谈新形势下如何加强中专学校基建图纸档案管理

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(广州市市政职业学校)

近些年，随着我国中专学校教学规模的持续扩大、学生人数不断增加，学校为了改善教学条件、优化办学质量，给予了基本建设以高度重视。尤其是面临着搬迁合并的一些学校，对基建档案管理提出了严格要求，图纸档案作为基建档案的重要组成部分，其管理质量和水平，与中专学校的未来发展和教学质量具有密切关系。在此背景下，针对如何加强中专学校基建图纸档案管理进行分析，对实现学校的稳定以及可持续发展具有积极意义。

一、对基建图纸档案加强管理的积极意义

基建档案主要是指在学校开展建设中所产生的材料文件，其主要以文字、图纸和表格等形式呈现，其中包括了竣工验收文件、工程施工材料、文字记录以及建设图纸等技术性资料，其具有较强的利用价值和保存价值，体现基建项目从立项到完工的整个过程。图纸档案具有价值性、原始性、信息性、专业性、现实性以及成套性等特点，加强图纸档案管理可以为学校未来的改造和扩建提供支撑，为处理产权问题提供重要依据。

二、当前在图纸档案管理中存在的几点问题

首先，在档案收集中存在内容不完整的问题，图纸档案存在缺陷，或者相应文字说明不完整，为图纸档案归档造成了一定的困难；其次，图纸档案保管不合理，很多管理人员由于缺乏专业知识，在图纸保管中存在不合理的情况，没有结合图纸档案的特点选择科学的保管方式，导致图纸在保管和使用中出现损坏，降低其应用价值；最后，缺乏管理意识，中专学校的领导和工作人员对图纸档案管理普遍缺乏认识，导致其工作缺乏硬件支撑，工作人员的专业能力和综合素质有待提高。

三、优化中专学校基建图纸档案管理的相关途径分析

1.按照规定收集图纸

新形势下，中专学校需要按照国家既定的档案法规制度，加强图纸档案的收集工作，学校需要制定科学的图纸档案保存和管理制度，真正实现图纸档案依法收集、依法管理。图纸档案主要包括以下内容：第一，校园土地证、房产证、总平面图和总规划图；第二，学校地下电缆、电路布置以及供排水线路图、燃气管道、隐蔽工程以及供暖管道分布图；第三，单项工程的批准、批复和请示的图纸会审纪要、设计图纸、工程概算以及设计任务书，基建工程施工中的地震勘测、水文以及地质文件等；第四，施工技术规范、工程更改通知、重大施工事故处理报告以及调查结果、隐蔽工程质量、职工质量记录、施工记录、施工预算以及施工合同；第五，项目质量鉴定书、水电预决算、附属工程质量记录、工程预决算、道路竣工图、下水管道分布图、暖气管道分布图、水电线路图、建筑结构图、验收报告以及竣工说明书；第六，房屋维修、扩建、改建以及加固文件材料和结构图纸、下水管道、水电线路的竣工图纸和更改图纸；第七，土地征用报告、互换割让、土地借用、地界划分、拆迁协议、以及用地批文等文件。

2.做好图纸移交手续

为了实现基建图纸档案的规范化管理，中专学校在开展基建图纸档案管理中，需要加强与使用单位和审核单位的联系，并且将图纸准确及时地提供给相关单位，防止由于基建图纸而导致项目工程出现质量问题、经济纠纷以及进度延迟。同时，中专学校还要制定科学的图纸档案移交标准。首先，中专学校需要按照政府部门的要求以及办事流程做好移交手续，管理人员要与设计单位和施工单位做好沟通联系，及时到设计单位收集图纸档案；其次，管理人员需要将收集的图纸及时提供给监理企业、施工单位以及学校，保证各项工程的有序开展，做好图纸档案的归档和管理工作；其次，在工程竣工使用后，需要对收集的图纸档案进行系统性整理，并且将其移交给档案保管室，按照移交目录接受和管理，移交双方需要在移交单上签字盖上。

3.做好图纸保管工作

由于图纸档案与普通档案资料存在较大差异，在图纸保管中需要严把质量关，制定图纸保管的纸张质量、归档要求、编制方法和编制规范，并且将标准通知给施工单位，进而促使施工单位按照归档要求生成图纸，解决图纸档案保管中存在的问题。如果图纸不符合要求、不完整以及不准确，工作人员不能验收。图纸档案制作材料相对特殊，其保管难度也较大，当前较为常用的保管方式是：(1)折叠保管，图纸档案的图幅不一、纸张特殊，在图纸档案归档中，工作人员需要将其折叠好，并且保存在指定的卷宗中，该保管方式的优势为方便美观，但是其也存在诸多缺陷，例如经过折叠后的图纸如果使用频繁，其折叠的地方容易出现墨迹脱落，纸张容易出现不同程度的破损，导致图纸的实用功能受损，如果图纸损毁严重，甚至无法正常使用；(2)摊开平放，将图纸档案完全展开后，按照顺序在多层抽屉档案盒中存放，该保管方式的优势为可以确保图纸不受到损坏，取放较为便利，但是所需空间较大；(3)卷起保管，其将图纸档案卷成圆筒形，然后使用绳子将其捆好，该方式主要适用于卷幅较大的图纸档案，但是其也存在弊端，例如每次使用图纸档案都需要卷起、打开，不仅降低工作效率，图纸在反复的使用中也会造成磨损，不利于图纸的长久利用。

4.优化图纸管理意识

图纸档案是基建档案管理的关键组成部分，无论是中专学校领导和管理人员，都需要优化自身的图纸管理意识，给予其工作以高度重视。首先，中专学校需要加大管理力度，针对图纸档案管理的工作特点，对管理环境进行优化，为各项管理工作的有序开展创设安全而优质的环境，提升图纸管理效率；其次，中专学校需要对相关工作人员开展业务指导，保证其熟悉和掌握图纸档案的属性和管理特点，并且在工作中可以灵活运用保管方式，结合图纸档案的类型、纸张材料和幅面大小选择适当的保管方式；最后，要积极应用信息技术，将其应用于管理中，切实提升图纸档案的保管质量和管理效率。

四、结语

总而言之，随着我国教育事业的蓬勃发展，中专教育逐渐受到更多公众的认可和重视，在中专学校的发展中，基建档案的作用和重要性日益突出，图纸作为基建档案的关键组成部分，其是中专学校处理纠纷、扩建、改造以及维修的重要依据，学校领导和工作人员需要树立正确的管理意识，实现图纸档案管理趋于科学化、规范化、制度化以及数字化方向发展，推动中专学校的可持续发展。