纸质档案保护工作的重要性及其未来发展

王海英 张琳琳

摘要：随着科技信息时代的到来，纸质档案的保护管理的工作要与时俱进，不仅要对纸质档案做到充分保护，更要让档案管理工作随着时代的发展而不断优化与创新。从纸质档案的保护工作入手，针对纸质档案保护工作的重要性和纸质档案未来保护工作的发展方向与管理措施进行了研究与分析，希望对我国现阶段事业单位纸质档案的保护管理工作起到借鉴作用，以促进档案管理工作的健康发展。

关键词：纸质档案 保护 重要性 发展方向

中图分类号：F272  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）23-0119-02

纸质档案在人们的日常生活工作中很是常见的。纸质档案，简单来说，就是通过在纸上记载信息的方式，对人们及社会组织生产生活中出现的图像、文字等资源信息进行记载。纸质档案能够记载人们的最原始的信息。纸质档案的保护工作就是使纸质档案的保存时间延长，使档案保存的信息更加完整，确保纸质档案的后期使用，促进档案可持续利用。现阶段很多的档案管理工作已经使用信息化的方式管理。不可否认，采用信息化的手段对档案进行管理确实更加便捷高效。但是，信息化管理的档案很容易出现信息不真实、不可靠的问题，有可能造成档案信息工作的失误。由于信息化管理的电子档案会出现很多未知的问题，因此加强纸质档案的保护管理工作尤为重要。

一、纸质档案保护工作的重要性

1.纸质档案是对生产发展信息最真实直接的记录

纸质档案相当于是所有事件发生的原始凭证。很多单位或部门对一些涉及机密的重要文件都采用纸质档案的方式来记录，事业单位更是如此。纸质档案对国家、单位、企业来说保存的是至关重要的信息，这就要求档案人员做好纸质档案的保护工作。做好纸质档案的保护工作，能够为以后各项工作的开展提供有效的保障。纸质档案在日常的工作开展中有很重要的历史参考价值，为以后的工作提供最科学合理的依据，确保档案信息的真实性。

2.纸质档案的安全性较高

尽管说电子档案在检索、利用、输出方面具有一定的优越性，但是运用计算技术很轻易地就能够复制和篡改一些信息，使一些档案的机密信息泄露及改变。还有，电子档案在计算机中很容易被黑客攻击，造成机密信息的泄漏。另外，我国现阶段的法律法规对网络信息的管理尚有提升空间，电子档案的真实准确性缺乏法律保障。而纸质档案的真实性与可靠性完全受法律的保护，具有法律效应。现阶段纸质档案还发挥着重要作用，扮演着不可或缺的角色。因此，做好纸质档案的管理保护工作更是现阶段至关重要的任务。

二、纸质档案未来发展方向

1.纸质档案与信息化档案并存是未来档案管理工作的必然要求

从今后的发展趋势看，尽管电子档案管理比纸质档案管理在传送与保存便捷方面有着巨大的优势，但是，纸质档案具有原始性、凭证性的属性，在未来相当长的时间内，电子档案还不能完全取代纸质档案，不会出现其中一方完全代替另一方的情况，纸质档案将会与电子档案形成优势互补、有机结合的新局面。今后可能存在以下两种情况：一是出于办公或者其他业务的现实需要，会先在计算机中生成电子档案，再将电子档案转化成纸质档案予以保存;二是纸质档案数字化，即先有纸质档案，后来出于存储或者利用等方面的考虑，将纸质档案转化成电子档案。因此，在未来的档案管理中，必须采取电子档案与纸质档案并存的办法，通过合理地利用两个档案管理的模式，探索同步管理的措施，使之形成一个良性循环的系统，以推进档案事业的不断发展。

2.完善相关制度、科学规范化管理是推进纸质档案发展的关键

当前，不同的单位档案管理工作都有不同的规定和标准，甚至许多单位缺乏规定和标准，这大大降低了档案管理工作的标准化程度，导致工作效率低、档案质量参差不齐的现象，减弱了档案的存取与调配的效率，也影响了档案管理信息化发展进程，更降低了档案的应用效率。因此，今后必须建立相关制度规范纸质档案管理工作，进一步加强制度的建设和章程的规范，通过标准化的档案管理工作流程，实现其科学化、制度化、规范化。比如，档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失。因此，应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。在进行纸质档案的管理保存与查阅工作时，相关人员要严格按照制度规定来进行，在每一个环节都要保证纸质档案的完整性，避免纸质档案出现破损。

3.完善信息化设备是推进纸质档案创新与发展的趋势

多年来，档案管理工作依然是以纸质作为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且也很难保证档案的准确性，容易丢失和遗漏。因此，在纸质档案的管理保护过程中，我们要积极推进纸质档案向电子档案转变的创新与发展。这一过程，必然离不开信息化设备的支持。相关部门通过投入资金，购买用于档案管理工作的计算机设备或者档案管理的相关软件，以此来保证纸质档案向电子档案之间的有效转化，保证纸质档案的创新发展。利用信息化设备对纸质档案进行归档，对纸质档案中的信息进行备份，以防止纸质档案丢失或损坏。也可以建立档案的网上资源信息平台，相关人员利用计算机就能快捷、及时地查看，更能够减少纸质档案因为查看使用造成的丢失或破损的现象，从而使纸质档案得到有效保护，延长纸质档案的保存时间与年限，使档案管理工作有效创新。

三、结语

总之，現阶段我国部分地区的纸质档案保护管理工作还不够完善。随着社会的发展进步，纸质档案的工作一定会取得更大的进步与改变。我们在做好纸质档案保护工作的同时，还要对纸质档案的未来发展方向进行研究与探讨，做到与时俱进，运用信息化的技术管理与保护纸质档案。在工作中，要充分认识到纸质档案的重要性，又要明白理解信息化带来的便捷创新，要把纸质档案的管理保护工作与信息化技术相结合，转变传统的档案管理保护的理念，发挥两者的优势，不仅能够为政府和相关部门及企事业单位的未来发展提供科学的规划依据，更能够促进国家经济的发展。

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责任编辑：刘健

[作者简介]王海英，白城市洮北区婚姻登记处助理馆员，研究方向：档案管理;张琳琳，白城市洮北区婚姻登记处助理馆员，研究方向：档案管理。