水利工程建设施工监理档案资料的整理与移交

高琼，刘艺，陈崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荆门448156)

南水北调中线一期引江济汉工程从长江荆江河段引水到汉江兴隆河段，工程区域地跨荆州、荆门、潜江等市。渠道全长67.23 km，设计引水流量350 m3/s。渠道穿越纵多的河流、公路及居民区等，具有建筑物多，地质条件复杂，施工难度大等特点。参建单位多达十多个。因而，做好工程建设施工监理档案资料的收集、整理、归档等工作意义重大。

1对施工监理档案资料整理归档的要求

1.1资料整理分类的要求

1)综合类资料。主要是项目建设初期的可行性报告；通过专家审查的设计书、施工图纸、地质勘探报告及审查意见书等；上级部门对项目的批复文件；招标、投标、中标文件等；监理单位进场初期编制的监理规划、监理实施细则、质量控制体系、安全控制体系、总进度计划及进度图，各项工作制度与职责，签订的质量、安全责任制等；项目划分报告及批复文件；工程开工报告及批复文件等。

2)合同类资料。主要有：发包人与监理单位签订的监理合同、与施工单位(或总承包单位)签订的施工(或总承包)合同、与各设备制造商签订的各设备供货合同、以及上述合同的补充协议等；经发包人批准的工程分包合同、平行检测合同及其他合同等。同时应收集整理所有签订合同单位的营业执照、资质等级证书、安全生产许可证以及投标书承诺的所有参建人员资格与信用证书等。

3)质量控制资料。施工单位编制的施工组织设计、质量保证体系、各种施工技术方案、各种测量仪器鉴定证书、拟用于工程建设的各种原材料、中间产品的检测(包括跟踪、平行检测)资料与统计表等，监理部或发包人对上述报告的批复文件等；监理部的施工质量监理抽检记录、旁站监理记录、单元工程质量评定、分部与单位工程验收、质量缺陷备案表、质量事故处理资料以及检查记录等；有关部门的专项检查意见及整改资料。

4)进度控制资料。施工单位报送的合同项目开工报审资料、施工进度计划、进度调整计划、工程延期申请、合同工程开工申请、以及其他有关资料等，监理部或发包人对上述报告的批复文件等。

5)投资控制资料。施工单位报送的资金流计划及监理部的批复文件；监理部编制的工程建设分月(年)投资计划及发包人的批复文件；监理部签发的工程预付款支付证书、工程进度款支付证书、三方(发包人、监理人、承包人)签字确认的工程计量签证、完工付款/最终结清证书、合同解除后的支付核查报告、质量保证金退还证书等；各有关单位编制的工程量设计变更文件、索赔资料审批以及其他有关资料等。

6)安全文明生产控制资料。主要有：施工单位报送的安全生产保证体系及监理部的批复；各项安全管理的规章制度、实施措施；监理部的安全检查与整改记录；有关部门的安全检查与整改落实情况等。

7)管理类资料。总监委托书、监理部组成人员等文件。

8)其他资料。水利工程施工监理规范(SL288-2014)规定的往来文件及照片声像资料等。

1.2竣工图纸的要求

1)竣工图应完整、准确、清晰、规范、应修改的地方必须修改并且修改到位，竣工图应能反映出工程项目竣工验收时的真实情况。

2)施工图纸没有变动的，竣工图编单位在施工图图签附近空白处上加盖竣工图章(尺寸为60 mm×80 mm)。竣工图章内容包括“××工程竣工图”，施工单位包括：单位全称、责任人、编制人、技术负责人、编制日期等，监理单位包括：监理单位、总监理工程师、审查人等，并由有关人员分别签署竣工图章中的内容，不得代签。竣工图章内的字号、字体应按有关规定执行。

3)如在原图上进行更改的图纸，必须注明更改的依据和更改的日期，如设计变更通知、会议记录等文件名称及编号；对新增加的文字说明，添加在相应的竣工图上，应注明缘由和依据；图纸变更面积超过1/3或工程的主体结构、平面布置、施工工艺、材料等有重大改变的应重新绘制竣工图，并注明改变的依据。更改后图面不清晰、辨认比较困难的，可将修改部位框出，在本张图的空白处绘制，也可另增页绘制，但必须附在本张图纸上。

4)一份设计变更通知文件涉及到多个建筑物工程或多张图纸的，且这些建筑物或多张图纸均不在同一卷册内，应将复印件附在有关卷册中，但必须注明原件在哪一个编号的卷中，便于查找。

5)同一各类型的建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，说明该类型图纸所在的卷号并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图纸及说明书。

6)竣工图按单位工程编制，应附编制总说明书，叙述竣工图编制的原则、方法、依据、程序、各专业目录与编制质量、整理情况、自检报告等；竣工图上应打有页码，竣工图章使用红色印泥，签字用碳素墨水书写；不同版面竣工图统一折叠成A4(210 mm×297 mm)幅面，图标栏露在外面；竣工图按专业、图号顺序排列。

7)竣工图中的内容与设计施工图纸、设计变更文件、材料变更文件、施工实际情况及各部门质量检查的记录相一致，在竣工图纸绘制与检查中，尤其要引起注意。

8)监理单位除做好自身竣工资料整理与移交外，还应检查、协助各竣工图纸编制单位的编制工作，及时发现问题，及时解决。

9)在编制竣工图纸或资料时，编制单位同时要编制工程项目变更文件汇总表，没有此表将不能移交竣工资料。

10)竣工图的数量(套)按合同文件(或发包人要求)和编制单位的规定办理，所有竣工图均永久保存。

1.3档案整理、归档的要求

1)水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。发包人可结合工程实际情况，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

