办公自动化环境下医院档案管理探讨

刘皓

医院档案管理分为档案实体管理和档案信息组织管理，档案实体管理是对医院档案资源进行管理，档案信息组织管理是对医院档案中的信息进行管理。医院档案管理作为医院服务管理工作的重要组成部分，为医院的医疗技术水平、医疗服务水平提供数据基础，对医院的发展具有重要意义。基于自动化办公环境下的医院档案管理以计算机技术、网络技术和存储技术为依托，以计算机网络系统为基础进行档案管理。相较于传统人工管理档案，办公自动化环境下的医院档案管理有效延长了医院档案的保存与使用寿命，通过现代化、自动化、信息化的管理有效提升了医院档案管理工作水平，对医院的整体发展具有重要意义。但当前，自动化环境下的医院档案管理工作还存着一些问题，制约了医院整体服务管理水平。因此，需要采取有效措施解决当前自动化办公环境下的医院档案管理存在的问题，提高医院档案管理水平，推动我国医疗事业不断发展。

1 自动化办公环境下医院档案管理的特点分析

1.1 提升档案管理质量

医院传统档案管理主要是纸质档案管理，纸质档案易受环境因素影响，不便于长期保存，主要有两大劣势：一是纸质档案使用和管理寿命有限，不利于长期保存和管理；二是纸质档案在保存和管理过程中信息会受损，影响档案管理质量。在自动化办公环境下，医院档案管理通过现代化、自动化、信息化的保存和管理方式进行管理，利用计算机网络系统将大量的档案资料储存在芯片中，极大地延长了医院档案的寿命，并有效提升档案管理质量[1]。

1.2 提升档案管理工作效率

传统的医院档案管理主要以人工操作的方式对纸质档案进行整理、分类、归档工作，工作内容多，管理程序复杂，工作难度大，查找不便。相较于传统档案管理，基于自动化办公环境下的医院档案管理在工作内容不变的条件下，工作难度较低，工作效率有效提高，并且具有便于查找的优势[2]。

1.3 实现资源共享

基于自动化办公环境下的医院档案管理突破时间和空间的限制，能够实现资源在线共享，对医院档案管理水平的提升具有深远影响[3]。

2 医院档案管理工作的现状及问题分析

目前，我国医院档案管理的现状呈现出普遍推广自动化办公进行档案管理，但也存在着自动化办公水平不够高，档案管理工作仍然存在着部分问题的现状。根据对档案管理工作的现状进行分析，主要存在档案管理制度不健全、档案管理体系不健全、档案管理工作人员综合素质不够高的问题[4]。

2.1 档案管理制度不健全

医院科室众多，档案管理工作量大，目前我国医院档案管理普遍存在制度不健全的问题。主要体现在两个方面：一是医院档案管理没有统一的标准和规范，导致医院档案管理工作混乱；二是档案管理监督制度不健全，部分医院存在档案管理混乱、档案信息资料泄漏、档案查询难度大[5]。

2.2 档案管理体系不健全

自动化办公环境下的医院档案管理体系，主要以技术和设备为依托进行构建。目前我国有很大一部分医院存在着档案管理投入资金不足和技术水平落后的问题，制约了档案管理体系的健全。具体来说，投入资金不足，导致医院在档案管理体系构件中相关硬件和软件设备不完善，档案信息化管理水平低；技术水平落后，在进行档案管理体构建过程中，对计算机技术、网络技术和存储技术的应用水平不高，导致档案管理水平不够高，出现档案整理混乱，甚至是档案损坏和泄漏问题[6]。

2.3 档案管理工作人员综合素质不够高

基于自动化办公环境下的医院档案管理主要是依托计算机网络系统和计算机技术、网络技术、存储技术进行档案管理，人工操作在档案信息化管理中的应用减少，但这并不代表档案信息化建设对档案管理人员的依赖性降低，相反，档案信息化建设对档案管理人员的综合素质要求更高。档案管理工作人员素质不够高主要体现在两个方面：一是意识，二是能力。意识不够高，主要体现在部分档案管理工作人员甚至是部分医院存在着认为基于自动化办公环境下的档案管理只需要投入资金进行设备的完善和技术的应用，档案管理人员的工作较少，管理工作简单的错误认识；能力不够高，主要体现在部分档案管理人员是传统纸质档案管理人员过渡的，不具备或不具备较强的档案信息化管理基本技能，部分医院采用外聘人员进行档案管理的情况普遍存在[7]。

