如何做好新时期企业办公室督查督办工作

刘映江

（中石化西南石油工程有限公司固井分公司，四川 德阳618000）

1 引言

督查督办工作是企业办公室系统政务服务的一项重要工作。督查督办工作的好坏直接影响到企业的决策实施的效果，它对推动企业各项工作的开展具有重要的作用，在企业经营管理中是非常重要的手段。在新时期，办公室的督查督办功能更加明显，在企业办公系统政务服务工作中有着重要的影响。

2 办公室督查督办工作的意义

督查督办工作是企业管理中非常重要的组成部分，任何企业的发展都离不开督查督办。一般情况下，企业围绕生产管理和人员管理展开工作，而督查督办就是实现这两方面的协调管理职能。督查督办的意义主要有以下几点：

第一，监督各部门的工作进度。按照工作性质的不同，各部门的工作职能有所不同，例如，人力资源部门主要负责公司人力资源的开发管理、员工关系和薪酬福利等；市场部门则主要负责市场的调研等。办公室督查督办需要掌握各部门工作的进度，做好有效的监督工作，提醒、催促各部门及时完成工作。

第二，强化剂的作用。如有必要，办公室督查督办工作需要深入到具体的岗位中直接督办。例如，后勤物资管理、生产管理等岗位的某一个阶段，办公室督查督办工作需要按照轻重缓急的原则，结合各岗位的规定进行定期的督查督办工作，主要是利用自身的工作来强化各岗位的工作。

第三，推动企业健康发展。没有规矩，不成方圆。在企业中需要有完善的规章制度，并严格按照规章制度来执行公司。企业的规章制度如果得不到落实就是一纸空文，没有任何意义。因此，需要督查督办加强监督管理作用，对企业的制度执行进行有效的监督。

3 办公室督查督办工作中存在的问题

3.1 对督查督办工作认识不到位

办公室在企业中承担着行政后勤、协调沟通、信息调研等多项职责。日常工作中涉及的内容非常多，导致经常出现顾此失彼、主次颠倒的现象，甚至忽略督查督办的工作。另外，部分领导在企业中缺少督查意识，没有认识到督查督办的重要性，在管理中往往只重视工作部署，而忽视了监督检查，对于政策落实情况关注度不够，在企业内部没有形成良好的督查督办氛围。

3.2 督查督办工作质量不高

督查督办工作质量高低取决于解决问题的多少。尽管办公室督查督办做了大量的工作，但并没有显著的效果。具体表现在办公室人员没有掌握督查督办事项的重难点，没有真正领会到督办事项的具体要求；督办工作只重视表面形式，没有真正落实到位，对督办反馈的真实性没有核实清楚，达不到预想的督办效果。对于一些重难点问题由于涉及的流程环节较多，需要多个部门共同推进或者是高层领导的决策，督查督办存在推拉扯皮的问题。

3.3 缺乏完善的督查督办机制

很多企业在发展的过程中，并没有建立完善的督查督办工作体系，没有督查报告、督查通报、反馈以及奖惩制度，导致在开展督查督办的工作中缺少制度的指引，使督查督办工作的具体实施受到严重制约。办公室督查督办工作的要求和职责制定的不合理、不科学，在开展办公室督查督办无据可依。同时在执行过程中没有建立相应的考核机制，造成实际督查督办和预计目标之间的偏差。没有标准、量化的考核标准，难以对决策的落实情况做出合理的评价。

3.4 对督查督办结果缺少责任追究

对于督查督办工作的结果，公司缺乏相应的追究责任制或是惩罚力度不严，导致督查督办结果不到位。不重视督查督办的结果则会使督查督办形同虚设，对反馈结果没有正确的惩处，会导致部分单位或人员存在一定的侥幸心理，不利于公司的发展。另外，在公司发展的过程中也缺乏完善的用人责任激励制度，员工长期得不到重用，无法满足员工的晋升需求，使公司的权威受到一定影响[1]。

4 新时期开展办公室督查督办工作的措施

4.1 转变思维观念，提升对督查督办工作的认识

想要提升办公室督查督办工作的质量，首先要转变思维观念，提升对督查督办工作的认识，在督查督办中始终要坚持三个原则：

第一，坚持领导负责的原则，对于任何需要督查督办的事项必须要经由领导审批之后才能立项，并向领导及时报告结果；

第二，是坚持实事求是原则，对于督查督办的事项必须要做深入的调查工作，不能弄虚作假、敷衍了事；

第三，分流承办的原则，对于涉及多个部门或是方面的事项，需要明确各部门的责任，做好协调工作，保证督查督办的高效进行。

4.2 提升督查督办质量，提升工作人员的素质

提升办公室督查督办的质量，需要提升办公室人员的综合素质，其需要具备基本的语言表达能力、组织协调能力、公关交际能力、参谋策划能力等。为此，办公室督查督办人员需要不断提升自身素质。首先要充分发挥吃苦耐劳的精神，由于督查督办工作中涉及的内容较多、任务较重，在开展督查督办工作中必要具备不怕吃苦、勇挑重坦的精神。其次是不断进取的精神，在督查督办工作中既要懂政策，还需要接地气，各方面的知识和内容都要有所涉猎，不求精通，但要粗通，做到博学多才。同时，还要不断学习和办公室有关的政治、经济、管理等相关方面的知识，并学会思考，将知识转化为思想，转化成为领导参谋服务的能力。最后是要具备超越自我的精神，勇于创新，要勇于发现自己在工作中的问题和缺点，及时调整自己的思维方式和工作方法，敢于打破思维定式并进行创新，以便能够适应工作需要。

4.3 完善制度建设，掌握督查督办的工作程序

做好办公室督查督办工作需要有完善的制度和流程，为此，企业需要在督查督办体系上下功夫，健全督查督办工作制度，使督办工作能够更加规范。同时，要加强督查网络建设工作，营造良好的氛围，完善督查督办的工作流程。督查督办管理程序中的基本流程一般是立项、交办、承办和催办、反馈、立卷归档。另外，还要加强领导的重视。领导重视是落实督查督办，提高效率的关键。

4.4 强化考核奖惩，建立完善有效的反馈机制

在督查督办工作中要强化考核奖惩，建立督查督办工作的权威性，加大通报和考核是督查督办工作有效开展的重要途径。为此，需要建立反馈机制，对督查督办结果有明确的惩处措施，形成自上而下的封闭循环。同时要加强对督查督办工作的考核，发挥杠杆调节作用，形成有效的约束制度。实现督查督办和晋升、考核等挂钩，对于先进的员工要给予鼓励，并采用相应的激励措施，进而鞭策落后的员工，提升督查督办员工对各项工作的重视，使督查督办工作能够有效开展。

5 结语

督查督办是保证各项工作顺利进行的关键环节，必须要始终围绕中心工作，加强督查督办工作的开展，才能使各项决策落实到位。对于督查督办工作中存在的问题要及时采用有效的措施，并结合新时期的发展特点进行创新，帮助各部门解决具体的问题，又可以为领导决策发挥参谋作用，实现督查督办工作的价值，充分发挥督查督办工作的重要作用。