如何加强职业院校人事档案管理

邹文华

摘 要：在当前的高职院校发展过程中，对于职业院校的人事方面进行有效管理能够实现对院校人力资源的有效调控，提升高职院校的管理能力。人事档案记录着人事方面的相关内容，是进行人事管理以及调整的重要内容。加强对人事檔案的管理能够提高职业院校的管理水平，从而对整个职业院校的发展起到正面的作用。本文将从人事档案管理的重要性入手，分析当前职业院校人事管理的现状，并为更好地进行人事档案管理提出建议，以供参考。

关键词：职业院校;人事档案管理;方法途径

一、引言

人事档案的管理工作在我国一直是进行人事管理和考评的重要资料，这在职业院校中也不例外。人事档案管理包括对职工相关信息的记录，对职工的工作内容和工作表现的记录，并通过档案的形式保存下来，成为考评升迁的重要依据。加强人事档案管理能够有效帮助职业院校完善组织形式，加强人才队伍的建设，有助于提升整体的教职工素质。在新的教育背景下，加强职业院校对人事档案的管理力度，能够有效促进其管理水平的提升，使得人事档案的作用得以充分发挥，为人事变动提供重要的参考。

二、人事档案管理对于职业院校管理方面的重要意义

（一）能够记录人事信息，建立档案资料管理体系

无论是在传统的还是在当前的管理模式之下，人都是管理行为的主要对象，对于人员进行有效的管控能够整体提升该机构的管理水平，对人力资源进行合理的分配和使用，从而实现人员潜能和创造力的不断激发。职业院校的人事档案在记录时主要针对人事的学习经历、奖惩记录、具体的工作经历等，是对学校师生在校园内的多方面行为进行记载，从这些记录中能够清楚的反映其行事作风和能力态度，是对一个人进行评价的重要依据。

在人事档案的记录中必须保证记录的真实性与客观性，能够对人员的相关信息做到真实的反馈，因为档案不仅是个人在进行社会求职时的重要参考资料，同样对学校和企业的招聘提供参考，对于一个人的发展影响是巨大的[1]。将一个人的真实资料如实记录在档，能够为其后续的社会发展提供重要的帮助。

（二）能够反映高职院校的历史变迁，留下珍贵资料

档案是对一个人行为的真实记录，而一个个教职工又构成了职业院校的整体，教职工的具体工作内容对职业院校的发展起到了重要作用，而在学校内发生的行为又组成了职业院校中的历史事件，可以说，对教职工的行为整理记录形成档案，不仅可以形成关于这个人的相关资料，也给职业院校的历史发展历程提供重要资料。

职业院校的人事档案中，不仅仅存在着师生、教职工在学校时的行为内容，还包括了这些人在过去各个时期的行为记录，具有相当的历史价值[2]。人事档案对学校人员的社会活动进行记录，从中反映出该教职工或师生的具体思想和学习情况，为进行评估与人事调动提供重要的书面材料，使得人事管理变得公开透明，人员的任命和安排也更能获得大多数人的认可。

（三）能够帮助职业院校规范教职工的行为准则

对于人事档案的管理还能够帮助高校教职工规范其行为准则，达到一定的监督作用，有效维护校规校纪的尊严，实现职业院校秩序的有效管理。由于档案对于人员的具体行为和奖励、惩罚内容都有记录，并且这些记录会一直跟随人员，对人员的后续发展起到了重要的影响，因此职业院校内人员在平常的行为中会有所收敛，避免因为影响校规校纪被记录在案，从而对自己的后续发展产生影响。

人员在进行日常活动时会主动注意具体行为造成的影响，对自己的日常行为进行约束和规范;而人事档案能够提高人力资源部门的工作效率，优化人事调动的相关流程;人事档案的保密性使得当事人无法看到自己的档案从而越发注重自己的言行，起到规范的作用。

三、职业院校人事档案管理的现状及存在的问题

（一）对于人事档案管理的重视程度不足，管理意识薄弱

虽然人事档案管理工作对于人力资源管理和整个高校的管理水平都起到了重要的作用，但是职业院校对于人事档案管理的重视程度不高，人事档案管理一直处于相对松散的阶段，甚至认为人事档案管理就是单纯的记录资料、保存资料，给人事档案管理的发展带来阻碍。

大部分职业院校并没有配备专业的档案管理人员，只由高校教师兼职担任;对于档案的记录并不完善，不能够充分发挥档案在人事管理中起到的作用;在档案管理上投入的资金不足，档案管理的相关设备配置和日常维护都不能有效满足;对于管理档案人员的相关培训也无法落实，对档案管理的专业性和有效性造成了严重的影响[3]。这些问题都是由于对于档案管理的重视程度不足所引起的，档案管理的重要性并没有被充分发掘。