3 办公自动化环境下医院档案管理的对策

针对当前医院档案管理存在的问题，需要提出针对性对策解决问题，提升医院档案管理水平。

3.1 健全档案管理制度

针对当前医院档案管理制度不健全的问题，需要不断健全档案管理制度。制度是医院档案管理工作的有效保障，是开展档案管理工作的标准和要求。具体来说分为两个部分，一是国家相关部门制定档案管理标准，医院严格按照相关部门制定的标准，并结合医院实际情况，在符合国家制定的档案管理标准的情况下制定相关的档案管理方法和标准进行档案管理工作，确保医院档案管理工作制度化、规范化，由于网络具有开放性的特点，档案管理信息化建设工作的要求和标准也在不断发生变化，因此，国家相关部门对医院档案管理标准的制定需要结合医院档案管理的发展需要，定期不定期进行不断丰富和完善，确保医院档案管理标准符合医院发展的要求；二是医院内部要对针对当前医院档案管理的具体问题不断完善档案管理监督制度，对档案管理工作人员的责任进行严格细致、科学规范的划分，防止由于监督管理不当出现档案管理混乱、损坏甚至是泄露问题的发生[8]。

3.2 健全档案管理体系

针对当前我国医院自动化办公环境下的档案管理体系不健全的问题，需要不断健全档案管理体系。具体来说分为两个部分：一是针对档案管理设备不完善的问题，增加档案管理资金投入，不断完善档案管理硬件和软件设施，加强互联网络安全，充分发挥计算机网络医院档案管理信息化建设中的基础作用，不断提升医院档案管理信息化建设水平[9]；二是针对档案管理技术水平不过硬的问题，首先需要国家出台相关政策支持档案管理技术的研发，其次需要医院增加在档案管理技术研发上的资金投入，不断提高互联网技术、计算机技术、存储技术在医院档案管理中的应用水平，并定期不定期进行病毒查杀工作，对互联网中可能存在的对档案管理存在威胁的因素进行及时发现并有效治理，充分保证档案管理工作正常开展。通过提升档案管理技术水平，有效提高医院档案管理工作效率，提高档案管理工作水平，并有效保护承载医院档案的互联网系统的安全性，充分保障档案管理信息化建设中各个环节不出现漏洞，减少由于黑客攻击、病毒木马或管理工作人员操作不当引起的档案损坏、丢失、泄露问题的发生[10]。

3.3 提升档案管理人员综合素质

基于自动化办公环境下的医院档案管理工作相较于传统纸质档案管理工作，其管理内容基本不变，管理程序简化，管理信息增多，对档案管理工作人员的综合素质要求更高 针对当前我国医院档案管理工作普遍存在档案管理工作人员的综合素质不高的问题，需要不断提升档案管理工作人员的综合素质，满足当前自动化办公环境下的医院档案管理工作的要求。提升档案管理人员的综合素质分为两个方面：一是意识提升，针对我国普遍存在的档案管理工作人员及部分医院对档案管理工作人员在医院档案管理工作中的认识不够透彻的问题，需要通过开展讲座、普及知识的方式不断提升档案管理人员的能力意识和责任意识，充分发挥档案管理人员在档案管理工作中的作用，提高档案管理水平[11]。二是能力提升，针对当前我国普遍存在的医院档案管理工作人员专业能力不够硬的问题，需要通过定期对档案管理工作人员进行培训，全面提升档案管理人员在档案管理知识方面的能力及熟练掌握办公软件，能熟练掌握档案管理信息化建设的能力；同时，当前我国对档案管理专业人才的培养重视度不断提升，医院可以通过引进专业的档案管理技术型人才，建立高素质的档案管理团队，提升档案管理水平；最后，医院还应当通过不断建立健全档案管理工作人员审核和监督机制，对档案管理工作人员的工作进行审核、规范和有效监督，其中，对重要程度较高的档案的管理，需要由医院最高领导制定两个及两个以上综合素质强的档案管理工作人员负责该类档案管理的各个环节，并通过出示证明、对管理过程进行记录，将档案备份并分开存放的方式进行档案管理，并定期不定期对重要档案的管理进行考核、检查，充分保证重要档案信息的真实性、原始性，防止档案泄漏、损坏问题的发生[12]。

4 结束语

综上所述，基于办公自动的医院档案管理信息化建设是当前医院档案管理发展的必然趋势，相较于传统纸质档案管理具有许多优势。当目前我国医院在办公自动化环境下的档案管理工作现状不容乐观，存在部分问题，制约了医院档案管理工作的开展，不利于医院的整体发展。因此，针对当前医院档案管理存在的问题，需要进行针对性改进，解决问题，提高档案管理信息化建设水平，促进医院整体水平的发展，推动我国医疗事业的不断发展。