刍议疾病预防控制机构档案利用工作

杨兴梅

疾病预防控制机构是公益性卫生事业单位，是从事公共卫生事业的专业机构，其使命是通过对疾病、残疾和伤害的预防控制，创造健康环境，维护社会稳定，保障国家安全，促进人民健康[1]。档案利用工作，亦称“档案利用服务”“档案提供利用”，是档案部门通过一定的方式与方法，提供档案和档案信息，为利用者服务的一项业务工作。档案利用工作是档案工作的根本目的，对整个档案工作的发展有决定性影响。疾病预防控制机构档案利用工作是其档案工作的关键环节，在其整个档案工作中起主导作用[2]。疾病预防控制机构应充分发挥其档案的利用价值，更好地服务于疾病预防控制机构的各项工作。

1 疾病预防控制机构档案的分类与特征

疾病预防控制机构的档案包含卫生防疫档案、公共卫生档案、医疗技术档案、党政管理档案等。其中，公共卫生档案记载的是突发公共卫生事件的应急处置以及传染病爆发流行的防控等方面的内容，还包括青少年的疫苗接种、生长发育、健康检查等情况。

疾病预防控制机构的档案不但具有档案的共同特点，还有着自己的特征，主要表现在以下几个方面。一是突发性，公共卫生档案基本上是在突发公共卫生事件应急处置过程中形成的，事件的发生具有突发性。二是阶段性，突发公共卫生事件应急处置工作具有阶段性，常与疾病在本地区的发病、流行规律有关，随之产生的档案资料，在时间上具有阶段性。三是综合性，突发公共卫生事件的应急处置以及传染病爆发流行的防控等工作需要政府各部门的协调配合，使档案的形成具有综合性。四是探索性，某些疾病的发生没有规律可循，特别是突发公共卫生事件，因此，档案资料的归档范围和保管期限，何时移交、如何利用等需要研究和探索[3]。五是很强的保密性，疾病预防控制机构的档案属于《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》所规定的档案资料，具有很强的保密性。六是专业性，疾病预防控制机构的档案记载着当地疾病预防与控制方面的内容，与医疗技术、疾病的预防与控制等专业知识密切相关，具有极强的医学专业性。

2 疾病预防控制机构档案利用的必要性

疾病预防控制机构在长期的疾病预防、控制、监测，实验室检测、分析、评价，健康危害因素监测、分析、评价与干预，健康教育与健康促进，疫情信息分析与管理，突发公共卫生事件应急处置，科研教学等工作中产生了大量的档案资料。这些档案资料既包含了以往疾病的数据统计，同时包含了当时针对疾病的预防与控制所采取的措施和取得的成效等，它不但能为政府的决策服务、还服务于医疗机构和人民群众。因此，开发利用疾病预防控制机构的档案资料，挖掘其有效价值，能够探索和研究疾病流行规律，为疾病的预防与控制提供科学依据，从而制定正确的疾病预防措施和控制决策，为疾病的预防与控制提供有力保障，促进人民群众的身心健康[4]。

3 当前疾病预防控制机构档案利用工作存在的问题

一是疾病预防控制机构档案利用工作受重视程度不足，目前，很多疾病预防控制机构没有设立专门的档案管理部门，档案管理部门基本设在行政办公室，疾病预防控制机构意识不到其档案利用工作的重要意义。二是疾病预防控制机构的档案硬件设施不足，档案管理的信息化水平不高，难以满足其档案利用工作，目前，还有一些疾病预防控制机构档案管理的硬件设施不规范，没有专门的档案室（库房），具备恒温、恒湿等保存条件的档案管理要求的疾病预防控制机构并不多，大部分的疾病预防控制机构的档案管理还停留在原始的纸质档案资料保存阶段，缺乏信息化的档案管理的硬件设施，比如计算机、存储设备等。云南省地方病防治所为适应大数据背景下的时代发展需求，也使用了“浩瀚——机关档案管理系统5.0”，但只能进行文件级目录的检索，不能进行全文的检索，对纸质档案，也没有进行数字化处理、电子版备份，数码照片等声像档案也不能规范化归档、管理和利用。三是疾病预防控制机构缺乏专业的档案管理及开发利用的人才，由于疾病预防控制机构对其档案管理与利用工作的不重视，其档案工作人员没有经过系统的档案专业知识和疾病预防控制知识的培训，造成疾病预防控制机构的档案工作人员缺乏专业的档案管理及开发利用的能力[5]。

4 如何做好疾病预防控制机构的档案利用工作

做好疾病预防控制机构的档案利用工作，必须严格遵循档案利用工作的指导思想，即准确、全面、有效、及时地为档案用户服务。

4.1 做好疾病预防控制机构的档案利用工作的前提是做好该机构档案的基础工作

疾病预防控制机构档案管理部门最基础的业务工作是收集、鉴定、整理、保管、编目、统计、开发利用等工作。所以说，档案的基础业务工作做不好，档案利用工作也就成为无源之水和无本之木，档案的基础业务工作也就失去了意义。因此，充分发挥疾病预防控制机构的档案利用工作首先应做好其档案的基础业务工作。应加大力度收集档案资料，特别是有重大公共卫生事件发生或有重要工作时，一定安排专人全程跟踪负责档案资料的收集和整理工作，把档案资料的收集和整理工作作为一项日常和长期的工作来抓；应建立规范的档案管理和利用的规章制度，责任明确到人，做到有章可循。只有这样，才能更好地开展疾病预防控制机构的档案利用工作，满足档案利用者的需求[6]。

