刍议档案信息化在档案保护工作中的应用

王雅静 鲁永南

摘 要：信息化技术的飞速发展，使档案管理信息化得到了进一步发展。在档案信息化建设的过程中，会受到多种因素而影响到档案保护工作，进而影响到档案管理工作质量。对此，本文主要对档案信息化在档案保护工作中的应用进行具体分析。

关键词：档案信息化；档案保护工作；应用

档案信息化主要是在档案管理工作中全面应用现代化信息技术，实现对档案信息资源进行科学、合理的管理和处置，不断提高档案服务水平，从而推动档案管理向着现代化方向发展，在社会经济飞速发展中，不仅要加大档案信息化建设，更要保证档案信息管理的安全性、可靠性，从而提升档案的整体服务质量。

1 档案保护工作现状分析

档案保护工作应结合档案发展的实际情况，做好相关的保护措施。在信息技术飞速发展中，虽然为档案信息化建设和发展提供了更多的发展契机，但同时也存在一定的挑战，尤其是档案信息的安全性备受关注[1]。而在现阶段档案保护工作的调查中发现，由于受到人为因素、环境因素等方面的影响，使得档案保护工作不够全面，例如，对网络安全管控不合理、对纸质档案、信息档案存储管理保护工作不到位等，从而导致档案保护工作漏洞百出。

2 档案信息化在档案保护工作中的应用

2.1 加强档案信息化管理体系的建设

在信息技术飞速发展下，档案管理也逐渐趋于信息化，虽然信息化技术的应用为提升档案管理工作效率起到了一定的帮助[2]。但同时在信息技术发展下也会给档案保护工作带来一定的挑战。例如，在档案保护工作中，可能因信息化管理体系的不健全，进而影响到档案保护工作效率。因此，应充分运用信息技术的优势，加强档案信息化管理体系的建设，保证档案保护工作的顺利进行，进而加强档案保护工作效率。在档案信息化建设的过程中，应明确岗位职责、确定档案保护目标等，并将其落实到实处，使得档案管理人员积极投入到档案保护工作中，进一步保证档案保护工作效率。另外，在建设档案信息化管理体系中应结合企业发展的情况，充分体现出制度文化与硬性纪律的相互协调，同时应保证档案保护工作的规范化、人性化，不断推进档案信息化管理体系的建设。

2.2 发挥档案信息化服务能力提升档案保护效率

通过以上的分析了解到，在当前档案保护工作中，由于受到多种因素的影响，会导致档案保护工作问题频发，很多档案信息出现丢失、破坏等现象，不利于档案信息保护工作的顺利实施[3]。因此，为了提升档案信息化在档案保护工作中的应用效果，应全面提升档案信息化的公共服务能力，从而达到档案保护的目的。首先，应确保档案信息数据的安全性，档案信息关乎到很多重要的信息，更有着一些机密信息，一旦泄漏、丢失或被篡改等，都会影响到档案信息的真实性、全面性，进而影响到档案信息的安全性、全面性、可靠性。因此，应正视檔案保护工作，并严格按照档案信息系统安全工作的要求，不断引入先进的信息技术，并通过档案信息技术实现档案信息化管理，进而保证档案信息管理的有效性。例如，数字档案管理系统、档案目录管理系统、档案利用服务系统、档案数字化加工系统、档案办公系统、档案网站系统等方面的应用，将信息化技术的优势和作用充分发挥出来，进而保证档案保护工作的有效进行。其次，应加强档案信息化建设指导。档案信息化在档案保护工作中应用，应保证信息化技术应用的合理性、有效性，才能将档案信息化的服务功能充分体现出来。而为了达到这样的一个目标，应通过有效的档案信息化指导，例如，针对档案管理部门以及人员展开全面的指导工作，建立较为完善的信息化指导体系，为档案保护工作的顺利实施提供一定的保障。再次，应完善档案资源网站建设，需要结合档案保护管理工作的实际情况完善档案利用服务体系、建设档案资源网站等相关体系，并将其严格落实到实处，将其服务能力充分发挥出来，实现对档案信息的检索，同时也能够实现信息公开、网上办事的功能，不仅保证档案保护工作质量，更有利于推定档案信息化的发展。

2.3 健全档案信息化工作网络安全风险预控体系

在档案信息化发展中，受到多方面因素的影响，虽然档案信息化水平不断提升，但同时档案信息化工作也有着一定的安全隐患，再加上档案保护工作方面的不足，也会给档案信息方面带来一定的风险，为此，应健全档案信息化工作网络安全风险预控体系，从而保证档案保护工作的顺利实施[4]。首先，应积极创建档案信息化发展环境，并保证环境的安全性，也为档案保护工作提供可靠的保障，例如，可以通过多种电力档案信息设备以及技术的应用，不仅要做好档案信息资源的收集、整理、存储、利用等，同时应通过应用加密技术、签署技术、防火墙技术、身份验证技术等先进的信息技术，进一步保证档案保护工作的可靠性，避免在档案信息保存的过程中被黑客、病毒所影响。另外，应保证档案信息资源的真实性、原始性，这则不仅需要安全技术的应用，更需要将现代化信息技术的作用和优势充分发挥出来，才能达到这一目标，同时在先进技术的影响下，也能够提高档案信息管理的可靠性、便捷性。

其次，应加强档案信息安全意识。档案信息化在档案保护工作中的应用，要具备较强的档案信息安全意识，才能保证档案收集、整理、存放、使用的安全性。例如，在档案信息化技术应用的过程中，可以通过建立档案信息资源共享的方式，不仅为使用者提供优质、安全的档案信息服务，进而保证档案保护工作的水平[5]。另外，作为一名合格的档案信息管理人员，应全面提升档案管理人员的保密意识、安全意识等，将档案信息化服务的作用充分发挥出来。由于现阶段档案信息资源收集的过程中，存在很多物理文件和电子文件，这些档案文件的保存应为其营造一个良好的安全环境，例如，保存环境的温度、湿度等，同时针对一些档案电子信息文件来说，应通过对网络安全的控制，保证档案信息的安全性，进而保证档案保护工作的安全性、可靠性。

3 总结

综上所述，在信息技术飞速发展中，档案信息化建设也在不断进行着，与此同时档案保护工作也成为档案信息管理的重要组成部分。在本文的研究中，主要对档案保护工作的几方面现状进行分析，同时也针对档案信息化在档案保护工作中的应用展开全面的分析，希望能够为档案保护工作提供一定的帮助。

参考文献

[1]姚仁彬.档案信息化在档案保护工作中的应用[J].报刊荟萃，2018（09）：126.

[2]刘华，魏颂杰.云计算技术在档案信息化工作中的应用[J].山东档案，2015（06）：31-32.

[3]刘华.云计算技术在档案信息化工作中的应用[A].新常态下的档案工作新思维[C].国家档案局档案科学技术研究所，2015：5.

[4]邱银卿，王美玉，袁慧洁，张友华.企业档案信息化管理在档案工作中的应用[J].上海船舶运输科学研究所学报，2012，35（01）：88-90.

[5]杨永和.多媒体局域网络技术在档案信息化工作中的应用[J].中国档案，2000（08）：36-37.

作者简介

王雅静（1986-），女，汉族，云南保山，本科，研究方向：档案管理。

鲁永南（1987-），男，彝族，云南大理，本科，研究方向：档案管理。