信息时代高校科研档案管理工作创新模式探究

彭 红

(重庆交通大学 科技处，重庆400074)

一、引言

当今人类已进入信息时代，信息成为推动人类社会发展的重要资源之一。信息科技有三大核心能力——处理、存储及传递信息，所有信息技术革新都是围绕它展开的［1］。今天，互联网技术的发展极大地提升了这三种能力，来自世界各地的大量信息在网络间穿梭，随时随地响应人们的要求，提供各类信息，网络成为人们获取各类数据的主要途径。互联网实现了人与人连接，而物联网技术实现了物与物连接;同时，“云计算”和“大数据”技术又显著提升信息存储量级与处理水平等级，移动互联演变成人们的工作或生活必需品。

在信息时代，人类对信息的收集与传输能力得到空前提高［2］，主要表现在:一是快速发展的网络技术改变了信息或数据的存储形式，使之突破空间条件和存储容量的限制，海量信息存储正在逐步实现;二是依托网络信息技术的新信息传播速度非常快，最新的资讯从发布到网络用户接收不过短短几分钟，这一速度在过去依靠印刷出版传播信息的时代是无法想象的。由此，越来越多的纸媒用户转向微信公众号、微博等自媒体平台，后者大大缩短了信息从上传到审核发布再到用户接收的传播过程。

二、高校科研档案管理体系的内涵界定

科研档案是科研工作者在研究与开发机构、高等学校、企业中，在一定的周期内运用严密的科学方法，从事有目的、有计划、有系统的认知客观世界，探索客观真理的活动过程中形成的有查考利用价值，应当归档保存的数据、图纸、图表等科技文件材料。进一步说，高校科研档案活动就是追踪科研过程，即“立项论证→研究实施→过程管理→结题验收→成果管理→成果转化”，记录并保存各种形式的信息，包括文字、图表、数据、图像、音频、视频等。高校科研档案管理工作就是通过一定的模式将科技档案进行收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计的整个过程，它是一个包括思想意识、法规制度、标准规范、组织体系、管理模式、人才队伍、经费投入等各个层面在内的复杂有机系统。

(一)档案收集

《科学技术研究档案管理暂行规定》是科研档案收集所依据的基本规定，由国家科委和国家档案局联合发布。该规定明确了档案管理工作人员获取科研档案资料的方式，可接收收缴、征集征购，还可购买，以及资料来源范围，包含学校科研机构、部门或个人。简而言之，科研档案收集是工作主体——科技档案工作人员严格按照规定，将分散于学校各组织和个体的实体档案资料或电子档案信息，包含从事科学研究、技术生产、发明创造、实用新型创新的一系列具体科技文件材料、科研数据、科研成果等，接收到学校科技处档案部门的一个过程［3］。

(二)档案鉴定

科研档案的鉴定工作有两类:一是科研档案的价值鉴定工作，包括确定有价值的科研档案的保管期限并保存，以及严格按程序销毁无价值的或超期保管的科研档案。二是科研档案的质量鉴别与核查，主要通过三种途径——修正档案中不准确的部分、补充档案中不完整的部分和再次确定档案的保管期限，来保证质量。

(三)档案整理

科研档案整理是一个系统化科研档案资料的过程，即通过整合、编目排号并上架，使收集到的档案资料排列具有系统性和有序性。它分科研文件材料和科研档案管理两个工作阶段，前者是对科技文件材料进行鉴别和组织科技档案案卷、编目的整理工作，后者是对科研档案进行整理，具体包括分类、排列、编号。

(四)档案保管

科研档案保管工作的目的是为了延伸档案的使用寿命，必须坚持集中统一管理的原则。在档案保管过程中，必须采用合理方法和措施，在确保其完整性、系统性和准确性之外，还必须采用相应的制度、设施设备、技术手段与方法等，来保证实体或电子信息资料的绝对安全性。在传统的纸质保管过程中，为了确保档案实体的安全，必须做到防火防盗、防潮防尘、防高温防光、防虫防鼠、防磁防有害气体等，由此常常在档案库房安装温度湿度控制设备，配备防磁柜、灭火系统、防盗系统等，以及雇佣人力开展日常除尘、定期投放防虫防鼠药物等工作;为了确保电子档案信息的安全，必须严格按照国家数字化信息安全标准开发档案管理信息平台，严格审查档案信息的数字化入网，尤其是涉及国家、社会公众和个人利益或敏感的信息。

