探究事业单位档案管理实施“件”归档

马闯

摘 要：近年来，随着我国事业单位改革的不断深入推进，事业单位在发展过程中也获得了更为广阔的空间。为了充分确保事业单位能够获得合理有序的运行，做好档案管理工作是关键。本文就针对事业单位档案管理实施“件”归档的方式进行了简要的探讨分析，希望可以为事业单位的更好更优发展提供一份基础的理论保障。

关键词：事业单位；档案管理；归档方式

1 引言

事业单位运行过程中所产生的文件资料在由工作人员进行采集后，会统一送往档案室，然后交由相应的档案管理人员进行整理归档。细致对于文件与档案的区别进行研究，我们可以发现两者最大的不同就在于文件资料中只涉及单一的文件数据，而档案管理则是由经过系统整理的文件资料形成的。对事业档案实施以“件”为单位归档，不仅打破了传统的档案管理分类方法，也为档案管理工作的开展开辟了更为广阔的空间。随着《归档文件整理规则》的颁布，归档文件整理的步骤得到了明显的简化。下面我们就结合当前事业单位档案管理工作的具体形式，深入对于事业单位档案已建为单位进行归档的方法进行探讨，从而充分发挥档案管理工作的实际效果。

2 事业单位档案管理实施“件”归档的优势性分析

传统的档案管理模式不仅工作量较大，而且涉及内容较为复杂，为了有效提升档案管理工作的开展效率，在事业单位档案管理工作的过程中，实施“件”归档的方案是十分重要也是十分必要的。具體来说，其优势性包括以下几点：

1）实施“件”归档的方案可以充分适应计算机档案管理的需求。随着事业单位现代化水平的逐步提升，计算机技术的应用范围也越来越广泛。在传统的档案管理工作中，主要采用的是案卷级黑尾文件及手工检索的方式来实现档案的分类管理。此种方式最大的缺陷就在于所需要录入的数据量较多，检索的速度较慢，很难满足事业单位高速运作的要求。尽管目前在许多事业单位当中已经将计算机技术作为辅助性的事业单位档案管理方式，但由于受到相应管理软件的限制，仍然难以充分发挥其实际作用。实施“件”归档的方案有利于事业单位档案工作的计算机管理，更能促进事业单位档案信息化管理工作的实现。

2）实施“件”归档的方案可以有效缓解档案管理人员的工作强度。事业单位发展的主要目的就是提升经济收益，在这样的的情况下，档案管理人员身兼数职、工作量较大的问题始终存在，实施“件”归档的方案可以将繁复的档案管理工作转为细小的部分，有效缓解了档案管理人员工作强度较大的问题。

3）实施“件”归档的方案强化了档案的保密性。在传统的档案管理模式下，一份案卷由多个分部分的文件数据组成，当需要进行调取利用时，档案部门需要交付整卷文件，这在无形之中增加了档案泄密问题出现的几率。实施“件”归档的方案，则可以从根本上避免此类问题的出现。

4）实施“件”归档的方案便于档案的复制存储。当需要对于事业单位的档案内容进行调取利用时，很多时候，所需的仅仅是单份的文件。当需要对于所需文件进行扫描及复印时，就需要将整本的案卷拆分开来。拆卷、取卷、再重新装钉，不仅增加了档案管理人员的工作量，同时也容易对于档案原件造成损坏。实施“件”归档的方案，不仅有效节约了人力物力，同时也更加便于复印、携带。

3 事业单位档案管理实施“件”归档的具体方法分析

3.1 随办随归

事业单位档案管理实施“件”归档的档案管理方法从本质上来看就是将大份的案卷拆分为细小的文件，但档案管理工作不同于文件管理，我们在要求开展档案管理工作时随办随归，并非只是单纯的要求再形成一份文件之后及时进行归档，还应当确保此份文件已经通过了归档程序。对于一些较为小型的事业单位，所涉及到的档案数量较少，在日常开展整理工作时，必须要求档案管理人员做到随办随归。对于一些涉及较多文件的事业单位，我们在要求他们做到随办随归的前提之下，还要求其档案管理部门能够增加接收归档档案的次数。

3.2 归档鉴定

根据相应的档案管理工作规范要求，事业单位的档案管理部门在收录、分类、管理档案之前，应当对于档案的保存价值进行鉴别。首先，应当明确档案价值的鉴定标准，例如档案的真实性、档案文件的规范性等。其次，应当对于事业单位归档文件的范围进行合理的界定，从根本上避免将无关文件作为有效档案进行管理的问题的出现。

3.3 分类方法

《归档文件整理规则》的颁布拓展了更多种类的档案归档方法。在选取归档方法时，应当充分结合事业单位当前的实际情况，充分结合事业单位档案管理工作开展过程中人工管理以及计算机管理配合使用的特点，对于党群工作、行政管理、生产技术以及经手管理等多个部分进行细致的分类。

3.4 设置档号

事业单位档案管理实施“件”归档的方式，档案的管理方法发生了变化，随之而来的原有的账号也会发生一定的变化。为此，我们需要重新设置档号，档号内容应当包括分类号、入档时间、保管期限、档案件号等。

3.5 其他内容

在实施“件”归档的文件管理方式之后，对于原有的档案管理模式造成了一定的影响，事业单位。在进行档案盒的排列时，仍然可以沿用原有的档案排列方法，只需要在对于归档文件进行排列、编目、装盒时遵循《归档文件整理规则》中的文件整理要求即可。

4 总结

综上所述，对事业档案实施以“件”为单位的归档，开辟了档案管理工作的新途径。因此，必须突破传统档案管理模式和方法的局限性，以发展的眼光看待此类管理方法。但就目前情况来看，以“件”为单位的归档方式在我国事业单位中应用的时间较短，许多方面的内容仍然不够完善，在未来的发展过程中，我们仍然需要对于事业单位档案管理工作的开展进行更为深入的研究，积极发现在这一过程中存在的问题，有效推进事业单位档案管理工作的良性发展。

参考文献

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