2)资料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182-2000)。归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3-1989)统一折叠。

3)归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

4)电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

5)资料归档工作由产生文件材料的单位或部门负责，监理工程师对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续，并向发包人提交对工程档案内容与整编质量的专题审核报告。

6)不同文件材料的归档份数，应满足以下要求。①项目法人与运行管理单位各保存1套较完整的工程档案材料(当二者为一个单位时，应异地保存1套)；②工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；③当有关资料需由若干单位保存时，原件由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；④档案目录应案卷级，须填写工程档案交接单，并由经手人签字、加盖单位公章确认；⑤工程档案归档时间由项目法人根据实际情况确定，可分阶段，也可分主体工程完工后向项目法人归档。整个项目档案归档和移交工作，在工程竣工验收后三个月内完成[1]。

1.4档案资料的验收要求

1)水利工程档案验收应提前或与工程竣工验收同步进行。

2)档案内容与质量达不到规定的要求，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收[2]。

3)单位工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。

作者简介：林文俊，汉族，福建漳浦人，福建省漳浦县深土小学，一级教师，专科学历，研究方向：小学数学教育。

4)在档案专项验收前，发包人应组织各工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档等情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

5)档案专项验收主持单位收到申请后，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组。验收组由验收主持单位，国家或地方档案、水行政管理部门及有关单位组成。

6)档案专项验收工作的步骤。①项目法人等有关工程建设单位向验收组汇报档案收集、整理等情况的工作报告。②监理单位汇报对项目档案整理情况的审核报告。③档案管理现场检查。④验收组抽查各单位档案整理情况。抽查比例：发包人应保存的档案数量一般不得少于8%，一套竣工图不得少于10%的总张数；档案总量抽查在200卷以上。⑤验收组成员进行综合评议。⑥验收组的专项验收意见向与会的所有代表反馈。⑦验收会主持单位以规范文件印发档案专项验收意见。

1.5档案资料的移交要求

1)各参建单位按单位工程完成档案的收集、整理，并通过验收后，应向项目法人移交相关工程档案。

2)监理处按档案分类要求完成档案整理工作，工程验收后向项目法人移交相关工程档案[3]。

3)监理处督促承包人对缺陷责任期内的质量缺陷进行修复，并对修复情况进行验收和记录。缺陷责任期满后按合同约定签发缺陷责任期终止证书，向项目法人移交缺陷责任期内的相关资料。

1.6档案资料管理的要求

1)水利工程档案的收集整理工作始终贯穿于水利工程建设的各个阶段。从项目立项开始，即对水利工程档案的收集、整理、保管、装具、移交以及人员等提出明确的技术和时间要求，确保档案收集整理工作有章可循；在检查水利工程进度与施工质量时，同时检查水利工程档案的收集、整理情况，对不符合进度与质量要求的，签发整改通知，并督促整改到位；进行分部工程验收、阶段验收、或竣工验收时，同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语[4]。当档案验收不合格时， 其分部工程验收、阶段验收、或竣工验收等不能通过。

3)工程建设的所有参建单位，应明确本单位档案管理的相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向建设单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交建设单位。

4)工程建设的所有参建单位，在完成档案资料收集整理的同时，还应建立与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，并依据建设单位的规定，统一配备必要的档案装具和设备，便于移交后的档案管理；档案管理人员工作如果变动,须先交清原岗位已收集或已整理好的应归档的所有档案资料[5]。

5)按照国家信息化建设有关要求，充分利用新技术，开展工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

2做好施工监理档案资料整理归档的主要措施

1)规范各参建单位资料整理归档程序。①建立健全资料收集整理、管理的各项制度，并认真落实；②配齐所需的资料员，配备必要的档案用具，设置档案管理专用库房及必要的设施设备； ③落实档案管理所需的经费，并确保用于档案管理之中。

2)组织档案管理员培训、学习。①各单位依据自身的情况，组织档案管理人员到本公司参加培训学习；②建设单位组织所有参建单位档案管理人员到其他大型水利工程管理单位观摩学习；③邀请长江水利委员会档案管理专家在施工现场举办专题培训班。努力提高各参建单位档案管理人员的业务素质和管理水平。

3)组织检查评比。①监理处在每月的进度、质量、安全等检查中，必须与档案检查一起进行，同时每季度组织一次档案管理专项检查评比；②项目法人半年组织一次档案管理的专项检查评比，主要检查评比人员由长江水利委员会、湖北省档案局等单位的专家组成；③评比检查结果由项目法人以规范性文件印发，对检查评比中发现的问题，监理单位督促整改到位。

4)落实奖罚制度。召开专门会议，对检查评比的先进单位和个人颁发证书、奖金，对落后的单位进行经济处罚。奖罚分明，激励先进，鞭策后进。

5)落实资料验收制度。凡是进行单位工程验收，应对相应的档案资料提前或同步进行验收，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，或工程档案验收没有通过的，不得通过单位工程验收或质量等级评定[6]。

3结语

工程建设档案资料不仅是珍贵的文献、重要的信息载体、历史的印记，也是竣工运行以后工程检修、维护和管理的重要依据。 对于水利工程的安全运行与充分发挥效益至关重要。但档案资料的的收集、整理、管理本身复杂性较强，因而需要在工作思路上实现不断创新，不断改进。