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刍议档案信息化在档案保护工作中的应用

2019-01-28王雅静鲁永南

卷宗 2019年2期
关键词:档案信息化应用

王雅静 鲁永南

摘 要:信息化技术的飞速发展,使档案管理信息化得到了进一步发展。在档案信息化建设的过程中,会受到多种因素而影响到档案保护工作,进而影响到档案管理工作质量。对此,本文主要对档案信息化在档案保护工作中的应用进行具体分析。

关键词:档案信息化;档案保护工作;应用

档案信息化主要是在档案管理工作中全面应用现代化信息技术,实现对档案信息资源进行科学、合理的管理和处置,不断提高档案服务水平,从而推动档案管理向着现代化方向发展,在社会经济飞速发展中,不仅要加大档案信息化建设,更要保证档案信息管理的安全性、可靠性,从而提升档案的整体服务质量。

1 档案保护工作现状分析

档案保护工作应结合档案发展的实际情况,做好相关的保护措施。在信息技术飞速发展中,虽然为档案信息化建设和发展提供了更多的发展契机,但同时也存在一定的挑战,尤其是档案信息的安全性备受关注[1]。而在现阶段档案保护工作的调查中发现,由于受到人为因素、环境因素等方面的影响,使得档案保护工作不够全面,例如,对网络安全管控不合理、对纸质档案、信息档案存储管理保护工作不到位等,从而导致档案保护工作漏洞百出。

2 档案信息化在档案保护工作中的应用

2.1 加强档案信息化管理体系的建设

在信息技术飞速发展下,档案管理也逐渐趋于信息化,虽然信息化技术的应用为提升档案管理工作效率起到了一定的帮助[2]。但同时在信息技术发展下也会给档案保护工作带来一定的挑战。例如,在档案保护工作中,可能因信息化管理体系的不健全,进而影响到档案保护工作效率。因此,应充分运用信息技术的优势,加强档案信息化管理体系的建设,保证档案保护工作的顺利进行,进而加强档案保护工作效率。在档案信息化建设的过程中,应明确岗位职责、确定档案保护目标等,并将其落实到实处,使得档案管理人员积极投入到档案保护工作中,进一步保证档案保护工作效率。另外,在建设档案信息化管理体系中应结合企业发展的情况,充分体现出制度文化与硬性纪律的相互协调,同时应保证档案保护工作的规范化、人性化,不断推进档案信息化管理体系的建设。

2.2 发挥档案信息化服务能力提升档案保护效率

通过以上的分析了解到,在当前档案保护工作中,由于受到多种因素的影响,会导致档案保护工作问题频发,很多档案信息出现丢失、破坏等现象,不利于档案信息保护工作的顺利实施[3]。因此,为了提升档案信息化在档案保护工作中的应用效果,应全面提升档案信息化的公共服务能力,从而达到档案保护的目的。首先,应确保档案信息数据的安全性,档案信息关乎到很多重要的信息,更有着一些机密信息,一旦泄漏、丢失或被篡改等,都会影响到档案信息的真实性、全面性,进而影响到档案信息的安全性、全面性、可靠性。因此,应正视檔案保护工作,并严格按照档案信息系统安全工作的要求,不断引入先进的信息技术,并通过档案信息技术实现档案信息化管理,进而保证档案信息管理的有效性。例如,数字档案管理系统、档案目录管理系统、档案利用服务系统、档案数字化加工系统、档案办公系统、档案网站系统等方面的应用,将信息化技术的优势和作用充分发挥出来,进而保证档案保护工作的有效进行。其次,应加强档案信息化建设指导。档案信息化在档案保护工作中应用,应保证信息化技术应用的合理性、有效性,才能将档案信息化的服务功能充分体现出来。而为了达到这样的一个目标,应通过有效的档案信息化指导,例如,针对档案管理部门以及人员展开全面的指导工作,建立较为完善的信息化指导体系,为档案保护工作的顺利实施提供一定的保障。再次,应完善档案资源网站建设,需要结合档案保护管理工作的实际情况完善档案利用服务体系、建设档案资源网站等相关体系,并将其严格落实到实处,将其服务能力充分发挥出来,实现对档案信息的检索,同时也能够实现信息公开、网上办事的功能,不仅保证档案保护工作质量,更有利于推定档案信息化的发展。

2.3 健全档案信息化工作网络安全风险预控体系

在档案信息化发展中,受到多方面因素的影响,虽然档案信息化水平不断提升,但同时档案信息化工作也有着一定的安全隐患,再加上档案保护工作方面的不足,也会给档案信息方面带来一定的风险,为此,应健全档案信息化工作网络安全风险预控体系,从而保证档案保护工作的顺利实施[4]。首先,应积极创建档案信息化发展环境,并保证环境的安全性,也为档案保护工作提供可靠的保障,例如,可以通过多种电力档案信息设备以及技术的应用,不仅要做好档案信息资源的收集、整理、存储、利用等,同时应通过应用加密技术、签署技术、防火墙技术、身份验证技术等先进的信息技术,进一步保证档案保护工作的可靠性,避免在档案信息保存的过程中被黑客、病毒所影响。另外,应保证档案信息资源的真实性、原始性,这则不仅需要安全技术的应用,更需要将现代化信息技术的作用和优势充分发挥出来,才能达到这一目标,同时在先进技术的影响下,也能够提高档案信息管理的可靠性、便捷性。

其次,应加强档案信息安全意识。档案信息化在档案保护工作中的应用,要具备较强的档案信息安全意识,才能保证档案收集、整理、存放、使用的安全性。例如,在档案信息化技术应用的过程中,可以通过建立档案信息资源共享的方式,不仅为使用者提供优质、安全的档案信息服务,进而保证档案保护工作的水平[5]。另外,作为一名合格的档案信息管理人员,应全面提升档案管理人员的保密意识、安全意识等,将档案信息化服务的作用充分发挥出来。由于现阶段档案信息资源收集的过程中,存在很多物理文件和电子文件,这些档案文件的保存应为其营造一个良好的安全环境,例如,保存环境的温度、湿度等,同时针对一些档案电子信息文件来说,应通过对网络安全的控制,保证档案信息的安全性,进而保证档案保护工作的安全性、可靠性。

3 总结

综上所述,在信息技术飞速发展中,档案信息化建设也在不断进行着,与此同时档案保护工作也成为档案信息管理的重要组成部分。在本文的研究中,主要对档案保护工作的几方面现状进行分析,同时也针对档案信息化在档案保护工作中的应用展开全面的分析,希望能够为档案保护工作提供一定的帮助。

参考文献

[1]姚仁彬.档案信息化在档案保护工作中的应用[J].报刊荟萃,2018(09):126.

[2]刘华,魏颂杰.云计算技术在档案信息化工作中的应用[J].山东档案,2015(06):31-32.

[3]刘华.云计算技术在档案信息化工作中的应用[A].新常态下的档案工作新思维[C].国家档案局档案科学技术研究所,2015:5.

[4]邱银卿,王美玉,袁慧洁,张友华.企业档案信息化管理在档案工作中的应用[J].上海船舶运输科学研究所学报,2012,35(01):88-90.

[5]杨永和.多媒体局域网络技术在档案信息化工作中的应用[J].中国档案,2000(08):36-37.

作者简介

王雅静(1986-),女,汉族,云南保山,本科,研究方向:档案管理。

鲁永南(1987-),男,彝族,云南大理,本科,研究方向:档案管理。

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