浅议宝鸡峡管理局档案分类编号方案

李演科

（陕西省宝鸡峡引渭灌溉管理局，陕西 咸阳 712000）

0 前言

陕西省宝鸡峡引渭灌溉管理局实行“管理局- 总站- 管理站”三级管理模式，六个总站，42 个管理站，机构层次多，基层单位多，产生档案种类多，数量大，档案管理相对复杂。档案分类编号方案是一个立档单位开展档案管理工作的原则性和技术性文件，是档案管理工作的基础。它规定了一个全宗内档案的种类、各级类目的划分、档号编制规则等，使一个单位的档案整理工作有了统一的依据可循，做到分类合理，层级明晰，排列有序，检索快捷。

1 存在问题

1）业务人员对档案管理规范、行业标准知之甚少。水利工程管理单位由于受各方面因素影响，档案管理的专职人员较少，系统学习过档案专业知识的人少，而档案的收集、整理工作大多是在业务部门完成的，因此从事档案前期工作及档案管理的人员中有相当一部分人对档案管理规范、行业标准不够了解，导致编制分类方案不合理，执行标准不严。

2）单位沿革和业务范围不清楚。档案管理有一个延续性的特点，而处于变革时期的水利工程管理单位人员流动性大，机构变动频繁，档案人员对本单位的历史状况和业务范围认识不是很清晰，这在一定程度上影响了档案分类编号方案的编制工作。

3）确定类目不准确。大类设置不完整，子类目设置不合理，编制的方案操作性不强，不利于档案的整理、管理和利用。

2 档案分类方案的编制

2.1 准备工作

1）熟知《机关档案工作条例》《机关档案工作业务建设规范》《归档文件整理规则》《陕西省水利工程建设项目档案管理规定》等档案行业和水利行业有关标准、规范，并熟练掌握操作流程，编制方案时不得与现行档案法规、制度冲突。

2）全面详尽地掌握本单位的业务范围，以防遗漏。既使平时使对本单位的业务工作比较了解，但在编制档案分类编号方案前还应做好充分的准备工作。宝鸡峡管理局成立于1971 年，单位经历了多次机构变革，业务范围也有很大变化，这些变化都与档案工作密切相关。编制前档案室应向各部分下发《关于上报各科室业务范围的通知》，对二级、三级类目的划分可起到重要作用。例如此前工程管理科的渠道维修养护业务并未作为基建类（一级类目）下的一个单独二级类目，而是归集到渠道及建筑物类目中，在整理收集到的资料时，发现维修养护业务工作量大，产生的资料多，且与其它基建工程有明显的区别，作为一个单独类目更为合理，并及时进行调整。

2.2 档案分类

1）一级类目的确定。根据单位性质和业务类型，以及国家、水利行业有关档案管理原则，以下八个一级类目：文书类、农灌类、基建类、发电类、设备类、会计类、人事类、特殊载体类。对于水利工程管理单位而言，以上八个一级类目，基本可以涵盖所有档案分类，但不同的水管单位，因业务范围略有差异，档案分类也略有不同，可根据实际增删。一级类目的代字为类目简称的两个首字母，如“WS”代表文书档案，“JJ”代表基建档案。

2）二级类目的确定。根据国家档案局的相关标准，文书档案是按照“年度- 问题或机构- 保管期限”来整理的，子类目的确定相对简单，按“年度- 问题或机构- 保管期限”的层级来设立子类目即可。人事档案和会计档案属专门档案，其管理有专门的制度规定,难点是基建档案。对基建档案来说，确定一级类目下的子类目是档案分类方案中最复杂、难度最大的环节，对档案整理质量起着决定性作用。二级类目在分类方案中起着承上启下的作用，既受上级类目约束，同时也约束着下级类目，因此，科学合理地设立二级类目最为关键。确定子类目应遵循粗细适中的原则，子类目宜细不宜粗。分类方案制定的越细，档案整理的标准就越具有唯一性，质量标准更加统一，减少了档案整理过程中的“自由裁量权”，也更具操作性。按此原则，《宝鸡峡管理局档案分类编号方案》确定了基建类15 个二级类目，尽量做到一个相对独立的业务设一个子类目，即使个别工作业务量小、产生的档案少，也不作合并处理，做到分类清晰，业务不交叉。因为业务量是一个变量，目前的非主要业务，以后可能会成为单位的重要业务，从而产生大量的档案资料。例如宝鸡峡管理局的水政维权和综合开发业务，以前业务量很小，在主营业务中占比不足5%，现在此两项业务已经成为与灌溉、发电并重的业务，产生的档案资料日益增多。二级类目代号用两位阿拉伯数字表示。

