财务共享服务系统在高校管理会计中的应用背景与策略研究

黄小华

（岭南师范学院网络与信息技术中心，广东 湛江 524048）

当前，高校管理会计职能已经从传统的财务监督、反映经营状况向新的管理与服务转型。与财务会计领域信息化相比，目前高校管理会计领域信息化从理论研究到实践机制都相对滞后。因此，高校管理会计要立足信息化建设形势，构建符合本校实际的财务共享服务系统，为高校教学创新与管理机制优化提供强有力的保障。

一、高校财务共享服务系统概述

大数据时代，高校在统一数据信息系统基础上，整合学校财务管理的各个子系统，集成学校教学、科研和学生工作等各种信息系统，有效整合学校共享数据，建设符合时代特征和应用需要的财务共享服务系统，提升管理会计信息化、智能化水平，满足管理会计的现实需要。

现阶段，高校所使用的财务共享服务系统大多是基于微软Sliver light 4.0的ERP-U8系统，该系统具有使用便捷、功能丰富等多种优势。在分布式数据应用支持下，系统也支持用户远程登录。财务共享服务系统是高校财务管理体系的重要平台，该系统既为教职工提供费用报销、经费申请等内部业务，也对学校预算管理、费用审批等各项财务活动进行及时把控和监督，并为高校制定决策提供科学、精准的依据。

二、高校财务共享服务系统的功能

第一，借款服务。通过录入、审核借款人的相关信息，针对不同部门科室和相关级别设置借款等级，为教职工提供多种类型的借款服务。教职工可以借助系统的查询功能，对个人借款信息及还款要求进行查询。通过设置借款金额预算，有效控制借款的风险与后续工作。第二，报销服务。该系统支持各类报销业务。比如对收入、支出报销单进行处理，根据相关财务标准和预算标准来控制报销标准，并且针对超标报销问题进行妥善处理。第三，款项申请及划拨服务。财务审批人员利用财务共享服务系统的便捷优势，及时处理各种财务审批和报账业务。通过将财务共享系统与网上银行相结合，提高审批效率和资金使用率。第四，费用控制。重点做好费用的控制管理，实现最佳预算管理。根据费用支出的类型，结合具体可报销标准和预算计划对教职工费用支出、报销的实际情况进行科学控制，确保费用控制的合理性与规范性。同时，强化预算审批管理的规范性和严格性，搭建符合高校实际的个性化费用控制机制。第五，个性化应用。高校财务共享服务系统以“学校集中管理、公开透明共享”为指导理念，将借款、报销和费用申请等业务相结合，支持师生用户远程应用该系统、信息查询，借助系统的智能化优势，为用户提供及时还款、费用超标预警和特殊情况申请等多种人性化服务。

三、高校管理会计中财务共享服务系统的应用背景

建设财务共享服务系统是信息化时代高校管理机制全面创新的现实需要，是高校管理会计活动推进信息化发展的必然趋势，更是有效解决高校传统管理会计问题的“关键之道”。

（一）财务共享服务系统有效理顺了传统管理会计“流程不顺”的问题

当前高校处于快速发展的“新阶段”，财务管理领域的业务量和复杂程度大幅提升，传统财务管理实施的“部门管理审批”流程已经成为制约高校发展的重要“障碍”。利用该系统的平台优势，对财务管理、审批流程进行优化，打破传统的“部门垂直管理”模式，重点解决传统财务管理流程存在的“职能交叉重叠”与“部分领域空白”等问题，完善各个流程之间的衔接与沟通程序，提高管理会计的效率与质量。

（二）财务共享服务系统有效解决了传统管理会计“内控薄弱”的问题

受传统管理体系的影响，高校财务内控机制存在“分级层次多”“缺乏系统化监督”等问题，影响了管理会计信息的真实性和实效性。尤其是多数高校仅将内控管理局限到财务部门相关业务和人员之中，工作的重心多放在了会计核算是否规范上，内控体系存在监管“空白区域”。因此，高校建设财务共享服务系统，将财务内控体系覆盖至全员、全领域，进而有效规避高校财务管理风险，实现有效监管，彰显该系统在高校管理创新进程中的应用优势。

（三）财务共享服务系统有效解决了传统管理会计“安全隐患”的问题

传统高校管理会计活动虽然开发了统一的信息平台，并且开通了APP、公众号等查询功能，但是由于未能形成统一标准，因而，存在财务数据标准不一致和分类不清晰的问题。同时，在网络安全隐患防范方面，存在技术上的“短板”和重视意识上的“缺失”，很容易造成重要管理会计信息“泄露”。因此，通过整合校内财务软件资源，统一数据标准，打造安全性极高的财务共享服务系统，从技术、制度等多个角度为管理会计活动提供了安全保障。

