浅谈新时期的报社档案管理工作

2019-01-27韩健飞

中小企业管理与科技 2019年8期

韩健飞

（潍坊日报社，山东潍坊261041）

1 新时期报社档案管理工作的基本概述

1.1 新时期做好报社档案管理工作的必要性

简单来讲，所谓的报社档案其实就是对本单位及本地历史的重要记录，从某方面来讲它能从根本上反映当地人民生活和地域发展的面貌，因此相较于其他系统档案，报社档案属于国家档案的重要组成部分，无论是对国家、社会，还是对报社自身的发展都具有较高的研究和参考价值，而近年来随着我国社会主义市场经济的不断发展和科学技术的不断进步，计算机网络的应用在便捷人们日常生产生活、提高企业生产效益的同时，也打破了传统数据信息传播的局限性，也从根本上促进了报社的改革发展，在新媒体环境下做好报社档案管理工作成为现阶段相关工作人员的核心工作方向。经大量科研数据分析可知，随着社会的不断进步和国家的快速发展，在新时期做好档案管理工作具有以下必要性，即：

第一，新时期做好档案管理工作能极大地提高工作效率。相较于现代化产业媒体，真实性和实效性是报社报道内容的显著特征，因此在国家的发展过程中，政府机构以及其他国家领导人员在确定某项决策时，可参考当前报社报道的相关内容，以期提高决策的科学性、合理性和有效性，但不可否认的是，由于在大数据时代下，社会在不断发展的过程中产生的信息类型和数量较多，因此，倘若在新时期未能做好报社的档案管理工作，不仅极大地降低了工作效率，同时还会延误时间、浪费资源，进而给国家的整体发展带来极为不利的影响。

第二，新时期做好档案管理工作能从根本上确保绝密档案的机密性和安全性得到保护。从目前来看，在当前电子信息技术不断发展和广泛应用的信息化时代背景下，报社相关工作人员在进行档案管理过程中，倘若未能从根本上提高对档案管理的重要性认识，将档案随意存放，则不仅增加了后期报社内部工作人员工作的衔接难度，同时也给不法分子的信息剽窃创造了良好条件，极大地降低了绝密档案的机密性与安全性，显著地增加了后期的管理工作难度。

1.2 新时期报社档案管理工作中存在的问题

信息化时代，网络和信息技术的不断发展和广泛应用，在为传统媒体报社事业发展创造良好环境的同时，也使其面临着巨大的发展挑战，从目前来看，在新媒体环境下报社档案管理工作目前存在的主要问题有：

第一，报社档案管理理念和管理手段落后。近年来，随着我国电子信息技术的不断发展和工业化建设进程的不断加快，企业数量不断增多、市场规模逐渐扩大的同时，企业间的竞争也愈演愈烈，尤其是报社、广播等传统媒体，在新媒体的强烈冲击下，其发展更是受到了严重影响，故此为从根本上有效地改变这种发展现状，报社在发展过程中，管理人员将过多的精力放在增加报社收入和扩大社会宣传方面，在一定程度上不仅忽视了对报社档案管理工作的重要性和管理价值，与此同时也未能建立一套科学有效的管理方式对报社档案信息内容进行规范化管理，不仅影响了档案管理完整性，还极大地影响了档案的开发利用，对报社档案价值的实现也带来了极为不利的影响[1]。

第二，新时期报社档案管理的信息化建设力度不够。从目前来看，在当前电子信息技术不断发展和广泛应用的信息化时代背景下，为从根本上推进报社档案管理工作的进步与发展，加大信息化的建设力度，让报社档案管理工作紧跟时代的步伐是目前报社档案管理相关工作人员的核心发展方向，但从目前来看，由于受传统媒体发展理念的影响，报社在进行档案管理过程中，仍旧采取传统的管理方式，不仅严重地制约了新时期报社档案管理工作的顺利进行，同时也无法最大程度地发挥社档案的有效价值，对报社的进步和发展带来了极为不利的影响。

第三，缺乏专业性综合技术型人才对报社档案进行管理。经大量科研数据分析可知，档案管理人员自身的专业管理技能和综合素养对于报社档案管理工作的工作质量和工作效率具有直接影响，同时这也是影响报社档案管理规范化的关键所在，但从目前来看，由于受报社自身企业特征因素的影响，从事档案管理工作的人员不仅具有较强的流动性，同时还一般都是身兼数职，故此综合来讲，当前报社档案管理人员的整体业务水平不高、工作质量也很难得到提升，进而对报社的整体发展带来了极为不利的影响，与此同时，由于现代报社在日常的工作过程中，其工作重心往往集中于信息的采集，因此在教育培训方面，其更加注重的也是对编辑和记者的培养，而这种现象的存在不仅极大地降低了管理人员工作的积极性，也导致报社档案管理工作较为混乱，缺乏规范性。

2 新时期报社档案管理工作的优化策略

第一，加强对档案编研的整理，为档案管理体系的有效建立打下坚实基础[2]。在当前信息化时代背景下，报社要想从根本上提高报社档案管理工作的管理质量和管理效率，加强对档案编研的整理是其重要基础和根本前提，具体来看即在日常的报社档案管理过程中，一方面报社档案的管理工作人员不仅要从根本上提高对报社档案管理工作重要性的认知，同时还要加大对档案管理工作重要性的宣传，从而在引起领导层面及部门科室对档案工作高度重视的基础上，使其能主动地参与到后期档案收集和管理工作中，为报社档案管理工作人员管理工作的顺利进行打下坚实基础；而另一方面在大数据数字媒体环境下，面对烦冗的档案内容和档案信息，为从根本上简化其管理与利用手续，建设多层次有效的档案体系是目前报社档案管理工作人员的核心发展方向，即在日常的管理过程中汇总，档案工作人员需做好合理科学归档、认真进行筛查和归类、准确把握档案保管期限以及严格按程序做好档案管理等工作。

第二，加快报社档案管理的信息化建设，加大对档案管理人员的教育培训力度。经大量科研数据分析可知，信息化时代的发展是社会发展的大势所趋，而在新媒体的强烈冲击下，为从根本上有效地提高报社档案管理工作的管理质量和管理效率，加大对档案硬件设备的投入力度是实现档案信息化管理的重要条件之一，即在报社日常的档案管理过程中，管理工作人员需借助当前先进的计算机网络技术，构建报社档案信息管理平台，从而为档案信息管理系统的建立打下坚实基础，同时也为档案的合理开发利用创造良好的条件[3]。与此同时，从某方面来讲，报社管理人员自身的专业素养和管理技能水平的高低在一定程度上对报社档案管理工作的管理质量和管理效率具有重要影响，故此为促进报社档案管理的有效进行，一方面报社还需提高对档案管理人员的培养工作的重视，以期通过对其进行定期的教育培训工作，不断提高其基本专业技能的同时，显著地提升其专业素养，从而确保档案管理人员熟知业务的各个环节和步骤，进而为后期档案管理工作的顺利进行打下坚实基础，而另一方面在新媒体环境下，报社档案管理人员还需具备强烈的责任感，在日后的管理过程中，档案管理人员不仅要与时俱进，极大地发挥自身的管理优势，同时还要积极探索，找到适合自己工作业务的新办法、好办法[4]。