新时期档案管理工作之我见

2019-01-28潮州日报社521000

大众文艺 2019年10期

（潮州日报社 521000）

年积月累的资料档案库存量越来越大，占用空间大，保管成本高、保存期限短，易磨损，不利查找等缺点，不能满足现有激烈市场竞争中的高效运作和成本节约的需求，给档案工作带来诸多不便。档案工作自身要发展，仅靠传统的管理方式，已不能适应信息社会对档案资源的需求，传统的档案管理模式已经不能够适应现代快速前进的步伐，因此，档案管理工作只有向现代化管理的道路前进，这也是高科技发展的必然结果。高科技产业化进程的加快，信息网络化、资源共享化的发展也为档案管理规范化、现代化目标的实现奠定了坚实的基础、提供了保障。这就为新时期档案管理带来了新的巨大的变革，新时期我们必须把档案管理工作与先进的计算机技术有机结合，使档案管理工作变得更科学、更规范。电子化管理系统的存在，将很大程度上提高档案管理的工作效率和质量。同时科学技术发展的日益飞快，又使档案管理在变革应用过程中不断涌现出一系列问题需要我们来探讨。

一、新时期档案管理工作的重要性

档案是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，集机密性、专业性较强的一项工作，是一个单位档案工作的核心，是办公室业务的一个不可或缺的部分，它记载了单位或部门各种现实事物的发展过程，更是客观记录每一历史时期部门的发展、问题的处理及领导决策等在发生和变化的主要方式。目前许多单位的相关工作内容都滞后于时代的发展，工作效率低下、止步不前。档案管理要与现代社会的管理体制相融合，管理工作才能走上良性发展的轨道。特别在新时期，利用计算机等现代化手段整理档案将收到事半功百的效果。在实现档案管理现代化的过程中，手工操作与现代化管理是并存的。因此，我们既要重视传统技术的改造，又要积极引进现代化新技术，将传统技术与现代化技术有机结合起来，档案工作才能发挥其应有的历史使命。管好用好档案关系到部门的长远发展和日常经营，为了顺利的实现档案现代化管理，可结合本单位实际和工作需要开创档案管理工作的新局面，并且深入研究和总结，不断完善相关的工作，只有不断创新工作方式，革新工作思路，才能够促使档案管理工作每个环节科学到位，使单位的发展更加科学合理。

二、新时期加强档案管理的基础工作

收集和整理是档案管理的基础性工作，主要还是靠传统的手工操作模式。收集要全面，整理要到位。

首先，档案收集工作是档案管理工作的前提，决定文书档案管理的质量，发挥档案作用的保证。归档文件材料应当齐全完整、精练准确才能够为单位的各项事务提供具有参考价值的材料。在一个单位的日常工作中，如会议纪要、通知告示和存档记录等都需要一一收集与归档。但实际中，档案收集往往只注重一些领导的批示和重要的文件，而对于一般性文件和资料都不够重视，造成了遗漏、损毁的现象。由此出现档案资料收集不全面的问题，影响了单位正常工作的开展。档案收集这项工作既繁琐又常会出现错误，需要严谨认真的工作态度方可达到目的。

档案整理是指将工作活动中形成的具有查考保存价值的文件材料进一步条理化，进行基本的分类、编排、制订目录、建立全宗等组成有序体系的过程。档案整理要注重保持材料之间的有机联系；细分文件材料的价值，确定档案的保管期限。文件鉴定、分类、区分保管期限、档案整理（拆钉、折叠、盖归档章、编件号）、装盒、打印目录、排架。传统的档案文本装订准确度不高，导致其利用率较低。

档案的鉴定、保管和统计等工作也是档案的基础工作，属于档案的实体管理层次。

三、新时期档案管理的应用

从20世纪80年代开始，计算机技术已慢慢渗透到档案管理工作中，运用现代科学技术的方法和手段，达到优化档案管理的过程，具体如下：

档案管理现代化内容：主要是档案管理的信息开发，“其中包括自动编目、自动检索、自动统计、借阅自动管理和档案室日常事务自动管理；档案存储技术；多媒体技术与档案信息表现的多元化等等，这些都要求我们积极深入的学习研究。”

管理手段的现代化：利用计算机技术对档案进行信息加工和信息输出，运用科学技术将不同载体的档案以数字形式存入计算机，以便查询等等；还包括一些新技术，“如语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用。”新技术的应用为档案信息的多样性，及其巨大的数量提供了广阔的天地。

档案管理现代化条件：首先是科学先进的理念、合理的管理体制；其次是档案著录标引、档案标准化等具体各项工作。然后是选择适用的计算机技术装置和档案现代化管理专业人员的配备。

档案工作模式转型：档案管理从传统手工模式向现代化模式转变；从实体保管、利用为主变为以数字化信息、电子文本为主要利用方式。

档案现代化管理关系着整个档案工作的方方面面，实现档案管理现代化的作用要以解决一些传统的档案管理手段所不能解决的而又需要迫切解决的问题。

四、新时期档案现代化管理系统的工作流程

现代化技术的运用，改善了管理水平，减少人为操作，使用技术手段，发挥人力资源的作用，减少劳动力强度，促进管理水平的提高，改善文本档案管理的合理化与科学化目标，提高档案的可信度。具体“工作流程如下：档案数据的收集、档案数据的前处理、档案数据的录入、档案数据的存储管理、档案数据的加工处理、档案检索、档案信息的输出。”

五、新时期档案管理建设中的问题及措施

档案管理现代化意识不强、管理落后，大量的资料收集不全面，缺乏完整的检索工具，仍以手工为主，工作既繁琐又复杂，效率低，严重制约了管理水平的发挥。许多部门在立卷、编目、检索等环节也不符合国家档案局制定的标准。档案管理之中存在着一系列不规范的问题，导致文书档案管理效率低下。除此之外，有很多的单位在档案管理方面的思想没有跟上时代的发展，不能做到管理模式的创新和管理方法的创新。随着科技的发展，各行各业已经步入信息时代，计算机技术和信息网络技术已经得到了广泛的应用，也应渗透到档案管理工作中。

档案管理现代化的人才不足，专业素养不高，亟待培养出既有专业知识，又懂信息技术的人才，为加速档案管理现代化奠定基础。

档案管理现代化硬件设施全，档案管理现代化需具备的计算机等设备不够，需加快硬件设施建设，如计算机、扫描仪、光盘记录机、互联网设备等现代化办公设备等等，实现装备和技术的现代化。