面可以通过对外招聘的方式聘请资深专家，另一方面就需要企业对档案管理人员进行定期的必要的培训，开发其互联网思维和数据思维，学习国内外先进的企业档案管理经验，使得国企的档案管理工作真正做的人和场的全面升级。

3 结论

在全球追求大数据的浪潮中，国企档案的信息化显得尤为重要，在国企制定发展目标过程中，应将档案信息化放入目标设置中。国企还要提高对档案管理工作的重视程度，在工作的具体落实中，档案管理部门应该事实就是，深入到实际的管理中，找出档案管理中存在的问题，然后有针对性的解决问题。立足当下来看，国企档案管理的信息化对国企未来的健康发展有着越来越重要的作用

参考文献

[1]孙洪亮，戴昕欣.信息化中台的设计与研究[J].办公自动化，2019，24（22）：32-35.

[2]白茹.国有企业档案管理的现状和对策[J].现代经济信息，2019（18）：98.