3）三级类目的确定。文书档案的三级类目一般为保管期限，人事和会计档案，按专门规定执行，重点依然是基建档案。采用按项目建设的自然顺序来设置三级类目，将项目名称作为类目名称，类目代号用两位阿拉伯数字表示。

宝鸡峡管理局各级类目设置示例：“JJ.基建类（一级类目）-03.续建配套与节水改造（二级类目）-15.东三支渠道衬砌工程（三级类目）”，其中“基建档案”是一级类目，代字为“JJ”；“续建配套与节水改造”是基建类档案下设的二级类目，其类目编号为03；“东三支渠道改造工程”为“续建配套与节水改造工程”下的子类目即三级类目，类目编号为15。

4）四级类目的确定。对水利工程管理单位来说，三级类目的划分可满足绝大部分档案管理需要，但对个别新建的大型项目，还需要设置四级类目。三级类目下是否设置四级类目，要充分考虑工程规模大小、专业复杂程度、建设周期长短、形成文件多少等因素；一般情况下工程规模大、专业复杂程度高、建设周期长、形成文件多的工程，可分别按工程建设前期工作文件、工程建设管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科研项目文件、生产技术准备试生产文件、财务审计及资产管理文件、竣工验收文件等项目建设阶段分别设置若干四级类目，四级类目下依次按时间顺序排列档案并按小流水编写档号；对工程规模不大、专业复杂程度一般、建设周期不长、形成文件数量较少的工程，无需设置四级类目，可在三级类目下直接按项目建设阶段结合时间顺序依次排列档案并按小流水编写档号即可。

通常情况下，在确定二、三级类目时会预留一个其它项，将单位产生的不可预计的档案归入此类，以实现档案分类的延展性。但是从工作实际来看，不可预计的档案来自不同部门、不同业务，很难归集到一个“其它”项目中，并且“其它”类的设置，反倒阻断了档案分类的延展性，致使在其后无法再增加了类目，不设“其它”类，如果单位业务范围增加，在现有子类目后依次增加新类目即可，同时在现有档案分类方案中增加新类目。

2.3 档案号编制规则

确定档案分类方案后，要制定档号编制方案。分类方案和档号编制方案密切相关，分类方案是制定档号编制方案的基础。

1）制定档号编制方案前的准备工作。先应检查分类方案是否合理，有无遗漏。再检查一级类目代字、子类目编号在同一级类目中是否有重叠，如有重叠，应进行调整（有些部门简写字母有相同的情况），必须保证类目、编号的唯一性。

2）编号规则。文书档案和基本建设档案使用不同的编号规则。

文书档案编号规则：“全宗号-WS.年度- 机构- 保管期限- 件号”。

档号示例：“J000-WS.2017-BGS-Y-0001”，其中“J000”是全宗号，“WS.2017”代表2017 年度文书档案，“BGS”是办公室的代字，“Y”代表保管期限为永久，“0001”是件号。

基本建设档案编号规则：“一级类目- 二级类目- 三级类目- 案卷号”。

档号示例：“JJ.01.01-0001”，其中“JJ”代表基建类档案，其后第一个“01”在档案分类中代表渠道及建筑物；第二个“01”代表东三支渠道衬砌工程，“0001”是案卷号。

编制档号前应熟知本单位的档案分类、各级类目的设置，整理时严格按照规则执行，才能保证档号无遗漏，无重复，档案入库后排列有序，便于检索，便捷高效地提供利用。

3 结语

水利工程管理单位具有机构层级多，基层单位多的特点，档案管理具有一定的复杂性。近年来随着国家对水利建设的投资，水利基本建设档案大量增加，管理任务日益繁重。管好用好档案，编制一个科学合理的、符合本单位实际的《档案分类编号方案》，以方案为依据，指导本单位的档案工作，做到收集齐全、整理规范、编号严谨，排列有序，检索方便，让档案在工程建设与日常管理中发挥应有的作用。