新形势下社保档案规范化管理的途径

刘文江

摘要：新形势下社会保险档案规范化管理工作存在的问题：一是档案种类繁杂、管理部门多、难度大;二是各方面重视程度不够，经费有限;三是管理人员结构不够科学合理;四是档案管理信息化程度低。社保档案管理部門应高度重视，明确职责，加强规范化管理，并拓展档案管理经费来源，加强档案管理人员的招聘，加强档案信息化管理，才能更好地发挥社保档案应有的作用。

关键词：社保档案 规范化管理 途径

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）24-0110-02

党的十八大以来，随着国家社会和经济的不断进步和发展，特别是以人民为中心、一切为了人民的利益这一施政理念的提出和实施，以人为本的社保档案管理越来越引起社会的关注，这一项关系国计民生、社会稳定发展的群众眼里的大事，被党和国家提到了重要的议事日程，相关的规章制度陆续出台，社保档案的管理也日益受到重视。百姓利益无小事，相关部门和相关人员也在不断研究探讨社保档案的规范有效管理措施，使参保人员更有归属感、安全感、幸福感。因为社保档案直接影响和决定着每个人的切身利益，也关乎政府依法行政、行政为民的形象，所以要创新探索社保档案规范化管理的有效方法，更好地为广大人民群众服务，助推经济社会的进一步繁荣。

一、社保档案管理现有的不足

根据本人的工作实践，目前档案管理存在着以下几方面的问题。

1.档案种类繁多，管理多头，管理困难

社会保险分为养老保险（包含职业年金）、医疗保险（包含大额救助）、生育保险、失业保险、工伤保险等险种。但是由于社保事业发展的快慢不一，地域管理水平的不同，目前这几个险种，还是由多个部门管理，正处在整合的改革过程中。比如：医疗保险和生育保险很多还是在原单位内设计机构进行管理，这两个险种理赔过程中产生材料以及一些附属材料都在原单位的档案室内管理留存;而像养老保险、失业保险等一些常规性的险种由政府委托的部门负责管理。随着国家改革的进一步深化，特别是事业单位养老保险改革，个人也需要缴纳养老保险了，因此档案管理的职能转移到参保人所在单位。综上所述，社保档案涉及的部门多，档案材料分散不一，整理标准不同，档案归档时间不统一，内容不完整，归档不规范等问题时有出现。

2.各方面重视程度不够，投入经费有限

随着国家层面政策制度的不断完善，各种培训活动、参观考察活动不断举办，各级部门越来越重视社保档案的管理使用，认识到了档案规范化管理的重要性、紧迫性。可是，由于地方财政收入影响，项目各项资金严格管控使用，单位增收节支等方面的制约，投入到社保档案管理方面的资金就很少了，甚至捉襟见肘。档案管理工作要规范，又要完善，就变得很难，甚至有时无米下锅，难以为炊。

3.人员结构不科学合理

笔者生活在祖国东北的一座边陲小城，经济欠发达，生活节奏慢，益康养不宜创业，很难吸引本科以上大学生回乡创业，更遑论档案管理的高级人才了。现在的档案管理人员多为半路出家，现学现卖，能应付日常工作就不错了，档案管理不规范化的现象时有发生。个别单位档案管理还属兼职形式，紧一紧，管一管，松一松，放一放，眉毛胡子一把抓，不分轻重缓急，是很难做好档案管理工作的，更别说规范化管理了。

4.档案管理信息化程度低

一般的档案保管期限为10—30年，有些超过50年甚至永久保存。特别是社保档案可以反映一地一时的社会经济变化，职工的薪酬水平，为决策者制定地方经济社会发展规划做参考。这就要求档案管理紧跟时代发展的步伐，管理手段科学化、信息化。而受经费、管理人员技能等因素制约，有些地方的社保档案还是原始的手填版，牛皮纸装，只是把档案索引目录输入电脑以求查阅方便，离要求的档案信息化管理还差很长一段距离。

二、社保档案规范化管理工作途径

1.明确部门，规范管理

社保档案管理应该划入市政府新成立的社会医疗保险局统一管理，请市档案局专业人员，为社保工作人员培训档案规范化管理知识，按要求重新对社保档案分类整理，做齐目录，编制归档，编号入库，同时整理完整索引目录。

2.加强认识，增加经费

在人们的日常生活中，特别是老年人、弱势群体的日常生活中，离不开社会保险及其业务档案的查询使用，因为涉及每一个老百姓的经济利益和晚年生活是否稳定和有保障，原始证明材料，可谓重中之重。巧妇难为无米之炊，要想方设法增加社保档案管理经费，特别是在减轻群众负担，取消了一些行政事业性收费后怎么办？笔者认为可以向上争取一点，从“三公”经费中挤占一点，厉行节约一点，来填补档案管理的经费不足。

3.招聘人员，优化组合

按照对档案管理人员身份要求，档案工作者身份杂乱与要求的高素质的专业人员身份不符。因此在定岗定编时应该按照编制清晰、专业对口的要求执行，更要突出专业技能和专业水平，不应该随便找其他人员兼任;同时招聘时要明确档案管理及其相关专业的要求，这样能保证更好地开展档案管理和使用工作。

人才招聘到位后，管理部门应该采取各种科学化、合理化、有效化的手段进行培训考核，尽快完成从学生身份、社会人身份到档案工作者身份的转变，还要采取形式多样、务求实效的培训，培训基础知识和政策法规，新观念、新信息、新理论，尽快完成角色转变，适应新工作。

4.强化信息科学管理

人类社会已进入21世纪，社会信息化已是不可阻挡的发展趋势，社保档案信息化管理相对传统管理体现出诸多的优势，弥补了传统档案管理的诸多不足。一是注重对社保档案的信息化建设，提升档案管理信息化技术，充分使用条形码技术，把信息化管理充分应用到档案管理的各个节点和步骤中，提升档案管理的效能，更好地为广大群众服务。二是档案工作人员要熟练掌握和有效使用信息电子档案的各种功能，在社保缴费、人员变更、过程审核的环节发挥电子信息管理的高效作用，确保办理快速、便捷、高效。三是充分发挥档案管理过程中条形码的特殊作用，用条形码编程，用条形码索引，用条形码查阅，既简便易行，又会大大提高工作效率，一举多得。档案管理人员可以将条形码技术应用到管理中，以条形码的形式呈现业务编码。四是充分发挥大数据对档案管理的提升作用，随着社会逐步现代化、信息化，档案管理也应与时俱进，以科学的、先进的技术手段搭建档案管理数字化大平台，科学采集、存储、使用档案资源，形成资源共享、优势互补的管理局面，这样，社保档案管理水平才能提升，跟上社会发展的步伐，发挥更大的作用和效益。

三、结语

总之，社保档案规范化管理是大势所趋，人心所向，也是不忘初心、牢记使命宗旨教育的具体体现，是我国社会保障制度持续优化的必然要求，只要认清形势、补齐短板，探索有效途径加以解决，才能为各个阶层的广大群众服务，让人民群众生活得更有幸福感、获得感、安全感，最终达到造福人民的目的。

责任编辑：张正吉