文书档案整理的重点研究与分析

2019-02-18韩潇

卷宗 2019年36期

摘要：本文以文书档案整理的重点研究与分析为切入点，展开具体分析，并以此为依据。提出学校文书档案管理工作的重要性、学校文书档案管理工作中存在的问题、学校文书档案管理的有效措施，通过加强档案管理意识;完善文书档案管理制度;提升文书档案人员的综合素质;提高档案管理的工作效率等几方面，进而有效的提高文书档案管理工作开展的效率。

关键词：中专学校;文书档案管理;存在问题;有效策略

中职学校档案是指中职学校在教育，教学等其他活动过程中，导致产生具有记录价值的新事件等不同形式有关纪录，学校档案的形式各式各样，其中以文书档案为主的档案管理形式为主。并且，文书档案的管理是学校中不可缺少的一项基本工作，需要的业务能力和整理能力都相对较为高的。文书档案的管理时，可以真实的将学校的发展情况进行管理，做到有据可查。并且，文书的管理会随着时间发展，保存的时间越长，越珍贵。因此，文书档案的管理是学校不可或缺的一项工作。

1 学校文书档案管理工作的重要性

在当代社会发展的趋势下，学校文书档案管理工作作为确保学校平稳发展和完成现代教学目标最基础的工作，档案管理工作质量对于学校健康发展都有着重要影响。在学校文书档案管理工作过程中，传统档案管理方式仍有些不足和漏洞，如何提升文书档案管理工作的质量，进行管理模式创新是迈出的第一步，经过文书档案管理的改革，把先进的档案管理技术和管理经验运用到学校日常管理工作过程中，从而帮助学校文书档案管理工作质量持续的提高。学校文书档案管理工作主要是储存大量资料，这些资料是如何开展下一步的基本条件，经过查阅运用档案工作信息，美化学校工作体系。经过学校文书档案现代科学化建设，把改变档案管理人员的传统观念，从而拥有更多的精力放在档案运用和开发上，经过对于学校文书档案的整理，了解下一步工作方向，并且对学校教育事业有的更好的发展，使学校工作效率得到各个方面的提高[1]。

2 学校文书档案管理工作中存在的问题

1）档案管理认识不到位。由于学校的大部分职工都受传统观念的影响，重视教育，忽视文书的管理，导致将一些有价值的资料没有及时的进行保存而丢失。并且，一些教职工会存在可以方便教学，不能及时的进行移交，进而导致个别文件会丢失或损毁[2]。此外，学校没有对文书档案管理的专业团队，文书管理工作得不到重视，并且没有相对的目标要求。并且，学校文书档案管理的工作大多数都是有兼职人员进行管理，管理时间有限，导致档案的质量得不到保证，进而导致档案管理无法有效进行。

2）文书档案管理制度不健全。一些学校并不重视文书档案管理工作，没有相对完善的管理制定。学校现有的制度，都是简单指定的，没有针对学校的实际情况进行制定管理制度。学校相对更在乎教学制定的完善，忽略档案管理工作的状况，并且缺乏相关的档案监督部门，进而导致学校的文书档案管理工作无法有效提升。

3）文书档案管理人员的整体素质较低。由于学校文书档案管理工作都是有兼职人员进行管理的，综合素质较低，专业水平不足。并且，在文书档案管理时，无法准确的理解其业务知识，对文书档案的管理做不到科学合理进行。另外，由于学校对文书档案管理工作的不重视，并没有设立相关的培训工作，进而导致相关人员的综合能力无法上升[3]。此外，由于学校的文书档案管理人员会存在学历相对较低，缺乏实践经验。学校的一些年龄相对较大的教职工，受到传统观念的影响，不太愿意接受新的观念，保持一成不变，严重缺乏服务意识和创新意识，进而导致学校的文书档案管理工作无法有效开展。

3 学校文书档案管理的有效措施

1）加强档案管理意识。档案管理人员要改变以往的传统观念，加强档案管理的意识。学校可以充分利用互联网进行档案管理的宣传工作，并且加强管理人员关于档案管理的法律法规，做到可以让每一个老师和学生都了解档案管理、收集、和使用。并且，要不断的加强档案管理人员的服务意识，进而逐渐进行档案的开发与利用[4]。此外，还要提升档案管理的地位，设置专职的档案管理人员。学校领导要不断完善档案管理的制定，并加强对档案管理日常工作的重视，要求每个部门要按时的完成工作，并进行提交。

2）完善文书档案管理制度。学校领导需要来接学校的实际情况知乎，制定相应的档案管理制度，并要求管理人员进行严格的遵守。另外，随着时间的发展，学校要不断完善文书档案管理的制度，并且明确各个部门的职责，对文书档案管理的各个环节都要严格把控，进而进行统一的科学管理。另外，档案管理部门要在一定的时间内，进行不定期的检查相关人员的工作开展情况。并且，为了可以更好的进行文书档案管理工作的进行，学校可以将相关人员的业务情况与绩效考核相关联，这样不但可以充分调动工作人员的积极性，还可以确保档案的准确性和安全性[5]。

3）提升文书档案人员的综合素质。文书档案相关人员的整体素质，决定了学校文书管理工作是否可以有效的开展。那么提升人员的综合素质就是重中之重的，并且可以适当的引入档案管理的专业人才，进而有效的提升档案队伍的质量。另外，学校要针对档案管理人员，进行针对性的培训，并且纳入学校的教学安排中，工作人员可以通过多方面的培训和实践，有效的培养档案管理人员的服务交流能力和自主解决问题的能力，进而加强文书管理人员的业务水平能力，保证学习文书档案管理的工作可以有效的开展[6]。

4）提高档案管理的工作效率。学校要想有效的提高档案管理工作的效率，就要不断的完善档案的信息化建设基础设施。学校可以建立数字化信息档案库，进一步实现资源共享，有效的促进档案信息资源的开发和利用，进而有效的保证档案资源的安全性[7]。

此外，学校还可以适当的引进先进的档案管理信息系统，并借助信息化建设可以有效的进行文书档案电子化管理的全过程。把档案管理工作进行简单化，进而有效的提高档案管理工作的效率。并且，电子化档案的建立，可以大大的节约财力物力，可以更加有效的开展档案管理工作。

4 结束语

综上所述，随着社会的不断发展，学校的档案管理工作也要与时俱进。学校还要不断加强文书管理的重视程度，加强各个部门的沟通;建立相关的档案管理制度;实现信息化管理的运行;提升相关工作人员的综合能力，进而有效的提升学校文书档案管理的工作效率。

参考文献

[1]黄文荣.档案的科学化管理及实现路径分析[J].科技资讯，2018，16（36）：130+132.

[2]王勇.清水江文书校改格式与清水江文书整理[J].安庆师范大学学报（社会科学版），2019，38（05）：28-34.

[3]储小旵.宋元以来契约文书校读研究的重要性[J].安庆师范大学学报（社会科学版），2019，38（03）：55.

[4]张新民.乡村日常生活与帝国经略政治——关于清水江文书整理与研究的几点思考[J].吉首大学学报（社会科学版），2019，40（02）：127-140.

[5]储小旵，高雅靓.论徽州契约文书文本的主要特征[J].安庆师范大学学报（社会科学版），2019，38（01）：2-7.

[6]邱莹.人事档案材料的收集与整理研究[J].传播力研究，2019，3（30）：246.

[7]卢海燕，张曙光，谢岩岩，赵爽，毛瑞.历史与现实的对话：国家图书馆立法决策服务工作史档案整理初述[J].国家图书馆学刊，2019，28（05）：34-40.