事业单位档案管理信息化建设存在的问题与对策

黎顺英

摘 要：近些年来，随着经济的发展和计算机技术的出现，社会各行业都积极的引进了计算机技术，朝着科学化、信息化、现代化方向发展。具体到事业单位的档案管理，其相应的信息化建设工作也已经逐步开展。而本文就从事业单位档案管理信息化建设内涵与意义出发，全面分析了现阶段我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，并提出了事业单位档案管理信息化建设的科学对策，旨在为推动我国事業单位档案管理的信息化建设步伐提供一些参考性意见。

关键词：档案管理信息化建设；内涵；意义；问题；科学对策

随着时代的发展，我国事业单位的档案管理内容与档案管理要求较之前都发生了较大的变化。如何有效的应对这种变化，并逐步提高事业单位的档案管理质量目前已经成为许多事业单位档案管理人员共同关注的问题之一。而积极的引进现代计算机技术，大力开展事业单位档案管理工作的信息化建设，则能够明显降低事业单位在档案管理方面的人力、物力成本，有效的提高事业单位的档案管理效率与管理质量，更好地满足事业单位档案管理的实际需要。

1 事业单位档案管理信息化建设的内涵与重大意义

通常事业单位的档案管理信息化建设主要是指将现代计算机信息技术全面应用到国家事业单位的档案收集、整理、开发、利用工作中。相较于传统的人工收集、整理档案资料模式，这种先进的电子化档案管理模式既方便又快捷，一方面，它能够以电子数据代替纸质档案，有效的减少事业单位所需的档案管理人员数量与纸质载体，这样事业单位在档案管理方面所需的人力与物力成本就大大减少，事业单位的档案管理成本也因此降低。另一方面，它可以显著提高事业单位档案管理工作的效率，减少事业单位档案管理的人为失误，有效优化与提升事业单位档案管理的质量。此外，大力进行档案管理信息化建设也是事业单位档案管理工作积极与时代发展接轨，充分融入时代发展环境的一种重要体现[1]。

2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 事业单位普遍缺乏对档案管理信息化建设工作的重视

相较于发达国家，计算机技术在我国的起步较晚，而同企业单位相比，很多事业单位的档案管理本身又较为闭塞与滞后，这就导致许多的事业单位领导与相关的档案管理人员不重视档案管理信息化建设工作的开展，很多人片面的认为档案管理信息化建设就改变档案资料保存的载体，将纸质的档案输入现代计算机，使其成为电子化数据即可，没有多少技术含量。很显然，这种认识是错误的，同时这种错误的认识也无形中缩小了档案管理工作的内容，极大地阻碍了事业单位档案管理信息化建设工作的顺利开展。

2.2 缺乏健全完善的档案管理信息化建设规划

事业单位的档案管理信息化建设本身是一项复杂繁琐的技术性工作，所以其必须在一套成熟的信息化建设规划指导下，才能有条不紊地顺利展开各项工作。但是当前我国许多事业单位在进行档案管理信息化建设工作时，都没有提前制定好相关的档案管理信息化建设规划，这样就使得整个档案管理信息化建设工作开展得较为混乱，缺乏全局性，有时各项工作之间甚至彼此制约、相互矛盾，最终显著降低了事业单位档案管理信息化建设的质量[2]。

2.3 缺少足够的档案信息化建设资金

基于多方面的原因，档案管理工作本身在事业单位就不受重视，很多事业单位领导与工作人员认为其是一项辅助性工作，可有可无。这样就使得事业单位在档案管理方面的资金投入较低。没有足够的资金，档案管理部门就很难配置档案管理信息化建设所需的相关硬件设备，也不无力购买配套的档案管理软件。以致目前我国许多事业单位的档案管理软硬件设备都较为落后，整个单位的档案管理信息化建设进程几乎停步。

