风控补短板：从电子档案入手

文／徐顺聪

社保基金安全事关民生和发展，在社保基金监管新形势下，借助科技手段，努力提高防控水平显然已是大势所趋。对此浙江省温州市人社局主动加强新技术应用、全力打造三大平台、不断提升基金监管“技防”广度和深度，充分发挥“金保工程”基金监管联网平台作用，及时抓好疑点信息筛查比对，逐条落实整改，全面遏制虚领冒领基金行为的多发态势。尤为值得一提的是，温州社保以推进社保电子档案建设为切入点，精准出招、有的放矢，给社保基金筑起一座防风险屏障。

社保档案短板凸显

社保档案是对参保单位和个人权益的真实记录，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要的历史凭证。随着社会保险各项制度改革不断完善、覆盖面越来越广，各项社会保险的申报、登记、征缴、续保补缴、关系转移和待遇核定、支付等业务量也急剧增加，社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据，其基础性地位和服务功能日益突出。然而，温州社保对近年发生的一些死亡冒领、重复领取待遇、违规提前退休等社保基金“跑冒滴漏”案件进行剖析时发现，社保业务档案管理不当，给一些不法分子提供了可乘之机。通过编制假行政文书、篡改个人档案、修改关键材料、伪造岗位经历等手段骗取社保待遇，给社保基金造成流失的案例也不在少数。

此外，在推进内控建设和日常检查过程中，社保业务档案管理存在的诸多风险隐患也显露出来。比如社保业务档案仍然以纸质线装传统保存方式为主，易因虫蚀、受潮、火灾、台风等受到侵蚀，也可能因频繁查阅造成原件受损或遗失；个别地方档案管理散乱、业务档案与财务档案交叉存档，甚至部分档案存在缺漏等情况。

如何补上传统社保档案管理的短板，加强风险防范？随着信息技术迅速发展和广泛应用，加快实现社保档案的电子化管理，显然更具现实意义。

电子档案初探

电子档案支持社保基金转变监管方式。电子档案不仅支持高速采集、高效流转、安全存储、便捷调阅和充分共享，还可以做到全程跟踪、在线查询每笔业务。这将彻底改变原来以手工为主的社保业务处理模式，实现对业务经办和基金管理过程的事后监管方式向事前、事中监管方式转变，由循环被动监督向防范风险苗头的主动监督转变，由落后的人工查阅式监管方式向先进的信息网络化监管方式转变，由现场监督为主的方式向非现场监督与现场监督相结合的方式转变。

电子档案可提高社保基金监管效率。以温州为例，2016年开展全市退休审核审批专项检查时，部分偏远地区社保经办机构要耗时几天，收集运送大量业务资料用于检查，甚至还需相关参保单位提供历年工资册等原始材料，既耗时又耗力。2017年4月在市本级进行电子档案建设试点后，对于已启用电子社保档案的，检查人员可随时随地对每笔业务全程跟踪、在线查询；对于疑点，也能有针对性地进行查证落实。就缩短稽核周期、降低监管成本、提升监管效率而言，效果显而易见。

电子档案能丰富社保基金监管手段。传统的社保经办服务模式和监管手段已无法解决实时监控问题，不能适应新形势发展的需要，应运而生的电子档案正好可以有效实现业务处理各环节之间相互制约和在线监督，让数字化的业务信息和电子影像档案按照预先设定的经办流程在各工作岗位之间有序流转，变被动接收为主动管理。基金监督人员可以充分利用电子档案，对财务信息和社保业务数据进行集中统计、综合分析和深度加工，开展形式多样的分析调查、重点核查和评估预测，从而达到稽核与业务处理流程的有效衔接，强化对业务运行和基金财务的有效控制。

基于电子档案的上述优势，温州市人社局在已经顺利建立16万份电子社保档案的基础上，继续加大电子影像采集、个人档案建档力度，着力打造一个以社会保障号作为唯一标识，实现一人一档、跨部门应用和档案信息共享，实现个人档案数据信息网上查询的电子档案管理服务平台。为今后档案调取查阅、社保内控稽核、基金风险化解提供更加便捷准确的技术保障。

延伸电子档案建设路径

温州电子档案管理服务平台主要由电子档案管理系统、影像存储系统、档案服务和集成接口等几部分组成。目前，温州市本级已经初步建成电子档案管理系统，其中已有91400多项业务档案完成电子化，涉及20多类社保业务；可通过手机应用软件进行人脸识别的有24190人。在初步探索的基础上，温州的电子档案建设将按照下述路径延伸。

强化项目组织实施。电子档案管理服务平台建设是一项系统工程，涉及方方面面，必须要列入党组重要议事日程，做到与中心工作同部署、同落实、同检查、同考核。要编制切实可行的实施方案，明确职责分工和时间节点，强化责任到人，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局。要在初步建成电子档案管理系统的基础上，以人社系统市级应用平台建设为总载体，利用3至5年时间分步分阶段稳步推进影像存储系统、档案服务和集成接口等建设，着力构建全市统一的社保档案信息化管理体系，最终实现从影像采集、图片处理、索引分类、传输、存储、查询分发到归档、销毁等电子档案全生命周期管理，积极为维护社保基金安全运行发挥应有作用。

加快档案数据入库。据不完全统计，温州市本级现保管10万卷左右档案，平均每年新增3000卷。目前只有2000年至2015年的档案以组卷形式完成初步整理，因此要集中人力物力，坚持逐页核对无误原则，通过扫描纸质档案、数字化拍摄、激光技术三维立体扫描等手段，将纸质档案信息录入到电子档案管理系统，加快实现存量档案电子化。同时，要依托现有信息化基础设施和网络平台环境，在业务办理过程中同步采集电子影像，扎实推进增量档案数字化，最终将全部社保业务档案纳入电子档案管理系统，为电子档案管理服务平台联网应用提供所需数据基础。

优化平台整合利用。要加快电子档案管理系统与社保业务信息系统、财务软件系统整合步伐，推进业务档案归档实时化和管理电子化，有效解决基础材料重复利用、多次扫描带来的低效和冗余问题，促使电子档案服务由个别查询向整体筛选提升、由简单汇总向专题研究提升，为政策制定、案件查处、信访问题解决提供更多的“增值服务”。

提高信息流转共享。要立足信息共享这一目标，加快推进社保电子档案信息在社保各业务系统之间进行流转、利用和交换，大力支持人事人才、公共就业、劳动关系等人社业务系统综合利用社保电子档案信息，率先在人社系统内打破档案信息孤岛。同时，要积极争取市、县政府强力支持，牵头财政、税务、民政、银行、乡镇街道、社区等部门单位同步推进现有社保档案电子化建设，抓紧纳入市、县大数据中心集中管理，最终完成省、市、县三级分层管理模式，真正实现跨地区、跨部门档案信息化管理系统互联互通，不断丰富社保档案信息化内涵。

强化自身风险防控。信息技术在为档案管理带来便捷的同时，也给档案信息安全带来了前所未有的挑战，甚至带来比纸质档案更为严峻的风险。要未雨绸缪、精准研判，依靠强有力的政策法规支持，建立完善的信息安全管理体系，全面提高信息安全保障技术和档案人员业务素养，全力防范和化解各种风险，切实保障社保电子档案的信息安全。