论技工院校学籍档案的信息化管理

余奕松

摘 要 通过对档案管理中存在的问题进行分析，提出了完善学籍档案管理的对策，希望能为技工院校学籍档案的管理工作提供有益的参考和借鉴。

关键词 学籍档案管理 信息化进程 管理制度

中图分类号：G627文献标识码：A

完善学籍档案管理制度，提高学籍档案管理人员的素质和业务能力，进而提高学籍档案管理水平，是技工院校教学管理、学生管理工作的重要内容。

1学籍档案的内容和意义

学籍档案是学生从招生录取、入学到毕业期间学习过程的原始记录，包括学生的录取通知书（入学注册）、体检表、课程成绩表、考勤、德育考核表、奖惩记录（所获奖励、荣誉称号、纪律处分等）、学籍变更情况（转学、休学、复学、退学等）、实习鉴定表及毕业资格审核及证书发放等。每份学籍档案记载了学生各方面的信息。

学籍档案对于学生、学校、社会都有着重要意义。对学生而言，它是学生毕业就业的基本依据，也是现有文化程度的必要证明。从某种意义上讲，真实可靠的学籍档案材料就是学生学习生活的必要组成部分;从学校角度来讲，学生学籍档案管理制度的完善与否，是衡量一所学校教学管理水平的重要指标，规范化的学籍档案管理制度有利于优化学校的教学风貌;从社会层面来说，在招聘、录用毕业生时，学籍档案是用人单位考察学生学习及整体素质的主要依据。

2学籍档案的特点

近年来，随着技工院校扩招，学生人数逐年增多，所需保存的信息也不断增加。在不断在发展的过程中，学籍档案形成了以下一些特点。

（1）信息量大。一般来讲，学籍档案主要包括：学号、姓名、性别、民族、政治面貌、籍贯、出生地、出生年月日、身份证号码、入学日期、所学专业、招生类别、联系电话、教育经历、奖惩情况、家庭成员及主要社会关系情况等十几个静态信息，再加上二十几至四十几门课程、学科考试成绩约几十个动态信息，以及学生的毕业设计、毕业证书等信息。

（2）真實准确性。学籍档案记载了学生自入学到毕业的整个学习生活的历程，是学生综合素质和能力发展的真实记录。学籍档案所记载和反映的学生的基本情况、学业完成情况和奖惩情况等原始资料，是在遵循学生管理和学籍管理的有关规定的过程中形成的，按照归档要求收集整理的，因而具有真实准确性。

（3）周期性。学校工作每学期都有开学到结束这样一个过程。一般在学期结束时，是学生综合素质变化记录形成的重要时期，也是学籍管理方面文件材料形成最多的阶段，这就决定了学籍档案文件材料具有一定的周期性。

（4）连续性。学籍档案基于对学生综合素质发展状况的记载，一般来说是分阶段进行的，有的内容每学期记载一次，有的内容每学年记载一次，特殊情况亦可随时记载。随着学生综合素质发展、逐渐演变的动态过程，学籍档案也在不断地补充和完善。学籍档案记载了学生自入学到毕业整个学习生活历程，是一个完整连续的过程。

（5）相互制约性。学籍档案产生于学校内部机构，是学校内部相关部门在教育教学和学生管理等工作中既相互独立又相互制约而逐步形成的。如：学生的入学材料，先由学生本人填写，班主任核实，交到学生管理部门，待学生毕业后移交至学校档案室存档。又如学生奖学金评定、先进个人呈报等材料的审批，需要班主任审核，教务部门对学生成绩进行核实，学生管理部门对学生在校期间的表现作出综合鉴定，经以上相关部门通过后才能生效。各部门之间的相互联系、相互制约，有效防止了个别部门独断专行，从而保证学籍档案的真实可靠。

3学籍档案管理存在的问题

学籍档案管理是学校教学、学生管理工作的重要组成部分，随着技工院校招生规模的扩大，学籍档案管理面临着以下问题。

3.1技校生状态不稳定

大多技工院校主要通过组织新生入学军训和专业教育，召开主题班会学习学生手册和宿舍管理制度，针对新生由初中或高中毕业生进入技工院校后的学习方式、内宿生活方式、安全问题和心理健康等方面进行入学教育。尽管如此，仍然有一些新生入学后难以适应新的学习生活环境，对所学专业不感兴趣，入学不久就出现了退学现象，这对技工院校的学籍档案管理工作造成不可预测的影响。

3.2档案管理意识不强

一些院校的档案意识不强，将学生作为学籍档案管理的被动管理对象。对于学籍信息的填写规范缺乏必要的引导说明，造成学生对自己的学籍资料缺乏认识。学生在填写时未能按照说明，随意填写，未认真核对，导致收回的学籍资料出现字迹难辨、涂划、填写不全、个别信息前后不一致等问题，不能准确地反映学籍档案的真实性。甚至，在组织填写学籍资料（比如：德育考核表、毕业生登记表）时，未能按照规定使用碳素墨水或蓝黑墨水笔填写，而是使用圆珠笔或铅笔，影响了学籍档案的长期保管和使用。

