浅谈如何加强人事档案管理工作

赵颖

摘 要：人事档案管理工作是维护政府部门健康发展的关键因素，但是由于受到诸多内外因素的影响，使当前人事档案管理工作仍然存在成员人事档案意识不足、配套制度不够完善以及保管条件较差等问题，这将严重阻碍人事档案管理工作积极作用的发挥。鉴于此，本文将结合笔者的实际工作经验，谈一谈当前人事档案管理工作所存在的主要问题，并针对性地提出相关策略。

关键词：人事档案管理；问题；策略

人事档案是党落实干部政策的基本保障，具体而言，人事档案就是人事部门在选拔、培养或任用干部中所形成的记载干部个人经历、思想情况、业务开展水平以及道德作风等内容的字面材料。这些字面材料经过严格的管理排列程序，并最终形成，着重用于考察或选拔干部。

1 当前人事档案管理所存在的主要问题

1.1 相关成员人事档案意识不足，难以真正认识到人事档案管理的重要性

在很长的时间里，一直都有很大一部分的成员对人事档案管理工作的认识不够明确，他们认为人事档案就仅仅包括一些裁剪、装订的工作，只要保证在工作中做到不丢失、不遗漏，就能做好这一项工作[1]。受此影响，导致当前人事档案管理工作的边缘化严重，很少有人会关注到这一项工作，导致单位对于人事档案管理未能给予充分的重视，严重阻碍人事档案管理工作的有效开展。

1.2 与人事档案管理相配套的制度不够完善

一些部门，对于人事档案管理人员并未制定明确的岗位职责，相关的配套制度更是严重缺乏科学性。部分单位针对人事档案管理仅仅制定了查阅制度，还有的单位虽然制定了一系列的配套制度，但是由于管理不善，导致这些制度难以得到真正落实，从而进一步阻碍档案管理工作的规范化发展。

1.3 人事档案管理的档案保管条件较差

现实中，大多数单位的档案储存室都是普通的办公用房，更有甚者直接将储存室放在单位的楼顶或地下室，这将导致受储存的档案长期受到高温潮湿的侵害[2]。与此同时，档案储存室的门窗一般也为普通门窗，难以起到防盗、控温等作用。

2 加强人事档案管理工作的策略

2.1 强化人事档案管理人员的设置，不断提升人事档案管理人员的业务开展水平

新形势背景下，只有拥有多元化知识储备的人才才能更好地适应人事档案管理的需求。故此，档案工作者要想保障人事档案管理工作的有效开展，首先就需要其拥有一定的现代化知识。当然，人事档案管理工作的有效开展光靠某个个体是远远不够的，还需要不断强化人事档案管理人员的设置，建立建成一支业务水平高、拥有现代科学技术知识的高质量工作团队。要想做到以上几点，首先就需要将人事档案部门落实到某个固定的人进行负责，并依据单位的具体档案册数配备适当的管理人员，并定期检查人员配置的合理性，确保有足够的人才支撑人事档案管理工作的开展。与此同时。还需要档案管理者拥有多元化的知识储备，尤其是现代化的知识，因为随着的科学技术的不断发展，现代科学技术在档案管理中的应用必然会日渐加强，从而要求相关工作者要不断学习相关的理论知识以及操作技能，特别是计算机技术以及数学学科的知识，这些技术与知识对于实现人事档案管理工作的现代化与信息化具有重要积极作用[3]。再者，还需要相关工作者深入学习了解与档案管理相关的专业知识，例如档案学、档案管理学、目录学等等，并能够熟悉地操作检索、复制以及修裱等操作性的技能。值得注意的是，人事档案管理工作实际是一项技术性与专业性都较强的工作，对此，相关工作人员必须拥有较好的职业道德操守，在工作中认真遵守相关规定与纪律，不断提升自身的道德修养以及业务开展水平，丰富自身知识体系结构，有效提升自身的专业水平，从而支撑自身充分地应用相关科学技术，来助推单位人事档案管理工作的规范化进程。最后，作为档案管理工作人员应当主动学习相关新知识，而作为档案管理部门应当主动为员工创造学习的有利条件，可以有计划地对相关人员进行培训，此外，还可以采用老员工带新员工的方法，从而有效提升档案管理工作人员的综合素养水平。

