教育档案管理存在的问题及解决措施

马宇维

摘 要：教育档案是高等教育工作中十分关键的构成部分，其是学生在受教育阶段的学习表现记录，通过档案能够发现每个学生在校园内的整体表现。所以，妥善管理教育档案资料是十分重要的。基于此，文章通过分析教育管理中常见的不足，详细阐述了加强教育档案管理的有效策略。

关键词：教育档案；问题；管理策略

随着时代的发展及经济的增长，人民的生活质量有了明显提升，开始将更多的精力投放于教育方面，教育工作在国内占据着重要的地位。而教育档案是记载学生在学校里的学习过程，调查教育档案就能够了解所有学生在校的学习表现，因此，教育档案工作对学生的成长十分关键，在国家教育工作发展过程具有显著意义。

1 教育档案管理中常见的不足

1.1 管理系统不健全

计算机技术快速发展的背景下，各式各样的系统纷纷涌现，如有需要，与之有关的信息平台就能够迅速被提出并得到适应，但在使用相关系统时，也出现了更好更完善的系统，这对教育档案工作而言，相关系统得到更新，亦或者在接受再教育时，因为所采取的教育档案管理平台不同，可能导致原始档案丢失，或是因为原始档案记录不完整而引起诸多麻烦。

1.2 档案收集与录入者的专业素养层次不齐

档案收集是一项技术性、系统性很强的任务，因为档案收集者的专业素质差异，录入结果也会存在明显区别。例如，在部分学校的教育档案工作中，学校无专业的档案收集与录入部门，学生登录相关档案收集平台自己记录个人基本情况与教育信息时，因为不知道该方面技术，极易导致信息记录错误或是信息填写不完整。而且，就算是专业的档案录入者也并未了解到专业精髓，掌握其中的精华，针对档案收集与录入，工作人员的认识只是停留于单一的打字输入方面，并未将计算机技术真正用于档案管理中。由于教育档案工作有一定的连续性，但因为教育信息的转接与档案收集者的调换，极易造成档案丢失或是档案录入不完整。

1.3 管理模式较为陈旧

目前，许多学校还未认识到信息化管理教育信息的重要意义，所采取的信息管理模式比较陈旧，有的学校甚至是将档案锁在柜子里，没有合理分类与整理各种档案信息，也未采取必要的保密措施，造成教育档案常常出现丢失情况。随着高新科技的发展，各种电子信息设备被用于社会各界中，若不将教育信息管理与电子信息系统相融合，充分借助信息化具有的优势，则会阻碍教育档案管理的正常开展，制约学校的更好发展。

1.4 对档案信息管理系统的建设不够重视

信息化系统为各项工作的顺利开展带来了方便，其在教育档案管理过程起到了无法取代的作用。因为档案信息管理系统建设在教育事业中的使用时间很短，所以很多工作者对该项工作的重要意义认识不全。再加之教育档案工作在学校各种管理业务中占有的比例很小，学校管理者没有从根本上注重该项工作，从而造成教育资金配置不全面、信息系统建设不健全等诸多问题的产生，对教育档案信息管理系统建设的顺利开展产生较大阻碍。

1.5 管理过程的安全系数较低

档案管理的信息化环节通常会借助网络和学校和教育部门进行沟通或是信息传递，传递的信息可能涉及大量机密内容，这些机密内容要获得全面保护。但许多学校或是教育部门在档案管理的信息化阶段未注意该方面问题，造成信息在传递时无法保证安全性。如果信息在传递时被盗取，就会极大影响到国家以及教育机构的又好又快发展。

2 加强教育档案管理的策略

2.1 优化教育档案管理体制

对于教育档案管理来说，若要提高管理效率，就必须优化档案管理体制。第一，全面修正档案查阅机制。学校内学生档案有较高的保密性，一般学生的基本信息不能够随便借阅，若要查阅某个学生的档案，一定要有领导者的批准信，通过相关人员的核实，才可以翻看。在查阅时，必须严格规定不得在档案上出现印记，也不能外带和复制档案内容，更不得向别人任意泄露其中的内容。第二，学生毕业后的档案转移也非常关键，管理一定要清楚转移事项。由于学生群体的身份非常特殊，毕业时学生的档案转移也较为分散，并且，在转移时会出现许多突发情况，稍不留意就会引起丢失错乱问题，因此，学校要对学生的档案信息做好备份，防止产生上述事件。第三，教育档案传递机制。当前，许多学校安排专业人士负责档案传递工作，在档案传递以前要采取密封措施，同学在毕业后领毕业证书时就能够拿走自身的档案，直接交给所处单位的档案保管部门。

2.2 组建专业的管理人才队伍

若想做好教育档案工作，就一定要具备一支高素质的档案管理队伍。并且所有管理者都清楚自己的责任与义务，尽量在完成本职工作的基础上，帮助他人做好管理工作，进而保证教育档案管理任务的高效性。唯有如此，方可实现教育档案管理的可持续发展[1]。另外，学校能够定期组织教育培训活动，使档案管理者能够与时俱进，进一步提升自己的专业水平，进而推动国家整个教育档案管理工作的进步。而且，对相关工作人员组织专业化、规范化的培训，也应当重视对他们只是结构的全面更新，让工作人员的理论知识和时代的发展相符合，保证管理规范化、科学化，令档案管理更为合理。

2.3 改进管理模式

不断创新与改进管理模式，实现教育信息管理形式的信息化与现代化。伴随科学技术的发展，各种信息设施逐渐深入人们的生活及工作中，传统的档案管理形式已很难跟上时代的需要，很难迎合人们对高效率的要求，因此，教育档案管理者在实际工作中，要努力学习新知识，将档案管理工作和现代科学技术相融合，提升教育档案工作效率[2]。唯有如此，方可促进教育档案管理工作信息化建设，提升管理的效率，实现学生稳定发展，使国内教育工作迈向长远发展之路。

2.4 增强对档案信息管理系统建设工作的认识

对档案管理的重要意义有个准确认识，这是确保教育档案信息管理系统建设工作顺利进行的前提条件。第一，教育管理中心要强化对学校各项档案管理资料的集中管理，让管理者提升对该项工作的认识，给教育档案信息管理系统建设的进行打好基础；第二，科学配置教育经费，采购先进的机器设施，为档案信息管理系统建设做好准备工作；第三，优化教育档案管理机制，综合管理各所学校的教育档案。

2.5 提高管理内容的安全指标

一方面，在教育资料管理信息系统建设环节，相关工作者要了解到管理内容的安全性，在传递信息时进一步提高信息的安全性与保密性[3]。另一方面，实时监督与管理网络安全程度，确保教育档案工作信息化发展的安全性。另外，教育部门在传送保密信息时应当谨慎，保障教育部门中局域网和外部网络分离，避免信息泄露问题的出现。

3 结束语

总之，随着信息化技术的不断进步，计算机系统的逐渐完善，教育档案信息的保管也开始趋向信息化，而教育档案工作直接关系着国家教育事業的长远发展，因此，需要教育部门重视对教育档案工作的监督，提高教育档案管理者的专业素养，妥善处理传统纸质型教育档案与电子档案之间的联系，做好由传统纸质型教育档案保管至电子档案的改变，实现档案资料的信息化保管，对国家教育工作的发展起到了推动作用。

参考文献

[1]赵梓妍.浅谈教育档案管理存在的问题及解决措施[J].办公室业务，2017（08）：116.

[2]姜海龙.探析教育档案管理存在的问题及解决措施[J].时代农机，2016，43（12）：126+128.

[3]刘群.教育档案管理存在的问题及解决措施[J].西部素质教育，2016，2（13）：28.