基于六西格玛的地方高校科研团队沟通质量管理研究

徐 杰

（宿迁学院，江苏 宿迁 223800）

地方高校科研团队创新活动主要包括团队组建、战略性规划制定、团队文化建设、团队制度建设、科学研究、科研成果应用等内容。信息沟通贯穿整个创新活动，对创新质量有着重大的影响。信息沟通不畅、信息传播不及时是团队科研成果转化不成生产力的首要阻碍[1]。因此，有必要对科研团队沟通质量进行管理。

一、六西格玛

六西格玛是质量管理的新发展，主要通过数据分析，发现问题、解决问题、改进流程，明确目标和方向，制定出一个近乎完美的标准，从而最终提高质量。该方法目前被广泛应用于大型制造业，在提高有形产品质量方面有很多成功案例。六西格玛组织中有很多改进办法，本文采用了目前最成熟的五步循环改进法，简称DMAIC方法。每个阶段的主要内容有：界定、测量、分析、改进、控制。

二、科研团队沟通质量六西格玛管理体系

（一）六西格玛科研团队质量管理项目成员组建

地方高校科研创新团队一般由学术带头人、学术骨干和辅助人员组成，作为一个小型的科研创新团队，并不需要专业的、专职的六西格玛管理人员，可以把科研项目团队成员培养成六西格玛管理人员。首先，明确黑带大师。黑带大师的职责是制定整个团队的战略规划，全校范围内跨学科组建科研创新团队，制定科研创新团队相关规章制度，宏观上掌握整个科研创新团队的发展方向。所以，黑带大师应该是一位校级领导或几位校级领导组成的群体。而且在整个团队的沟通活动过程中，黑带大师是参与人，而不是旁观者。其次，明确黑带。黑带的职责是争取先进的研究条件和充足的科研经费；将国内外相关领域先进思想和技术引进，将团队内科研成果输出；制定团队中每个具体项目规划；制定每个团队成员目标任务；培养高质量人才。这个角色由项目组的学术带头人担任，剩下的学术骨干和辅助人员即为团队中的绿带人员。

运用六西格玛管理地方高校科研创新团队沟通质量，这是一个系统工程，需要一定的人力、财力，尤其需要很长一段时间检验。无论是活动前期的决策失误还是中后期的与需求方沟通不畅，都与团队和科研成果需求方的沟通有关。沟通不顺畅，使得团队消息闭塞，无法及时了解需求方需要什么，需求方也不了解团队能解决什么样的问题。以往我国的研究学者从沟通行为对高校科研团队的创新行为进行研究，但都是集中在研究团队内部的沟通问题上面。本文选择的角度是对科研成果需求方与团队科研人员之间建立起来的外部沟通，进行六西格玛质量管理。

运用六西格玛管理方法，针对地方高校科研团队沟通活动，以科研成果需求方为核心，以提高科研团队沟通质量为目标，构建包括定义、测量、分析、改进与控制五个环节的地方高校科研团队沟通质量六西格玛管理体系(如图1所示)。

（二）定义阶段

地方高校科研团队创新活动的沟通环节在定义阶段包括两个步骤，分别为倾听需求方声音与制定战略计划。

1.倾听需求方声音

采用调查问卷、电话访谈和当面问答的方式进行需求方意见咨询，充分倾听需求方声音。

图1 地方高校科研团队沟通质量六西格玛管理体系

2.制定战略计划

制定六西格玛质量管理战略计划：科研团队沟通管理以满足科研成果需求方对信息、思想、感情的需求为目标，保证信息准确、完整、及时地在双方间传递。将沟通管理工作分解到科研团队创新活动中进行过程管理[2]，最终形成稳定的需求方群体，为科研团队创新找到目标和方向。

基于沟通八大要素，按照沟通过程设计的沟通战略（见附表1）。采用全通道型复合信息群体网络,在这个网络里，任何节点上的成员都有沟通路径，可以直接沟通[3]。定期组织全体团队成员参加正式会议进行讨论、交流，安排专职人员记录，供所有人会后下载学习。非专业性问题安排专人对接，避免过量全员沟通，占用研发时间。

