大数据时代下医院档案管理的现状与对策

2019-01-28任敏

中小企业管理与科技 2019年2期

任敏

（天津市儿童医院，天津 300000）

1 引言

当前医院的档案管理是部门管理中一项具有挑战性的工作，档案是记载医院历史发展过程的最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。医院档案类别很多，包括病历、图书、设备、财务、文书文件、人事、科研等方面。它是医院历史发展进程的最好记录和见证，也是医院管理工作中的一个重要组成部分。过去医院在管理档案时，需要在档案的统计、归纳、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及时间，而且由于档案数量庞杂，经常会在管理中出现档案遗失和损坏现象。当前大数据时代背景下，利用信息科技对医院档案进行管理已迫在眉睫，管理中科技含量越高，其管理的规范性和效用性也就越强，从而可以更好地推进整个行业的发展。

2 大数据对医院档案管理的重要性

2.1 科技进步的必然产物

随着网络与计算机的迅速普及，人们在日常工作与生活中随处可见信息技术带来的便利，同时信息的传递速度越来越快，范围越来越广，无一不是大数据时代的缩影[1]。医院的档案管理部门是医院保存和管理本单位各种门类档案的独立部门，要建立健全归档工作体系，实行文件处理部门立卷制度。当有材料或档案完成处理后应由承接人员进行统一的收集和整理工作，然后交接给医院的档案管理部门或档案管理人员进行分类保存，最后统一由档案原来人员进行档案的规范检查和内容验收。因此，为了响应信息时代发展的要求，医院档案管理的智能化目标，成为医疗行业档案管理需要做出的突破。就目前各医院单位的发展情况来看，使用计算机及网络技术进行档案管理已经成为主要的管理手段之一，由智能化的操作系统代替人工的机械化管理，是医疗行业随时代发展的必然产物。

2.2 医疗行业发展的必要条件

随着医疗改革的不断深化，对当前医院的工作效率提出了更高的要求。如果医院单纯通过以往的人力进行档案管理，那么显然无法满足当前医疗工作的效率要求，档案的管理不应成为医院发展的绊脚石[2]。因此，各家医院要想保持行业竞争力并持续发展，就需要将管理技术与信息科技紧密相连，将当前计算机技术与人工智能科技置于重要的战略发展地位。例如，面对每天都可能产生的人力变动，可利用相关的统计数据进行网络的追踪，然后标记并存储于计算机或云端，如果今后需要用到相关人员档案资料时，管理人员可直接从网络调用档案的数字信息。另外，医院各科室会保留大量的历史病例资料，将这些传统的实物档案进行数字化处理，将是一件造福于整个医疗事业的好事，不仅使原始的资料得以保存和利用，也为今后行业与社会的发展做出了贡献。

3 大数据背景下医院档案管理存在的问题

3.1 网络为档案信息安全带来隐患

网络安全问题一直是当前大数据时代亟待突破的难题，因此，医院改革档案管理系统时，最重视的就是信息安全问题。因为档案是医院开展工作和管理的证据，因此具有保密性，一旦发生泄露事件，就可能对病人、员工及单位带来不可挽回的损失。所以对于储存档案的信息系统，必须加强对其安全性能的测评与维护。另外，档案库的管理人员，也应注意操作的安全性，病毒的入侵与操作的失误都会为档案管理带来威胁。

3.2 从业人员的技术水平有待提高

医院因业务的要求，领导往往缺乏一定的内部控制意识，档案管理职业的重要性往往被忽视，尤其是招聘档案管理的从业人员时，计算机技术要求一般比较宽松，加之缺乏相关的信息化培训，导致人员素质水平十分堪忧，甚至一些小规模的医院没有设立专门的人力档案管理岗位，往往由行政人员兼顾档案管理的工作，而他们一般不具备专业的档案管理知识，更不可能利用和开发新的信息化技术进行档案的整理、归纳和保存，使得医院档案管理工作的更新与完善止步不前。

3.3 信息化平台建设与推广不足

信息化平台的建设在医院中需要一个逐步渗透的过程，需要逐渐转换管理人员的意识。通过观察当前行业情况，传统的医疗机构对于信息化平台的构建缺乏直观的概念，这是由于管理层普遍年龄较大，对于网络技术的应用意识比较缺乏，造成了管理信息平台的建设与推广不足，也缺乏对先进的信息化管理技术的引入[3]。另外，也有很多医院管理层人员缺乏对档案信息的正确认识，管理人员观念上的陈旧直接反映于行为上，在管理档案中依旧按照传统的工作方式进行目录的编写、档案的汇总以及归档，而对使用计算机或者网络技术有抗拒心理，这在年龄偏高的工作人员中十分常见。

4 大数据时代医院档案管理的意见

4.1 加强员工档案信息防火墙的建设

要保障在现有网络技术领域中加强档案管理的安全性，最重要的就是加强计算机防火墙的开发。首先，在档案资料的收集阶段就要做好安全工作，在整理过程中规范操作并避免计算机的系统漏洞，减少不必要的安全隐患。其次，对档案管理的信息化应用需要依靠高效的杀毒及防火软件，技术人员应不断开发更先进的网络防火墙，及时排查网络漏洞并阻挡病毒入侵。同时，为了阻止计算机病毒的侵害还应使用杀毒软件，全面清理可能出现的隐患。只有从根源净化网络环境并实时监测，才能更好地将信息技术应用于档案管理工作中。

4.2 保障信息化平台的搭建全面落实

首先，对于信息化管理平台的搭建要设置专门技术人员，进行平台建设的技术人员除了符合相应的专业条件，还应该考取计算机技术的等级认定证书，从而更有效地保证信息化平台合理对接档案信息管理系统。其次，对档案管理人员要提出更高要求，不仅要对已建立的资源库进行实时更新，并要不断开发更有效率的管理方法，还要做好对平台的监督和排查工作，当数据出现错误时及时修正。另外，技术人员还应不断加强管理系统的智能化和操作性能，使信息化平台的使用更加简便，将档案的管理工作转变为以信息技术为依托，彻底告别传统的人力劳动，通过信息化管理让档案资料的调取更加高效。另外，通过信息化平台实现资料的共享，方便了员工与患者档案的转入或迁出。

4.3 促进高科技人才的培养与引进

首先，在人才招聘时既要重视专业技能，又要对其品德等内在素养进行考核。因此，对于人才的引进要从多方面测评，严格把控录用标准，并与网络部门密切配合与设计考核方案。对于已录用的人才，也应做相关职前培训，并实施试用期测评原则。其次，对于在职档案管理人员也应定时进行培训，并建立完善考核考试制度，通过学习新的信息技术与管理技术，提高自身的信息化水平，从而应用于人事档案管理的工作中。另外，对于具有高技术人才应提高薪酬待遇，并对在信息技术优化中做出成绩的工作人员进行奖励。