（四）财务共享服务系统有效解决了传统管理会计“实效不强”的问题

传统高校管理会计活动更多将重点放在了“会计核算”上，未能有效发挥“管理服务”职能，尤其是在资金利用效率、绩效考核等方面缺乏必要关注，以至于管理会计实效性不强。在当前高校管理会计活动转型进程中，服务管理、服务教学已经成为该活动的新定位。通过立足高校管理会计信息化平台优势，构建财务共享服务系统，整合高校财务管理活动中的核算借款、全面预算多种业务，提高资金利用实效性，为系统用户提供优质服务，提高该系统的应用实效。

四、高校管理会计中财务共享服务系统的应用策略

现阶段，高校管理会计中财务共享服务系统的应用大多处于起步阶段，不可避免地存在一些问题，比如平台覆盖不全面、应用稳定性不足等。因此，在当前高校管理会计体系全面创新进程中，要切实把握建设财务共享服务系统的实践要求，凸显服务职能，切实发挥该系统的应用价值。

（一）立足流程优化，确保系统全环节覆盖、全员参与

财务共享服务系统是高校财务管理活动全面优化的重要平台，也是目前推进高校管理会计机制流程优化的关键“步骤”。高校管理者要提高对该系统应用的价值认识，加大技术研发投入力度，注重发挥系统优势，优化财务管理流程。通过将该系统与高校运行的全环节相融合，实现系统应用的全面覆盖。师生要积极参与和支持该系统的运行应用，并根据个人实际应用情况，提出合理化建议。通过构建全员参与、全环节覆盖的良性推广格局，为财务共享系统的稳定、高效运行提供强大的“动力支持”。

（二）立足机制建设，确保系统信息的真实性、体系化

高校在使用财务共享服务系统时，要结合自身实际，确保系统信息内容的真实性和运行的稳定性，尽可能避免财务数据信息出现“失真”问题。要利用网络技术的传播优势，积极推进财务信息的高效传递、互动交流，构建财务管理与其他各项流程相结合的共享服务系统，确保该系统的服务质量。同时，在建设和运行财务共享服务系统时，要按照学校管理会计制度的各项要求和管理实际，合理设置财务管理活动的各项流程，科学分配各项权责，强化内控机制，有效规避和控制高校管理会计领域的潜在风险，为该系统稳定、高效运行提供制度化、体系化保障。

（三）立足信息安全，确保系统规范化运行

目前，高校财务管理资金规模不断扩大，并且形成了“海量”财务数据，利用该系统对学校财务数据进行精准筛选和科学分类、安全管理，既是提升学校财务管理水平的前提，也是实现自身价值的关键。在应用财务共享服务系统时，要注重做好信息安全防范工作，确保财务共享数据信息的真实性与完整性。要严格按照管理流程，制定各层级信息的访问权限，凡涉及机密的财务信息，要注重做好安全管理与备份管理。此外，要强化该系统与高校现有管理会计系统之间的兼容性，为财务数据转化与共享提供支持。

（四）立足平台优势，凸显系统共享服务理念

财务共享服务系统最早由企业管理实践而来，目前多数大型现代企业都选择该系统来替代传统的“财务管理机制”，实现了财务共享服务与企业运行的全面融合。利用财务共享服务系统，能够将大量财会工作人员从繁琐事务中“解放”出来，使财务部门将自身主要精力转移至新的绩效考核、服务师生之中。根据高校管理会计职能转变要求以及财务精细化管理的现实需要，要充分借鉴先进企业在该系统应用方面的积极经验，融合高校实际，注重凸显该系统的“服务”功能，将高校管理体系的各个环节，尤其是与资金使用相关的环节，统一纳入到该系统的各项流程之中，建设现代、高效、智能的财务共享服务系统，实现管理流程的根本性优化和管理会计职能的全面转型，真正服务师生、服务高校发展。

五、结语

建设财务共享服务系统是高校推进信息化、智能化管理进程中的现实选择。通过搭建统一、规范的财务共享系统，有效避免了学校各个部门、领域的数据统计差异，为科学、高效开展高校管理会计工作提供了智能化支撑。该系统的建设运营，提升了高校财务管理水平，促进了高校管理会计信息的公开化与透明化，更好地服务了高校师生，为高校发展全面转型、提升发挥了重要作用。