3.3学籍档案管理人员专业性不足

一些技工院校的学籍管理部门缺少专业的工作人员，有的学籍管理员并未接受过正式的档案管理业务培训。在日常工作中，未能按要求及时归档、补充完善材料，未能循序渐进地推动每段时期学籍档案的收集、整理和归档工作，导致学籍档案基本上没有补充材料。甚至到学生毕业，在审查档案时才发现出了问题（比如部分档案内容不全，缺少必要材料），这就影响了学籍档案的完整性。

4完善学籍档案管理的对策

4.1树立现代化的学籍档案管理理念

首先，学校领导要充分认识到学籍档案的价值和作用，意识到学籍档案管理工作的重要性，从机构设置到人员配置、管理制度的建立健全等方面给予充分的支持，切实解决学籍档案工作中所需的人力、物力等问题。具体举措有：设置学籍管理部门，配置专业的学籍管理员，负责学籍资料的收集、归档、整理、电脑录入、电子数据处理和保存。建设专门的学籍档案室，按档案室的具体要求进行设置，配置档案密集架、空调、专用计算机、复印机、灭火器、除湿器、除虫剂等重要设施。

其次，学籍档案管理人员要强化责任意识，要有更新档案管理理念，将被动的信息管理转化为主动的信息服务，将学籍档案库转化为人才信息库，充分发挥档案信息的价值和作用。

4.2建立专业的高素质学籍档案管理队伍

加强学籍档案管理人员的业务培训和职业教育，定期组织管理人员进行在职培训或脱产培训，及时学习新的档案法规和政策文件，了解现代化管理技术和方法，加强学籍档案专业知识和计算机信息技术应用的学习，增强实际操作能力，逐步提高技工院校学籍档案管理队伍的整体素质水平。

在日常的学籍档案收集、整理工作中，管理人员经常面对一堆堆的纸质资料，工作较闷，长期下去会缺少工作热情。作为技工院校的学籍档案管理人员，必须充分认识学籍档案的价值、作用和意义，培养吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神、高度的责任感和荣誉感;同时，学校领导应加强对学籍档案管理人员的关心，调动他们的工作积极性，促进学校学籍档案建设。

4.3加快学籍档案管理的信息化进程，完善学籍档案管理工作

随着技工院校招生规模的扩大、校企合作的增加、学校改革的深入，单纯采用传统的手工处理方式已很难满足新的教学管理和学生管理工作的要求，使用计算机信息技术进行学籍档案管理成为必然选择，依靠校园网开发学籍管理信息系统，将信息技术引入学籍管理工作中。

（1）做好学生原始信息的采集工作。新生入学后，学校统一组织学生登陆学籍管理信息系统，进行个人基本信息的录入。学生的基本信息必须由学生本人输入，其他人不得代替，如出现虚假、错漏信息，相关责任由学生本人承担。学生基本信息包括学号、姓名、性别、民族、政治面貌、籍贯、出生地、出生年月日、身份证号码、入学日期、所学专业、招生类别、联系电话、教育经历、奖惩情况、家庭成员及主要社会关系情况等。照片则由学生上传其本人的电子版相片（为统一相片风格，由学校统筹安排为学生采集证件照）。

（2）做好学生学籍档案的建立工作。学籍档案记载了学生在校学习、生活情况，客观地反映了学生在校期间德、智、体、美、劳各方面的发展状况，也是学生接受某种教育程度的经历和所具备学识水平的凭证。学籍档案主要包括：①学生学籍表;②新生录取登记表及体检表;③学生成绩表;④学生转专业、转学、休学、复学、退学、留级、出国等学籍变动情况登记表;⑤对学生的奖惩材料及呈报表;⑥实习鉴定、毕业设计;⑦毕业证书、结业证书;⑧毕业生登记表、毕业、结业情况等。今后，学生可通过管理信息系统查询学籍信息、学科成绩、课程表等，实现资源共享。

4.4建立健全学籍档案管理制度

不少技工院校都是在学生入学时建立学籍，待毕业时才统一收集、归档，而学生在校期间（三至五年），其学籍资料基本没更新。例如：学生在校期间获得奖励或受到处分的材料，并未及时补充进学籍档案中。

因此，须建立健全学籍档案的补充、收集、整理、归档、保管等各项制度。做到权责明晰，用制度去规范管理工作，督促工作人员及时完成学籍档案管理的各项工作。

另外，须建立学籍档案借阅制度，规范借阅程序。任何人员未经主管领导允许，不得翻看、借阅各种学籍资料，所有资料的归入、保管、借出必须由学籍档案管理人员负责。需借阅时，先征得主管领导批准，再由管理人员为其办理借阅手续。

4.5开发利用学籍档案，为学校改革发展服务

学籍档案虽然是以往教学、学生管理活动的记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与教学、学生管理等各种教育活动，发挥其参考、借鉴作用。对学籍档案的管理，不能只满足于整理、保存，要积极开展研究，从大量的学籍信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校教学和改革服务。对学籍档案的开发利用，可以使学籍档案中静态的分散信息，变为动态的集中信息，使档案管理与学校发展同步前进。

5结束语

学籍档案是学生的重要信息资料，是学校教学、学生管理工作的重要资料。切实把握技工院校学籍档案的特点和面临的问题，实施积极有效的对策，加强学籍档案管理，积极开发利用，为学校的教育教学、改革发展服务。

参考文献

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[2] 姜海花.加强成人高校教学档案管理[J].兰台世界，2007.

[3] 李玲.淺谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010.