浅谈新时期工程档案管理信息化建设

李 青

（中国三安建设集团有限公司，陕西 西安 710043）

0 引言

工程档案主要记录了企业在开展某项工程项目时，主要的负责人、项目主要内容、项目开展计划和项目经费使用情况等等，对于企业各个项目的有序开展具有重要的作用。随着我国企业规模的扩大和信息化技术的不断发展，工程档案管理信息化对企业开展各个项目的管理工作越来越重要。但是，新时期工程档案管理仍存在一些问题，而且随着国家经济的发展和人们生活水平的提高，企业的规模不断扩大。在这样的时代背景下，采用信息化手段实现工程档案的管理和控制，对于企业的进一步发展有重要的意义。故本文对新时期工程档案管理存在的问题及信息化建设的重要性进行分析，以探求改进措施来加快档案管理信息化建设。

1 目前工程档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员业务能力参差不齐

工程档案管理工作是一项具有严谨性、保密性和复杂性的工作。如今，随着企业规模的扩大和信息化技术的发展，相关部门工作人员数量不断增加，工程档案管理工作更加注重信息化管理。因此，需要专业人员来开展这项工作。但是，当前就业市场上许多工程档案管理人员能力参差不齐，专业的档案管理知识不全，无法科学系统地开展管理工作。还有一些工程档案管理人员为兼职人员，在一些工作的对接上往往会遗漏重要信息，办事效率较低[1]。

1.2 档案内容不全，管理制度落后

工程档案所具有的最显著特征就是全面性，即内容的全面性，对后期回顾某项工程的开展情况具有重要的参考价值。但是，目前许多工程档案所记录的内容多是项目的负责人、项目的简单流程和内容、项目的经费使用情况等，对于一个项目的开展情况未详细叙述，后期若有需求，可能会由于档案记录内容不详造成工作对接和继续开展上的问题。此外，随着人员变动幅度增大，传统档案管理制度弊病显现，落后和不灵活的制度会导致工作效率低下[2]。

1.3 档案管理人员积极性不高，档案分类不科学

许多企业在安排工程档案管理时，未投入必要经费，管理人员对该工作不够重视。所以，许多工作人员在工作时，未能积极探索科学合理的管理方法，在档案分类上不够科学，导致不同档案被归为同一类，给相关人员在查找和利用时造成不便。此外，档案管理人员专业素质较低、服务意识不强，又因管理阶层的不重视而导致档案管理人员工作积极性不高，从而使档案管理工作停滞不前，发展缓慢。

2 新时期工程档案管理信息化建设的重要性

2.1 工作效率

工程档案管理始终贯穿于工程的建设和运行等过程中，包括设计、施工、管理、维修等内容，如此冗杂的内容如果未能实现信息化，很容易造成某些工作环节的失误。同时，如果能真正在管理工作中实现信息化，完善记录内容，当出现问题时，可以咨询相关负责人，通过处理细节提高工作效率。面对企业项目规模的扩大和人员数量的增加，档案管理工作日趋复杂，采取信息化管理和控制对于档案管理工作发展起着十分重要的作用，对于企业的发展具有重要的作用[3]。

2.2 档案管理体制

随着企业项目规模的扩大，传统档案管理制度弊病显现，制度的落后和不灵活导致工作效率低下。采用信息化的管理和控制，可改变原来粗放式的管理方法，做到标准化、程序化和目标化，对于改革档案管理体制有重要的意义。标准化是指员工在工作时必须按照标准开展工作，提高工作效率；程序化是指将工作落实到每一个具体人员上，人员之间的工作内容互相关联但又互相区别，当遇到问题时，可以及时反馈给具体责任人，从而实现及时有效解决问题的目标；目标化是指根据各个工程的特点，制定相应的管理工作制度，不断提高工作效率。