2.4 信息孤岛现象严重

事业单位档案管理信息化建设工作的目的之一就是实现档案信息的充分利用。但是目前我国很多事业单位由于受种计算机系统与信息处理系统不兼容、数据转化困难等因素的影响，很多的档案数据信息难以被共享，经常出现各种形式的“信息孤岛”现象，这样就直接降低了事业单位档案信息的有效利用率，非常不利于事业单位档案管理信息化建设工作的发展。

3 事业单位档案管理管理信息化建设的有效对策

3.1 制定科学合理的事业单位档案管理信息化建设纲要

因为事业单位档案管理信息化建设本身是一项复杂繁琐的艰巨性工作，其开展过程中所涉及的范围较广，资料内容也较多，所以事业单位应该从本单位的档案管理实际状况出发，综合考虑各方面的相关因素，制定一个科学合理的档案管理信息化建设大纲，并依据该大纲逐层有次序地展开相关工作，如此才能确保整个档案管理信息化建设工作的良性发展。

3.2 进一步增加对事业单位档案管理信息化建设的资金投入

事业单位要进行档案信息化建设，就必须完成以下三项基本工作，第一，购买先进的计算机设备和诸如打印机、扫描仪等其它的信息化辅助设备。第二，购买相关的档案管理信息软件，并聘请专业的信息化技术人员构建一个与单位档案管理实际状况相符的个性化信息化管理系统。第三，为相关的计算机设备安装正规的杀毒软件与安全防卫软件，以确保事业单位档案信息不被网络黑客盗取与破坏。而这三项工作的进行都不离开强大的资金支持。基于现阶段我国许多事业单位在档案管理信息化建设方面资金投入不足的实情，未来事业单位更应该进一步增加在档案管理信息化建设方面的资金投入，以有效确保整个档案管理信息化建设工作的正常进行[3]。

3.3 努力消除“信息孤岛”现象

当前事业单位档案管理中“信息孤岛”现象的产生，极大地限制了事业单位相关档案信息的共享与有效利用，也无形中降低了档案信息化建设的作用。这就要求相关事业单位不断优化本单位的计算机系统、相关的办公软件系统与其它信息处理系统，必要时聘请专业的计算机技术人员深入探索“信息孤岛现象”产生的原因，最大化消除“信息孤岛”现象。唯有如此才能有效提高事业单位档案管理信息化建设的质量，充分实现其档案信息资料的有效共享与充分利用，真正发挥出事业单位档案管理的实际应用价值，使其更好地为事业单位与社会服务。

3.4 组建一支高素质的档案管理信息化建设队伍

事业单位档案信息化建设是一项技术性高、专业性强的工作，其对相关工作人员的档案管理专业素养与计算机操作技能要求都十分高。为确保整个档案管理信息化建设工作的顺利开展。相关的事业单位要提早创建一支高素质的档案管理信息化建设队伍。一方面，对于在职的档案管理人员要进行定期的计算机专业知识培训与电子档案制作培训，以进一步强化他们的计算机操作技能与电子档案制作技能。另一方面，事业单位要积极引进高素质的计算机技术人才，由他们来负责整个单位的档案管理信息系统创建与补充工作，这样可以提高事业单位档案管理信息化建设的科学性和专业性。

4 结语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设既有利于减少事业单位的人力、物力成本支出，降低其档案管理成本，又利于提高事业单位档案管理的质量与效率。基于目前我国许多事业单位在档案管理信息化建设中都存在着对档案管理信息化建设的重视程度有限、档案管理信息化建设投入资金不足等问题。所以未来我国的相关事业单位要通过加大资金投入、提高相关工作人员的专业素养等有效对策，进一步提高我国事业单位档案管理信息化建设的质量，有效加快事业单位档案管理信息化建设的步伐，使其更好地辅助事业单位其它工作的开展。

参考文献

[1]董学佳.论新时期事业单位档案管理与创新[J].卷宗，2018，（5）：1.

[2]徐龙.事业单位档案管理的创新思路分析与研究[J].卷宗，2018，（18）：2.

[3]王艳平.信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨[J].南风，2016，（26）：140.