铁路企业会计原始凭证电子化探究

王建明

中国铁路上海局集团有限公司

0 引言

十几年来，铁路企业在专业技术方面飞速发展，高铁建设和运营网络已基本建成，在方便人们出行的同时，也奠定了我国高铁技术在世界的领先地位。然而，铁路企业在综合管理，尤其是财会管理方面还相对传统，大量纸质原始凭证既浪费资源财力、效率低下，又不符合环保理念。随着电子商务及信息化技术不断发展，大量电子凭证被催生，逐步打破了传统会计记账必须用纸质记录进行会计核算的原则，人们开始对会计原始凭证传统存在方式的合理性重新思考。2014年12月，国家档案局会同财政部修订的《会计档案管理办法（征求意见稿）》已正式下发征求意见，标志着电子会计档案已开始步入轨道。国家一系列法律法规的出台，加大了会计原始凭证电子化的可行性，为实现会计原始凭证电子化提供了有力保障。在此情况下，铁路企业有必要尝试通过信息化手段实现原始凭证电子化，加快铁路企业财会管理信息化和现代化探索途径。

1 铁路企业会计原始凭证电子化的可行性

铁路企业作为传统国有大型企业，财会管理业务量非常庞大，相应的带来大量原始凭证制证、收集和保管问题。在探讨铁路企业原始凭证电子化可行性时，我们拟借鉴与铁路行业类似的通信企业——中国联通原始凭证电子化进程。

中国联通设立了三级财务管理机构，以保证财务工作高效、合理运转。同时，中国联通还推进了全成本管理核算体系、“一本账一套表”等财务创新管理模式，有效提升了公司整体管理水平。高速的信息化为会计档案电子化提供了有利的技术支撑：一级架构的ERP类系统实现业务处理信息化、会计核算自动化、企业管控系统化、会计档案归档在线化。

中国联通通过会计档案电子化，于2014年1月至3月期间，累计由纸质转化到电子档案1 109万页、各业务信息化系统（会计、合同、采购等）直接接入电子化档案7 634 882件，节约纸张仅凭证页约7 734 882余张（以A4纸计算）、节省纸质档案密集架排架长度1 848米，在不扩大库房面积前提下，对现有库房存储空间的使用由2年延长至6年。经测算，公司总计节约3 500万元。会计档案电子化还简化了档案收集、著录、库房管理等多个业务流程，管理效率得到大幅提升。通过对档案流程的统一和简化，平均工作耗时为原有的60%，专职档案管理员在档案接收和保管上的日工作量占比从传统模式的70%下降至40%，大幅度解放了既有生产力，提升了档案管理质量。

铁路企业经过近几年的管理体制改革，其组织架构、会计核算、财务管理与中国联通基本相似。但传统的原始凭证管理方法严重束缚了铁路企业财会信息化发展思路与空间，耗费了大量资源，迫切需要尝试性突破。

2 铁路企业会计原始凭证电子化进程中的问题

2.1 无法保证原始凭证的真实性与合法性

在网络快速化发展的今天，原始凭证电子化是必然的发展方向，但对凭证真实性和合法性的确认十分必要，因为它们是会计处理的基础。然而，我国相关会计法律、法规中还未提出原始凭证电子化要求，从而对其合法性的确认带来了困难，因此，具有电子签名的会计原始凭证应在法律范围内承认其合法性。

2.2 原始凭证内容尚未标准化

原始凭证虽然电子形式和纸质形式在内容构成方面大体一致，但因铁路企业点多面广、性质不一，原始凭证内容尚无统一标准，只有人工审核过的原始凭证才可被记账；同时，在借贷科目和金额判断时，原始凭证和记账凭证间无法有效相互监督，故原始凭证非标准化难以提高会计核算效率、难以实现真正原始凭证电子化。

2.3 财务人员网络知识欠缺

目前，财务工作人员专业知识扎实，但操作计算机能力较为欠缺。大部分财务工作人员没经过计算机系统学习，只懂得基础的计算机操作，缺乏高效使用计算机处理业务的能力。此外，铁路行业长期使用自身开发的软件，导致广大财务人员对其他软件认识不足，阻碍了会计原始凭证电子化进程。

3 铁路企业会计原始凭证电子化路径

3.1 原始凭证标准化

原始凭证电子化首先要内容标准化。标准化内容可任意变换载体，用任何符合标准的软件即可读取而不需人工干预，实现原始凭证到记账凭证自动传递。铁路企业作为行业内部实体，有相对独立的管理系统，便于对有关事项进行统一和标准化。射频技术(RFID)可解决无纸化原始凭证信息的识别：在商品存储和出入库时，用射频标签代替商品收料单、领料单、产品出入库单等原始凭证；阅读器读取射频标签实现商品登记、存货和取货等。确实无法标准化的纸质原始凭证可运用影像和扫描技术实现无纸化,将影像和扫描数据存入计算机原始凭证数据库，为记账凭证生成提供了直接依据。

3.2 各环节信息的比对校验

原始凭证经赋码、存储和验证后将信息解析成三个维度：合同、发票等业务信息；银行对账单、发票等资金流信息；出库单、入库单等物流信息。通过赋码技术、射频技术、电子数据交换技术解决原始凭证物流问题；通过网络银行、电子货币、电子支付解决原始凭证资金流。三类信息相互比对校验、互为条件，形成业务流、资金流、物流的比对检验系统，在此基础上，实现与上游来源、下游账簿报表等会计信息全链接，实现信息在核算链条中勾稽比对，最终建立正向相互支撑、逆向相互校验的完整比对系统。

3.3 加强对原始凭证的审核

无纸化原始凭证与纸质凭证一样，也须经过合法性、真实性和完整性审核。完整性审核可利用计算机应用程序对电子原始凭证各要素进行分类搜索，自动查出内容不合格项，或通过第三方认证机构及电子签名等手段保证交易双方身份真实可靠。目前，铁路企业正大力发展二维码管理系统，通过二维码对每个原始凭证进行合法性、真实性、准确性和完整性验证。同时，每个原始凭证都能找到出处、来源、制单人信息等，使责任追溯和环节监控成为可能，即保证了会计信息真实性，又明确了会计信息错误的责任归属。

3.4 无纸化原始凭证的安全保护

保证无纸化原始凭证安全传输和身份确认是实现凭证无纸化关键所在。目前，人们对网络安全已达成共识，我国已出台相关法律法规。铁路企业各类业务电子化过程可通过加密技术来增强原始凭证保密性；利用数字签名技术确保原始凭证身份真实性；加强计算机系统防护、及时清除已感染的数据文件等手段保护原始凭证的安全。此外，健全机构内部控制制度、建立健全计算机机房管理制度、对计算机主要设备和文档授权加密、对登陆查看等过程进行记录形成备案随时调取等，也可加强原始凭证安全性。

4 结论与展望

当前，我国经济正处于飞速发展阶段，电子会计档案正逐步取代纸质会计档案，且在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。无论是铁路还是其他经济领域，会计原始凭证电子化是发展的必然方向。会计原始凭证电子化对提高会计核算效率、加强企业管理、促进低碳办公、完善税收制度有着重要意义。对铁路企业而言，目前会计原始凭证电子化还存在诸多障碍，要创建、设计完善的会计原始凭证电子化识别和治理有效途径，构建一个社会级信息化大平台还有很长的路要走。但我们坚信，经过努力，电子凭证终会取代纸质凭证，未来会计核算系统全过程必将向电子化、智能化、自动化发展。