2.3 时代发展要求

时代的快速发展和企业规模的不断进步，要求相关部门紧跟时代发展的潮流，利用信息化技术，改革工程档案管理的制度体系，从而促进企业项目有序开展。对于工程档案管理部门，实现人事档案信息化管理是一个重要的前进方向，相关部门必须贯彻落实信息化理念和宗旨，打破传统管理模式的束缚，注重管理工作的效率，将信息化技术落实至整个管理工作中，不断提高工程档案管理的工作效率，推动企业项目有序开展。

2.4 工程档案资源共享

受管理水平的限制，我国许多地区的工程档案资源未能实现共享，信息化时代背景下，开发全国通用的工程信息化管理软件是实现共享的有效手段，它能大大提升工程档案资料的利用效率，能成功打破传统的纸质化档案管理模式，更加方便地开展档案资料的整合、分析，实现档案管理信息化。

3 加快新时期工程档案管理信息化建设的建议

3.1 引进专业人才

当前，导致工程档案管理工作漏洞百出的主要原因是管理人员的专业素质较低，在信息技术迅速发展的今天，企业必须引进相关专业人才。专业管理人才能清楚地认识到信息化在档案管理中的重要性，并且有足够的能力将信息化模式注入档案管理中，且善于通过信息化的管理思维，革新管理体系，不断将信息化管理推向前进。但是，由于传统观念的束缚许多档案管理人员档案管理意识不强，工作能力有待提高。所以，相关企业必须提高该部门人员的薪资待遇和福利，吸引优秀人才，将管理工作不断完善[4]。

3.2 建立档案数据库

随着企业规模的扩大，项目的具体内容越来越冗杂，所涉及的层面也越来越多，如果没有足够强大的数据库将这些信息分类汇总，在后期调档和查找时会有很大的不便，所以，建立档案数据库是非常可靠有效的信息化方法。档案数据库应包括：①管理人员汇集项目各个方面的资料和信息，并将其分类汇总，特殊情况需做特殊处理。分类汇总的主要依据有项目类型、项目经费级别、项目的重要程度等。②数据库设置有搜索功能，即利用分类汇总得到的数据库，采用关键字搜索等方式查找到相关项目内容，方便开展后续工作。③数据库应尽可能收集详细资料，符合原本设置的档案内容要求，使各个项目能进一步更详细地被整理出来。

3.3 提高信息化管理意识

面对规模扩大较快的企业，项目类型较多，内容较冗杂，要采用信息化手段实现工程档案的信息化管理和控制，必须不断提高人员的信息化管理意识。在对新的档案进行归档时，必须打破传统模式，积极利用计算机将相关信息进行汇总，同时备注特殊信息。此外，企业必须重视计算机的工作效率，不断完善相关通讯设备、计算机硬件和软件设备，为数据库的更新和发展提供坚实的基础，还需不断地提高信息化管理意识，将工作不断向前推进。

3.4 构建档案动态管理体系

在开展工程档案管理工作时，要摒弃传统的静态工作模式，开展动态的管理体系，通过深入现场、了解情况和动态更新等方式，实现档案的动态开展情况，实时了解工程在开展过程中出现的问题，以便及时提出有效的解决方案，及时解决问题，避免损失。

3.5 聚焦档案管理工作重心

由于档案管理工作的冗杂性，实现信息化对管理人员来说是新的挑战。所以，想要真正实现信息化，提高工作效率，必须将工作重心集中在关键问题上，投入更多的人力和财力，提升档案管理工作的动态性。

4 结语

随着企业的发展以及信息化技术的进步，企业当中的工程档案管理工作越来越重要。信息化建设由于其复杂性和重要性，要在新时期背景下真正实现其信息化，仍存在一定的难度，虽可通过引进专业人才、建立档案数据库、提高信息化管理意识、构建档案动态管理体系及聚焦档案管理工作重心等手段在一定程度上加快档案管理的信息化建设，但在实际工作开展过程中仍存在许多其他问题，故需要紧跟信息化的时代发展大潮，不断探索实现工程档案信息化管理的方法，使企业项目能有序开展。