信息化技术在科研项目管理中的应用

何坚 ，林丹荣

（1.广东省实验动物监测所，广州 510663；2.广东省实验动物重点实验室，广州 510663）

1 引言

科研项目管理是科研单位科研管理工作的重要内容，从项目申请、组织实施、检查评估、项目验收和档案入卷等全流程监管，确保科研计划圆满完成，并要出成果、出人才、出效益，提高科研单位的竞争力。新时代下，科研项目管理工作繁忙程度愈加高涨，对内要有秩序且高效地处理日常事务性工作，对外还要快速汇总上报、精准共享发布科研信息。随着科技发展，以现代化信息技术为支撑，结合科研项目管理的实际，培养优秀管理骨干，充分挖掘科研大数据，建设完善的科研项目信息化管理系统已成为科研项目管理的必选[1]。

2 科研项目管理的现状及存在问题

当前部分科研单位建立了内部的信息管理系统，虽加速管理信息的传递和反馈提高管理的运行效率，但缺乏对管理过程和信息资源的归类、整合，存在以下几方面问题：①科研项目状态难以做到实时更新；②科研项目团队缺乏规范一体化的管理，项目出现问题后难以及时作出相应调整；③科研成果收集无统一的标准，出现成果资料不齐、描述不当等情况；④科研项目经费预算与支出缺少数据可视化、管理规范化；⑤项目研究过程跟踪不到位。

3 信息化技术应用在科研项目管理的优势与意义

3.1 科研项目信息标准化存储

随着科技的日益发展，科研项目种类及数量急剧增多，项目涉及经费数额巨大，科研过程中的很多研究信息不明确不统一，而人工操控管理下项目信息的存储缺乏科学化标准，所以这些因素阻碍了数据的快速获取与存储。信息化管理以现代信息技术为基础，规范项目信息，标准化存储数据资源，通过网络实现资源共享。

3.2 简化操作、动态化管理及大批量处理项目，全过程实时掌控进展

基于网络的科研项目信息化管理体系可以进行项目申报、项目信息查询、科研信息发布、科研成果共享、下载各类表格资料、项目变更与验收等繁杂事务处理，除了简化了项目管理流程，还将科研项目工作进行片段化和动态化管理，使项目日常任务掌控在管理人员手中，实时了解项目状态，实现无纸化传递资料，提升了工作效率。

3.3 打通信息渠道，整合科研资源，加快科技成果转化与产业化发展

高校、科研院所等科研单位是创造新技术和科技成果的产出主体，但往往难以找到合适该成果进行转化与产业化的企业。科研成果形成信息化管理，通过网络实时发布成果和多维度形象展出，可向全国甚至全世界寻找成果转化合作伙伴，还可能形成一种产学研的合作模式。

3.4 准确统计和分析数据，挖掘及提取数据背后的价值

在大数据时代下，数据背后隐藏着巨大的价值财富。作为信息化管理的关键手段之一，数据挖掘融合了统计学、数据可视化和数据库技术等范畴的理论和技术，建立适当的体系，为科研单位领导决策提供最优方案，从而更利于掌握并顺应科研发展的变化。

4 科研项目采用信息化技术进行科学管理的核心内容

科研项目科学管理的核心内容主要有：科研前准备工作、科研过程中信息管理与监督、科研完成后的验收、成果评价及转化，具体环节大致分为五个部分。

4.1 申报前信息整合及申报管理

全国各级别科技项目的类型和专题种类多，申报时间不同，分类整合信息资源，有针对性地进行申报指导[2]。申报管理阶段系统性地收集统计申报项目情况，制定详尽的科技计划，召开申报动员会议，收集项目申报意向及指导科研人员申报项目等管理工作。

4.2 研究过程项目管理

项目批复立项后，建立项目库和项目经费账目，录入项目信息及相关数据，更新项目状态。在科研活动过程中，将取得的原始资料、实验资料、分析整理总结、阶段性成果等以统一的标准格式存储到信息系统中；设置申请项目变更审批流程，如经费变更、人员变更等，作为项目验收凭证。此外，还应对参与项目的研究人员实行规范化管理，汇总人员的基本信息，便于有效地调度实验或管理人员。

4.3 项目结题验收管理

信息系统通过邮件等多种形式通知项目负责人，告知做好验收资料等准备，按时提交验收申请，对提交的资料进行线上审核及组织联系项目验收等管理工作[3]。

4.4 项目完成后成果评价

通过验收后，项目成果要进行成果评价或登记工作，信息系统定期或不定期发布收集成果评价项目，审核材料及保存材料，形成的成果评价报告可作为证明材料申请科技奖励等。

4.5 项目成果评奖、转化及产业化管理

分别对评奖、转化及产业化的项目成果进行收集录入，并跟踪记录其状态。

5 构建科研项目信息化管理系统

5.1 系统设计目的

管理系统要实现四大目的：一是采取系统管理员、项目管理员及项目成员三级用户管理模式，打造科研项目业务的规范一体化；二是项目生命周期精细化管理与项目过程监控预警管理；三是所有数据资源全网共享、实时浏览；四是科研项目统计分析，辅助科研决策。

5.2 系统核心技术

系统核心技术有三大点：一要基于系统B/S结构，使用者能随时随地通过互联网（浏览器）访问操作信息系统；二要使用JSP动态网页技术，系统既可迅速创建和显示动态页面，又容易管理与维护；三要采用SQL Server数据库，其支持分布式应用，并发性、可靠性和安全性都较高，并具有可拓展和可延续特点。

5.3 系统功能设计

①科研项目信息发布及申请模块，实现互联网对科研信息进行动态发布、查询共享及预申报的功能，方便快捷，从而更好地服务于科研工作人员；②科研项目过程管理模块包含项目立项、项目变更及验收结题阶段，为科研人员提供项目资源全方位一体化平台，可进行研究资料的上传、查询与下载，由项目负责人（或委托专人）对项目进行专项管理；③科研项目经费管理模块与财务管理系统衔接，达到实时呈现、浏览与掌控项目经费的目的；④科研项目成果管理模块，涉及论文、论著、申请与授权专利、科技奖励、标准及产品等，提供备案申请、过程管理、形成成果及资料归档的全流程功能，由项目成员或负责人根据实情进行线上填报，并由科研管理员审核；⑤用户管理模块，分级别管理用户，将用户级别与用户名绑定，用户通过“用户名”与“密码”登录进入操作界面。用户级别包括三级：项目成员、项目负责人和科研管理员，每一级都有不同的操作权限。

6 结语

信息化技术是时代进步的潮流，是社会发展的成果，科研项目管理信息化建设势在必行。本文就科研项目管理的现状及问题展开研究，提出采用信息化技术进行科学管理科研项目，构建科研项目信息化管理系统，通过数据获取、传输、存储与共享、综合分析利用，深度融合数据资源、领导决策与组织管理工作，充分发挥协同创新作用，从而提升科技创新与服务能力，促进科研单位的繁荣发展。