(五)档案检索

科研档案检索工作的基础是建立档案数据库，即将利用各类途径收集和积累的档案信息，按相关标准程序完成档案的著录或标引，形成有规定顺序的档案数据库，以系统存放和妥善管理相关信息资料。在此基础上，为满足人们检索不同档案的要求，必须开发对应的检索系统。根据加工及处理信息手段的不同，高校科研管理部门的档案检索系统通常有手工检索与机械检索之分。前者是利用人工查找目录或索引，优点是操作简便且成本低，缺点是随着档案信息的增加，用于查找的目录或索引卡片及书本量增大，需要更长时间来实现检索。后者是利用电子信息技术查找档案线索，因线索存放在磁带、磁盘、磁鼓、胶片或电子计算机等可读取的介质上，使档案信息容量更海量，检索更快捷。但著录和标引依然是电子化档案线索的主要组成部分。我国陆续推出了《档案著录规则》《中国档案分类法》《中国档案主题词表》等重要标准和规则，规范著录和索引的编制，以标准化档案检索工作，扩大检索范围和提升效率。

(六)档案统计

常见的科研档案统计工作是利用统计学原理及方法，对科研档案和科研档案工作的数量进行汇总、整理及对比分析，以反映科研档案和科研档案工作的状况。

(七)档案编研

与统计整理过的科技信息相比，科研档案信息是一手材料，具有原始性、真实性和分散性，很难直接作为科技、生产活动的依据，必须进行编辑研究。对科研档案信息的编辑研究是一个信息再度加工的过程，在特定条件下的编研成果还可进一步开发利用。具体而言，科研档案编研工作就是从实际需要出发，按照特设题目或研究目的，对科研档案信息开展再分析研究，再择选、编纂、编辑加工等，以取得特定条件下的成果［3］。

(八)档案利用

科研档案的利用工作是指学校科研档案工作人员按照管理程序，采用合规合法的方式方法，为利用者提供科研档案信息资源的过程。在该过程中，科研档案管理人员首先要核实利用者即用户的身份，以确定能提供给用户何种密级的科研档案信息。但是，为保持科研档案的整体性，常有不同密级的科技文件材料被存放在同一个科研档案案卷里。当用户所需的科研档案信息存放在一个有多层密级的案卷里，科研档案工作者必须遵循有选择的利用原则，只提供符合用户身份的信息材料。

更重要的是，科研档案工作者在任何时候都要坚持国家科学技术安全第一的信念，严守《科学技术保密条例》和其他保密规定，面对任何利用者都无权违反，坚持“区别对待”与“促进科技信息交流”并举。涉及国家政治经济、技术研发、军事发展等国情国力记录，以及各类普查资料和统计分析报告，尤其是涉及国家重大科技机密，如国家安全、国家战略决策和布局、尖端技术、公关项目等，都要上报相关主管部门，获批后才能开发与利用［4］。

三、传统科研档案管理模式的不足

(一)管理对象存在缺陷

科技文件是产生于科技、生产业务活动中的信息记录，其中有保存价值的部分最终转化为科研档案，科技文件的质量决定了科研档案的质量。首先，传统的科研档案管理是以纸质文档或材料为主要介质，记录与保存有关个人、团体和组织的科研工作痕迹和研究成果。纸质档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计全部由人工手动完成。其次，传统档案内容记录形式单一，主要是纸质材料，仅有少数影像资料，使得档案内容的全面性和真实性不足，档案工作不够完整。最后，传统档案管理工作的职责划分不够明确，难以调动管理人员的积极性和主动性，会出现不能及时完成收集、移交、归档等现象，工作效率有待提高。