（二）管理制度不完善，管理手段落后

由于职业院校对于档案管理的重视程度不够，没有对其投入足够的资金，因此在信息技术发展的今天，相当一部分院校仍然在使用传统的档案管理方法。传统的人事档案管理需要管理者手动录入资料，并且在记录以后还需要对资料进行相应的归纳分类以及整理，不仅需要相当的专业知识，还会消耗大量的人力物力，在进行档案交接的时候容易出现问题[4]。而信息化的管理模式则可以有效的改变这一现状，遗憾的是职业院校并没有充分发挥信息科技对档案管理带来的便捷影响。此外，档案的管理制度不完善使得对于档案的信息搜集并不全面，不能够在档案中对人员信息进行全面的记录，并且没有专业的档案管理人员使人事调动频繁，对于档案信息不能够完整及时的进行交接，这就使得档案对于人员素质和能力的反馈作用不能充分发挥，不利于通过档案对人事进行调整调动。

（三）进行档案管理的人员整体素质不高

当前的档案管理人员整体素质偏低也是职业院校人事档案管理环节中存在的突出问题。管理人才是管理活动中最重要的管理资源，人事档案的管理不仅需要学校给予相应的重视，还需要相应的管理人才通过专业知识和能力对档案进行系统化的划分和整理，并且档案管理人员需要一定的稳定性，这样才能够保证档案资料能够相对完整的记录和保存。

由于职业院校的编制紧张，档案管理专业人才严重缺失，进行人事档案管理的人员不是没有正式编制不具备稳定性，就是不具备档案管理的专业素养，在进行档案管理时不能使用科学的有条理的方法进行管理。

四、加强职业院校人事档案管理的方法和途径

（一）更新人事档案管理的相关理念，加强重视程度

要改变档案管理中存在的问题，并有效实现职业院校的档案管理，首先就要转变对于档案管理的态度，加强对其的重视程度，从总体上对档案管理的方法和途径进行改良，配备专业从业人员，投入适当的资金，加强档案管理的相关意识。

职业院校应当增强从业人员的专业意识，创新对于人事档案的管理模式，优化人员结构和工作流程，提升人事档案管理的整体要求;对人事档案管理加强重视，全面及时的记录档案信息，根据相关的管理条例对人事档案进行归纳和分类，实现对档案的有效管理，便于查找档案和交接档案;增加档案管理流程的规范化，对于整理后的档案及时送存，避免出现因管理混乱而造成档案缺失的情况，对档案进行统一管理。

（二）有效引进档案管理专业人才，创新管理手段

要改变在档案管理中存在的问题，职业院校还要引进合适的档案管理人才，建立专门的档案管理团队，有效提升档案管理人员的综合素质，并且建立健全档案管理制度，从制度源头对人事档案进行规范化管理。随着时代的发展，当前的人事档案管理要求逐步走向科学化和专业化，这就需要在档案管理的过程中配备专业的档案管理人员，利用管理人员的专业素养对档案管理工作进行科学系统的整理规划。学校还可以给予专业的档案管理人员相关的编制，以保证档案管理人员的稳定性，对档案管理有一个连续性的规划，实现档案的有效管控。

（三）对档案进行精细化管理，必要时借助新技术

在当前的档案管理中，还要求对档案进行精细化管理，这就不可避免的会使用先进的科学技术。通过信息技术对档案进行精细管理，能实现档案管理质量和效率的提升。在当前的档案管理中，管理者可以充分利用信息技术，在信息端对档案信息进行录入、管理和保存，这就在一定程度上降低了對人事档案进行整理的工作量，从而使得档案资料不会因为管理不善而造成缺失。

五、结语

人事档案管理在职业院校的管理活动中占据着重要的地位，学校应当对人事档案的管理工作给予相应的重视，为档案管理配备专业的管理人才，建立健全管理制度，通过现代技术手段实现精细化管理，充分发挥档案的作用，有效提升学校的管理水平。

参考文献：

[1]邵彬.如何加强职业院校人事档案规范化管理的探讨[J].管理观察，2019（19）.

[2]刘洁.浅析高等院校人事档案的精细化管理——以某职业学院为例[J].北京农业职业学院学报，2018（6）.

[3]刘洁.浅析新形势下职业院校人事档案管理的发展[J].中国管理信息化，2018（8）.

[4]王燕.高职院校人事档案管理情况调查及分析——以济南市高职院校为调查样本[J].山东档案，2015（4）.