2.2 建立健全与人事档案管理工作相配套的制度，并认真贯彻落实

新时期有新任务，对于人事档案管理工作也不例外，需要我们细致研究《干部档案工作条例》的内涵，并紧密结合其要求，依据当前人事档案管理工作的实际情况，进一步完善与人事档案管理工作相关的各项制度，并对人事档案中的接收、保管以及查阅等步骤进行严格的规定。制度的建立需要受众的严格遵守才能真正发挥制度建立的积极作用，故此，档案管理者必须要严格遵守相关制度，不断强化单位的人事档案管理。着眼于我国人事档案管理与利用，将能够直接反映出个人业务开展能力、工作业绩、道德水平、职业培训以及违规违法记录的内容纳入到单位的人事档案中，并合理地应用考核手段，把个人的工作业绩以及工作的态度记录下来，并对这些记录内容进行定量考核，从而有效突显出某个个人的绩效，显著发挥人事档案本身的积极作用。与此同时，还需要相关工作者在实际的操作过程中充分考虑考核信息的辨识度以及客观性，进而有效提升考核结构的公平公正性。

2.3 强化关于档案储存的基础设施建设，保障必要物品的有效供给

针对人事档案管理工作中对于档案储存条件较差的问题，需要相关人员着手采取措施进行解决，有效强化关于基础设施的建设力度，同时在单位内部设立专门用于档案储存的档案室，并依據档案安全保管的相关条例，为档案室配备必要的防护装备，确保单位的人事档案能够得到妥善地保管。

2.4 充分应用现代化的管理手段

要想实现人事档案管理工作中的现代化管理，必须要有现代化的科学技术手段作为其支撑。对此，人事档案管理一定不能固步自封，还是应当做到与时俱进，不断开发引用新的方法，认真分析人事档案管理工作人员所提出的问题，进一步加大对人事档案管理工作的投入力度，实现对人事档案的动态化管理。基于此基础，相关工作者还可以建立建成人事档案信息查询系统，值得注意的是，信息查询系统必须设定相应的访问权限，仅将权限开放给相关部门或个人，这样就可以应用网络平台的力量，查阅相关人事档案信息，从而实现在固定的范围内，形成合理的人事档案信息公开化[4]。通过人事档案信息查询系统的建立，能够有效帮助人事档案管理人员从复杂的收集、保管、以及检索等工作中j解脱出来，还能进一步提升其工作效率，从而为单位的人事工作提供更加优质的服务，

3 结语

总而言之，要想从根本上强化单位的人事档案管理工作，就需要对传统的人事档案管理工作进行创新，促使档案管理从以往的封闭型转变为开放型，从实体化的档案管理转变为虚实结合的档案管理。并针对当前人事档案管理工作所存在的问题，提出相关策略。具体而言就需要相关单位强化人事档案管理人员的设置、建立健全与落实人事档案管理工作相配套的制度、强化关于档案储存的基础设施建设以及充分应用现代化的管理手段，从而帮助其人事档案管理工作的开展更加适应信息化时代的要求，推动单位人事档案管理工作的信息化与现代化进程，保障人事档案管理工作能够得到有效开展。

参考文献

[1]鲁明香.浅谈加强人事档案管理工作的思考[J].劳动保障世界，2017（7）：61-61.

[2]麦利斯.浅谈如何搞好人事档案管理工作[J].档案与社会，2017（5）：35-36.

[3]周健媛.浅析新形势下如何加强人事档案管理工作[J].科研，2016（12）：00248-00248.

[4]王芳.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技与企业，2016（9）：29-29.