(二)管理工作重点欠缺

传统科研档案管理工作的重点在档案的收集、整理和保管，欠缺主观性的利用。档案管理部门的工作局限于收集资料，而在提供档案服务的水平上更是欠缺。大多数科研档案的保密性较高，科技管理部门在收集科研档案后就将其束之高阁，很多档案面临着无人翻阅的状况。传统的“重保管，轻利用”观念制约着科研档案价值的发挥。传统的人、财、物、力模式下对于科研档案的管理已经不能适应信息时代发展的要求。

(三)管理制度不完善

高等院校科研档案管理有一个共同问题是盲目性与随意性较大，突出表现在:一是收集或归档材料不及时，少归、错归或漏归发生频次多，有时还会出现无验收或鉴定成果的课题材料归档，致使很多有价值的档案材料流失。这直接影响科研档案的利用率，是一种严重浪费科研成果资源的行为。二是存在人为破坏情况，比如借阅人未能尽快归还或者遗失档案材料，造成档案内容缺失，降低档案工作的价值和功能。传统的管理模式已经不能适应档案开发利用的发展，也不能使档案的信息资源有助整个社会的发展。

(四)管理模式分散

各个高校科技管理部门形成有自己独特的科研档案管理模式。不同高校的科研档案分散于独立的部门和相关项目负责人手中，管理较分散。很多高校都认同科研档案分散管理有利于科技工作开展，使得科技文件的存档、借阅等程序复杂，这主要源于对科研档案管理缺乏重视。显然，这样的科研档案工作现状已不能很好地满足现代科技项目的研发需要［5］。

(五)科研档案的运用方式落后

通常来说，科研档案的传统应用方式包括三种:一是档案原件的利用，二是档案复印件的提供利用;三是编研成果的利用服务。我国高校科研档案的利用目前主要采取前两种方式。对编研成果的利用原则上应为最重要的部分，但实际对编研成果的利用则少之又少，而且档案利用的层次不够深。我国现有的档案信息资源大多是原始信息和经加工分析后形成的二次信息，较少的二次信息经过加工成为三次信息。在大数据时代，原生性的信息已满足不了用户多样化、个性化、灵活化的利用需求，需要大量加工分析后形成的二次、三次信息。

四、信息时代科研档案管理模式创新路径

(一)理论创新

目前，科研档案管理的主要对象已从传统纸质档案转变为电子档案。互联网时代的档案材料还有两大发展趋势:一是“大”档案，即所有具有保存价值的文件、数据、视频、实物都可归档，并可利用信息系统和物联网技术，将其转化成电子信息档案，形成在范围和数量上都远超传统模式的“大”档案;二是“大”服务，即互联网时代的档案服务将围绕企业或个体的个性化需求，提供智慧型的网络化高效服务，以实现社会化、多样化、开放性、先进性等发展战略目标。在科研档案管理的八大环节中应树立互联网理念，唯有以互联网理念为导向，才能在各个环节拥有互联网思维，实现具体管理工作的优化与创新。

(二)方法创新

在探索科研档案管理方法创新的过程中，发现传统管理方式的效率低下且浪费资源，耗费大量人财物力，却仅能实现档案管理的基础需求［6］。由此，要改变管理现状，必须先确立档案管理的发展目标，从有利于实际发展的角度，优化档案管理的方式方法，积极创新，达到提升管理效率和减少资源浪费的目的。在这一变革过程中，还要善于应用现代信息技术，进行科研档案管理方法创新。代表自动化、高效、科学的计算机和网络技术发展理念恰好契合科研档案管理的未来目标，使得借助信息技术研发科研档案的管理系统及促进相应的管理方法创新成为一种趋势。相应地，必须培养具有信息化意识的高校科研档案管理人员，还要提高其计算机应用能力。通过定期或不定期培训，不断提高档案管理人员对工作的认同度，使之保持严谨科学的工作态度，并能够熟练操作管理系统。

(三)技术手段创新

管理技术手段的创新是科研档案管理创新必不可少的组成部分。“互联网+”时代下，云计算、大数据、人工智能等高科技给科研档案管理提供了技术支持。在传统的档案管理方式下，档案管理主要基于手工收集、鉴定、整理，保存大量纸质馆藏档案。高校管理工作贯穿于所有部门，从基层管理人员到学校领导，无一例外都参与其中。因此，创新档案管理技术的要点是开展档案分类管理，以满足不同部门不同级别的档案查询需求。同时，需要创新相应的管理手段和方式方法，既能清晰档案类别，也能方便查缺补漏，以保证档案完整、系统。