（三）测量阶段

测量阶段主要是收集数据，围绕科研成果需求方对沟通满意程度展开调研，将收集的数据量化为可定量改进的信息。根据科研成果需求方对需求信息的感知方式，我们将测量内容分为沟通过程中的直接感知和间接感知。直接感知测量主要内容有：顾客需求（测量内容：了解程度）、沟通频率（测量内容：主动正式沟通中包含每月项目进展报告书、半年年中进度报告书、年末年度进度报告书。主动非正式沟通中包含定期走访、电话）、沟通档案建设（测量内容：规范的沟通记录）、反馈速度（测量内容：接受反馈意见后拿出调整计划的平均时间）、反馈效果（测量内容：定期开展顾客沟通满意度调查）、反馈改进（测量内容：变更申请、经验教训）；间接感知测量内容主要有：团队组织建设（测量内容：团队中有黑带大师、黑带、绿带）、团队制度建设（测量内容：团队绩效考核办法、团队奖励管理办法、团队人才培养管理办法）、团队文化建设（测量内容：团队主人翁意识培养活动）。以具备程度和满意程度的高低分为四个等级，全部具备为非常满意，基本具备为基本满意，不确定、不太具备为不太满意，完全不具备为完全不满意。通过问卷调查的方式进行各个指标的测量。

（四）分析阶段

结合测量阶段的数据，进一步分析发现，创新活动沟通环节的质量缺陷可能出现在以下三个方面：双方信息不共享、信息反馈不及时、反馈效果不满意。

双方信息不共享的原因是：前期团队缺乏市场调研，没有清楚地了解市场需求以及没有向市场全面展示自己的能力。团队缺少战略性规划，没有科研成果应用的目标。

信息反馈不及时的主要原因有：团队成员自身的科研能力、社交沟通能力以及团队内部分工、任务分解、绩效考核相关管理制度不完善方面。

对反馈效果不满意的原因体现在：团队成员自身的科研能力、学术修养、社交沟通能力和团队已形成的文化环境方面。

（五）改进阶段

针对科研团队与科研成果需求方沟通存在的缺陷，可以从下面三个层面进行改进：

1.加强市场调研。一方面充分了解需求方的需求，另一方面向需求方展示自己的能力。

2.制定沟通战略规划。建立全通道式沟通体系，定期进行书面、会议沟通，不定期进行电话、网络通讯工具沟通；建立沟通档案管理，将沟通过程以书面形式记录在案，方便事后查询；定期进行需求方满意度调查，及时了解存在问题。

3.营造团队沟通文化氛围，完善团队绩效考核制度、团队奖励管理办法、团队人才培养管理办法。

（六）控制阶段

控制阶段的任务是将改进阶段的成果制度化，并且根据科研成果需求方的需求变化，实现持续改进。

1.团队科研项目计划制定。沟通的最终目标是科研项目的顺利完成，科研成果转化成生产力的实现。科学的团队项目计划制定是沟通六西格玛管理中减少缺陷的基础。

2.六西格玛团队文化的创建。把分散的个体连成一个整体，在团队中营造有利于有效交流的沟通文化氛围，是沟通六西格玛管理中减少缺陷的根本。通过六西格玛管理，营造全员参与的文化氛围。团队领导者从旁观者成为参与者，在制定团队战略规划时将六西格玛管理运用其中；让团队人员意识到满足科研成果需求方的要求，是团队沟通质量提高的关键。

3.建立以人为本的管理制度。沟通的核心是人，充分发挥人的工作价值，提高人的创造力，是沟通六西格玛管理中减少缺陷的支撑。因此，建立起以人为本的管理制度至关重要。沟通环节实施六西格玛管理过程中主要是建立团队绩效考核办法、团队奖励管理办法、团队人才培养管理办法。

本文将六西格玛引入高校科研团队沟通质量管理中，建立有效可操作的团队沟通质量管理体系。通过沟通环节的具体试行，分析得出团队项目计划制定、六西格玛团队文化创建以及以人为本的管理制度建立能够弥补团队与需求方沟通质量的缺陷。为提升整个团队的创新质量打下基础，因此将六西格玛引入科研团队沟通质量管理是可行的，具有理论意义和实践意义。但运用六西格玛对科研团队进行沟通质量管理是一个长期且不断深入的过程，短期对其中一部分内容进行改进，并不能实现整个团队的六西格玛质量管理，还需要更多的研究人员不断摸索，将六西格玛运用到团队创新质量管理的每个环节。

附表1 地方高校科研团队六西格玛沟通战略