论企业费用申请报销流程的优化

卢 娟

（作者单位:浙江伟明环保股份有限公司）

不仅仅是领导眼中，甚至财务人员自己也会认为费用报销简单、琐碎、重复，远远不如预算、合并、报表等等听起来高大上，费用报销都是最基础的财务工作，不易引起重视。然而费用报销的工作量占会计核算工作量的百分之七十以上，对于企业而言，这也是是一项重要的工作。费用报销的过程不仅仅是财务部门的事情，涉及企业员工、分管领导、财务人员，如何把简单重复的工作流程进行设计，把费用报销的每一个环节进行分解放大，重新进行作业设计，大大节约相关人员工作量，这是本文予以探讨的。在一般的中小企业中，费用报销人员在事项完结后，根据所需报销的项目和金额填写一份费用报销单，并在一张白纸上把要报销的发票粘贴好。报销人员找分管领导签字、审批，然后把报销单交到财务部。会计拿到报销单后会审核费用报销项目是否合理、发票是否正规、金额是否准确、是否在预算范围内、审批流程是否完整。通过后，会计将费用报销单交给出纳付款，出纳付款后再将再将报销单交给会计做账。

传统的流程在日益智能化时代显得落后，浪费很多人力物力。一方面，报销单一般由部门领导、分管总经理两个流程签字，签字流程很麻烦，效率低下。特别找领导面签，不仅报销人员来回奔波麻烦，浪费时间，而且现在企业实现集团化经营，分公司、子公司很多，都设立在不同的城市，领导日程忙碌，难以实现面签。另一方面，每笔报销单都要提交到财务部审核，容易把财务部正常的工作安排打乱。

在现代化企业管理中，企业都实现了预算管理。笔者根据多年财务实际工作并参与企业报销制度的修订，在一笔费用要经过申请、报销两个环节的现代化管理中，总结出来优化后的流程，将会很大程度提高效率、减少出错。

一、费用申请环节，主管领导对费用的真实性和合理性把关

费用申请阶段应该包括借款和非借款两种。借款就是预支款，先借钱办事，在费用申请单上填上借款金额即可，借款费用申请单经过主管领导和会计审核，主管领导审核费用真实性合理性，会计为款项支出准备。非借款就是申请费用办事，等发票报销时再付款，费用申请单上填上预算金额即可，非借款不涉及银行存款支出，流程仅主管领导审核即可。以上两种费用申请情况因为无需发票审核，只要在预算内，经主管领导根据事项的真实性合理性同意后都可以通过，因此可以轻松实现网上审批流程。目前的企业办公系统均可实现网上审批，智能手机上网随时随地审批费用申请，省时省力，速度大大加快。

二、费用报销环节，财务对费用的真实性和合理性把关

1.财务部报销阶段

由于在费用申请阶段主管领导已经对费用支出的真实性合理性进行了审核，事项支出只能在限定的申请金额内完成。因此取得发票报销环节就主要是财务进行发票的审核了。现在有些企业甚至不用财务审核发票，笔者在实际工作中发现，因为公司业务种类繁多，业务涉及发票（包括纸质发票和电子发票）、收据、财政票据、分割单、税款缴纳单等等，涉及开票规范、税率、假发票等问题，甚至现在还有电子发票重复报销问题。根据国家税务总局公告2018年第28号关于发布《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的公告规定，企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，支出以发票作为税前扣除凭证；对方为无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其以税务机关代开的发票或者收据及内部凭证（比如水电费分割单）作为税前扣除凭证，收据上应注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。小额零星经营业务是指个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点，也就是通俗我们判断标准每笔500元以下的标准。而以哪种票据入账报销这些专业性很强的界定，还是要财务人员职业判断。如果不经过财务人员审核，还是有很多风险隐患，引起不必要的麻烦，而如果经过财务审核将会大大降低涉税风险，因此实际工作中报销环节还是财务审核最为稳妥。由于费用申请阶段主管领导已经对事项的真实性和合理性进行了把关，因此报销阶段只要财务人员对发票的规范、真伪、准确等进行审核即可。

2.限定网上流程每个环节审批的时间

即使网上流程速度快，但如果每个流程都耽搁时间，也会降低效率。所以为了保证费用报销的时效性，公司应该限定网上审批的时限。一般自流程转到审批人之日起，超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意，审批责任由该环节审批人承担。

3.限定员工费用报销的时限

在现实工作中，事项完结后因为拖沓或者其他原因，迟迟不报销的员工大有人在。往往过去好几个月了，才又拿着发票跑到财务问怎么办。为提高费用报销效率，保证企业收入成本匹配，保证费用的真实性，员工的报销也应该在事项完结后一个月内进行。如果因为特殊原因超过一个月，但未超过三个月，应在报销时附上说明让领导签字。超过三个月的，不能报销。设置这些时限和说明，也是为了提高员工报销效率，最终保证企业报告的真实性。

通过上述费用申请、费用报销环节即可实现一次费用的支出过程，由于仅仅会计报销审核阶段进行了发票规范的审核，其他阶段均实现了网上审批，因此整个流程下来，实现了随地办公，效率大大增加。以上是实现了预算管理的现代化企业模式中费用申请报销流程，既保证了费用真实合理，又最大限度降低涉税风险，流程最优化，环节最少。如果企业想加强监督，可以在费用报销环节增加主管领导审批，比如部门主管、分管总裁等，但由于这些环节都实现了网上审批，对效率影响并不大。