(四)业务环节创新

对比传统管理模式的不足，信息时代可率先从档案的收集、管理、利用等业务环节开展创新。在传统管理模式下，档案收集和管理均存在很重的人工管理痕迹，从部门移交原始资料到手工登记资料，再到手工归类整理与查询，都要耗费大量人工时数;而且档案利用工作具有被动性，仅为高校师生提供查阅服务［7］。切换到信息化时代，档案收集环节是人工移交实物档案和系统上传电子档案信息并存;档案管理环节是由电子信息系统完成绝大部分工作，手工劳作时间大大缩短;档案利用环节是主动应用现代信息技术，对原始档案资料再制作加工、再传播转换或再次开发。尤其是在大数据时代，档案收集环节可实现信息数据实时自动归集，档案管理环节则是信息数据的存储、计算与分析都将在云平台高效实现;档案利用环节也能实现分析、发现与预测功能，为社会创造更多价值［8］。

(五)服务范围创新

在信息时代，拓展服务范围和途径是科研档案管理创新的重要措施之一。高校科技处要运用最新的网络技术，开发科研管理服务平台，创设完整的科研档案信息网络，增加科研档案的查询功能，并设置友好查询界面，配以科学架构的网页内容，以方便学校科研及管理人员进入服务路径，调取所需档案的存放数字信息，或直接获取所需的数字档案资料。拓展科研档案管理系统的此类网络服务功能，将极大便利档案管理人员的日常工作。但是，创新服务范围不得以牺牲国家机密为代价，要构建符合国家相关法律法规的档案信息网络，以确保网站内容、链接、查询功能等设置的合理合法性。

五、信息时代科研档案管理建议

(一)更新观念，提高认识

开展信息资源利用时务必明确三个观念。第一是“信息制胜”的观念。当前，信息资源已经成为人类最重要的战略资源，我们应该明确信息就是生产力，一定要高度重视科研档案信息资源在人类发展中的重要位置，进一步抓好信息资源的开发利用［9］。第二是要明确“科研档案信息共享”的观念。要想充分发挥科研档案信息的作用，必须共享。新形势下，传统的科研档案利用观念已经不能适应当前的档案利用工作。在科研档案信息共享观念的指导下，发挥整体优势，统一不同部门的科研档案信息资源，明确科研档案信息交换协调机制，大力提高档案利用效率。第三是要树立“问题导向”观念。科研档案利用工作首要的是搞清问题、明确方向，才能更好地做好档案利用工作［10］。

(二)统一规划，分步实施

要做好科研档案信息资源利用，必须统一规划和组织。首要的是做好高层设计，夯实发展基础。科研档案信息资源的宏观规划是顶层设计最重要的一环，各级科研档案部门必须在统一部署和要求下，进一步明确本部门的信息资源开发与利用的主体框架和责任权利。还要确定相应的规范和标准，确定各级单位或部门及档案管理工作人员在科研档案信息资源利用中的责任，确定共享机制及共享数据的格式、接口规范等，确保各部门的科研档案信息资源利用工作是在统一规划和标准下进行的，为更好地综合开发与利用科研档案信息系统奠定坚实的基础。

(三)加强领导，完善机制

科研档案信息开发在科研档案管理工作中具有重要的地位，要做好科研档案管理的利用工作，必须加强领导、加大投入，推动档案信息资源开发利用工作有效开展。要加大科研档案信息资源利用工作的投入力度，加快科研档案数据库建设，保证科研档案信息资源利用工作的顺利开展。必须配备齐全符合利用工作发展的档案人员，这是由科研档案信息资源利用工作的录入、整理、分析和处理工作量大所决定的。建立机制同样必不可少，主要有科研档案数据更新机制、数据共享机制和日常应用机制。只有这样，开发的档案信息资源在应用中才可以发挥应有的作用，使科研档案信息资源利用在实际工作中不断完善、科学发展。