4.2 做好疾病预防控制机构的档案利用工作，档案工作人员应熟悉所保管档案的内容和了解利用者的需求

作为疾病预防控制机构档案工作人员应熟悉本机构档案的类别、形成档案单位的历史、档案保管情况、档案收存情况、档案的具体内容及存放地点。了解利用者的需求，就是要对利用工作进行预测，疾病预防控制机构档案工作人员要了解国家的路线、方针和政策；本机构的生产、建设、科研工作的任务和计划以及工作程序等。根据工作需要编制检索工具和参考资料来减少查找时间。只有这样才能做到及时、准确、充分的满足档案利用者的需求，提高档案的利用率[7]。

4.3 做好疾病预防控制机构的档案利用工作，档案工作人员应有档案利用的服务意识

档案的作用能否充分发挥出来取决于档案利用的服务，而档案利用服务的质量和效果则取决于档案利用的服务意识。所以说，疾病预防控制机构的档案工作人员应有强烈的档案利用的服务意识。一是要强化个人的档案利用的服务意识，把要我服务转变为我要服务。二是要强化团队的档案利用的服务意识，把被动服务变为主动服务。三是要创新档案利用的服务方式，体现出良好的服务意识。四是要做好档案利用的服务工作，为疾病预防控制机构开展各项工作提供有力支持[8]。

4.4 做好疾病预防控制机构的档案利用工作，要正确处理好档案利用和档案保密的关系

作为疾病预防控制机构的档案的工作人员和利用者，要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》，严格履行档案的保密义务，做好档案的保密工作；要知道什么档案必须保密，什么档案不需要保密、档案保密的范围和期限。档案保密过严格，无疑将会造成档案信息资源浪费；有密不保，又极易给党和国家造成危害。所以要正确处理二者的关系，要求疾病预防控制机构的档案工作人员在维护党、国家、人民利益的前提下，根据党的方针、政策和国内外的形式进行综合分析，凡是对涉密的档案资料要严格按涉密资料的规定将以使用，对没有保密要求的档案资料，应积极大胆的提供利用服务[9]。

4.5 做好疾病预防控制机构的档案利用工作，需要掌握其档案利用效果

档案利用效果是指档案用户在利用档案部门所提供的档案信息后所获得的结果。疾病预防控制机构档案利用涉及范围广，所以该机构的档案工作人员不但应要求档案利用者对利用后的效果进行反馈，而且应做好档案利用效果的收集、整理、分析、研究，把档案利用效果作为一项基本工作来抓，全面掌握、了解档案用户利用档案后所取得的社会效益和经济效益，有没有产生积极的效果等情况。只有这样才能全面的掌握疾病预防控制机构各类档案的利用价值，为疾病预防控制机构的档案利用者提供科学、可靠的依据[10]。

4.6 做好疾病预防控制机构的档案利用工作，要加大对疾病预防控制机构档案管理与利用工作的投入，采用先进的档案管理信息化手段

可以说疾病预防控制机构的档案资料是专门记录历史、传承文明、服务于社会的重要公共社会资源，在当今社会发展进程中起着不可替代的作用。因此，疾病预防控制机构应对其档案管理硬件与软件加大资金投入，配置配套的档案硬件和软件设施，保证其档案的存储环境满足档案室（库房）的“八防”工作要求，做到及时、有效地解决档案管理与利用工作中所遇到的问题，确保疾病预防控制机构档案资料的真实性、合理性、科学性和安全性；要对其电子档案资料配备高性能的计算机和存储设备等，安装最先进的安全软件（防火墙技术、档案信息加密技术等），杜绝黑客与病毒的入侵，确保疾病预防控制机构电子档案资料的保密性与安全性；要加强档案工作人员的信息技术培训，档案工作人员必须主动的学习新知识、掌握新技术，能够熟练地使用新设备，从而提高疾病预防控制机构档案管理与开发利用队伍的信息化管理水平。疾病预防控制机构要充分借助档案信息化管理的优势，切实提高疾病预防控制机构档案资料的利用率[11]。

4.7 做好疾病预防控制机构的档案利用工作，需要提高档案工作人员的专业素质

当今社会，科学技术迅猛发展，人们对疾病预防控制机构的档案利用工作的需求日益剧增，随之而来，给疾病预防控制机构的档案工作人员提出了新的要求，要求档案工作人员应具备专业的业务知识和很强的管理能力，这就要求疾病预防控制机构的档案工作人员要努力学习业务知识，由于疾病预防控制机构的档案利用和管理工作具有极强的医学专业性与技术性，其中包括了收集、鉴定、整理、保管、编目、统计、开发利用等基本工作，每个环节都有着一系列的标准，这就要求档案工作人员不但定期参加档案管理方面的业务培训，还要参加疾病预防控制知识的培训，做到学以致用，要对疾病预防控制知识有着深入了解，要掌握档案管理的最新动态[12]。疾病预防控制机构的档案工作人员应不断积累工作经验、掌握新方法，不断提高和完善自己的档案业务能力和管理水平，从而整体上提高疾病预防控制机构档案工作队伍的专业素质，科学、有效的为档案利用者提供服务。

5 结语

疾病控制档案机构的档案作为该机构重要的信息资料，与该机构的各项工作息息相关，由于疾病预防控制机构的档案具有内容种类较多、涵盖范围广、医学专业性强等特点，因而对疾病预防控制机构的档案利用工作提出了更高的要求，要求疾病预防控制机构在开展档案利用工作中，档案工作人员应树立档案利用的服务意识，做好该机构档案的基础工作，熟悉所保管档案的内容和了解利用者的需求，正确处理好档案利用和档案保密的关系，掌握其档案利用效果，从而充分发挥疾病预防控制机构的档案利用价值，让其更好地服务于疾病预防控制机构的各项工作。