中专学校档案工作的规范化与标准化管理探讨

张永诚

摘 要：档案管理工作是中专学校管理工作的重要组成部分，尤其是在我国教育改革不断深入的大环境之下，中专学校档案管理工作的规范程度和标准程度是与中专学校的发展直接挂钩的，但是就目前来看，很多中专学校在档案管理上都存在着或多或少的问题，这些问题的存在阻碍了中专学校的发展。基于此，本文将结合实际情况，对中专学校档案工作的规范化与标准化特点、中专学校在档案管理工作中存在的问题以及具体的解决措施进行深入探讨。

关键词：中专学校;档案工作;规范化管理;标准化管理

中专学校也是我国教育界的一大重要组成部分，也承担着为社会输送人才的重任，所以中专学校的发展也必须要引起重视。而中专学校想要发展，想要扩大办学规模，加强教育质量与做好学校管理工作两者缺一不可，而档案管理工作正是学校管理工作的重要组成部分。而随着中专学校规模的不断扩大，学校档案的种类和数量也会不断上涨，加强中专学校档案管理工作的规范化与标准化也就成为了中专学校的重点关注问题，需要及时的改进创新。

1 中专学校档案管理工作的规范化与标准化特点

1.1 中专学校档案管理工作对工作人员的专业素养要求较高

中专学校的档案管理工作十分重要，关系到中专学校的管理质量以及日后学校的长远发展，而且中专学校的档案管理工作内容也比较复杂，所以，想要从事中专学校档案管理工作，首先第一点就是要具备极高的专业素养。熟练掌握有关档案管理的专业基础知识只是基础，在此基础上，计算机操作技术、专业知识与交叉学科知识都必须要熟练掌握，这是对于中专学校档案管理工作对档案管理人员知识层面的需求。其次第二点就是要有热情负责的工作态度以及良好的学习能力。首先，档案管理人员的工作态度对于工作效率、工作质量的影响实在太大，所以，想要从事中专学校档案管理工作，热情负责的工作态度是必不可少的。然后，良好的学习能力可以让中专学校的档案管理更加先进、更加有效。

1.2 中专学校档案数量种类繁多，查阅方式比较简便

中专学校的档案种类数量繁多，涉及学生信息、教师信息等多个方面。所以，中专学校的档案管理工作内容也是非常复杂。但得益于现代学科技术的飞速发展，计算机技术得以广泛的普及，现代大多数中专学校的各类档案都采用计算机录入的方式进行管理。各种文字处理软件、文档管理软件等应用软件的普及大大方便了中专学校的档案管理工作，利用计算机技术进行档案的录入以及管理既节约了纸张，保护了环境，同时又节省了人力资源，大大提高了档案管理的工作效率以及工作质量，对于中专学校的发展来说很有帮助。

1.3 中专学校的档案管理工作需要投入的资金成本较少

随着现代科学技术的发展，计算机的存储容量也越来越大，档案信息的录入与管理仅仅需要几台计算机便可以，这大大的方便了中专学校档案信息的录入与管理。可以说计算机技术的发展极大的改变了中专学校的档案管理方式。电子档案的使用不仅保证了档案信息的全面性，使学校的档案信息不易丢失。同时还可以建立起系统的档案管理系统目录，只需要在计算机上进行操作就可以对中专学校档案进行全面系统的管理以及各种档案信息的查找。这种管理方式极大地提高了档案管理工作的工作效率以及工作质量，档案管理只需要几个人就可以进行很好的管理，节省了学校大量的人力物力成本。

2 中专学校档案管理工作中存在的具体问题

2.1 中专学校缺乏完善的档案管理制度

虽然现代科学技术的发展使得中专学校的档案管理工作变得简单了很多，但是所有工作的开展都必须要有一套合理完善的管理措施，这样才能保证工作的顺利进行，档案管理工作也是如此。但就目前的情况来看，很多中专学校对学校档案管理工作的重视程度不够，也没有完善的学校档案管理制度，导致学校的档案管理比较混乱，很容易出现管理问题。学校档案是非常重要的数据信息，在管理方面是不能出现问题的，而档案管理制度的缺乏可能会导致学校档案分类太过简单造成查找信息困难、学校档案确缺失或者遗漏以及因为档案管理人员的责任不明确导致的互相推诿责任等一系列问题。同时学校档案的重要程度也是有轻有重，进行分级管理对于中专学校的档案管理也是很好的，但是还有很多中专学校没有意识到这一点。

2.2 中专学校没有专业的档案管理人才

拥有完善的管理制度是中专学校档案管理工作顺利进行的前提条件，但是如果没有专业的档案管理人才，档案管理制度的推进也不会顺利，中专学校的档案管理制度将依旧是一团乱麻。但是，目前专业从事档案管理的人才数量不多，能在中专学校从事档案管理的人才更是少之又少，很多中专学校的档案管理人员都不是专业的，甚至是“身兼数职”。这就很容易造成管理人员不重视中专学校的档案管理，不了解学校档案的真正价值。缺乏专业的档案管理知识会导致管理人员在进行档案管理时出现错误的几率大大增加，档案分类错误、分级错误等失误的发生是不利于中专学校档案管理工作的进行的。

2.3 中专学校之间没有专门的档案管理交流平台

时代在进步，中专学校的档案管理制度也应该随着时代的发展而进步。时刻保持档案管理制度的先进性也是保证中专学校管理质量的一大重要条件。想要保证中专学校档案管理制度的先进性，就必须要不断的进行创新，但创新的灵感并不常有，加强各中专学校档案管理人员之间的交流，互相借鉴档案管理经验对于中专学校档案管理工作的改进来说就是一种不错的方式，但是目前各中专学校档案管理人员之间的交流太少了，也没有专门的交流平台。这很容易产生“闭门造车”的问题，需要引起各中专学校的重视。

3 加强中专学校档案管理工作规范化和标准化的具体方法措施

3.1 建立完善的中专学校档案管理制度

中专学校想要做好档案管理工作，首先第一点就是要加大对学校档案管理工作的重視程度，并根据学校的具体情况制订出一套完善的规范化档案管理制度。完善的中专学校档案管理制度至少要做到以下几点：第一，明确各管理人员的责任，防止因为责任不明确所导致的办事效率低下，管理人员之间互相扯皮、互相推诿的情况发生。第二，建立完善的档案资料分级、分类制度，细化学校的档案资料分类，防止管理混乱问题的出现。档案资料分类、分级对于中专学校的档案管理来说非常重要，因为首先，档案资料分类分级便于资料查找以及管理。其次，资料不易丢失，在进行新的档案资料录入时也不易遗漏，可以使中专学校档案管理工作的工作效率大幅度提升。