新形势下企业办公室管理工作的创新思路及方法

刘菲菲

(霍州煤电集团房地产开发有限公司综合办公室，山西 霍州 031400)

一、新时期企业办公室的特点

企业办公室属于一个综合部门，兼具服务和管理的双重身份，其工作具有三重特性。

第一，操作性。企业办公室的操作性主要体现在信息交互方面，无论是企业内外信息的传递、处理，还是企业内部上下级之间的信息交互，都需要办公室去汇总和调和。在这个过程中，办公室为了企业能够更好的运转经营，起到的是协调的作用，从而提高企业经营的效率，并营造出和谐的企业内部氛围，可以促使企业团队凝聚力的提升。

第二，辅助性。无论是上情下达，还是下级部门信息的汇总汇报，体现出的是办公室的辅助性，在这个过程中，办公室对企业各个部门的情况有了较为深入的了解，因此能够为企业决策层的决策起到协助、辅助的作用。

第三，综合性。企业办公室事实上是企业的中枢部门，无论是企业的生产、经营、后勤综治以及内部员工的需求或与外界的接洽等等，都与企业办公室息息相关，单就某一方面而言，企业办公室的专业素质弱于相应的业务部门，这是由于办公室本身的综合性性质决定的，由于办公室需要面面俱到，因此是企业正常运转和发展不可或缺的。

二、新时期企业办公室管理工作面临的问题

(一)办公室管理水平较低

目前许多企业办公室管理水平较低，其管理方式也较为传统。现代化企业办公室的日常工作与整个企业的运转息息相关，甚至可以说牵一发而动全身。但是目前许多企业办公室并未对此有深刻体会，依旧停留在传统的办公室管理上，没有科学高效的管理制度，工作的程序性、逻辑性以及严谨性都存在着一定的问题。除此之外，随着信息时代的来临，办公室的管理其实还有很深的潜力可挖掘，但目前大多数企业都难以对此进行创新，长此以往将严重制约企业的发展。

(二)办公室管理职能不明确

目前有部分企业对于企业办公室的职能依旧不明确，停留在传统的企业办公室职能上，传统办公室的更类似于决策者的文秘，负责通讯、机要等工作。甚至很多人都将办公室当做一个辅助性的服务部门。但现代化企业中，办公室的管理职能却是最重要的一个部分，现今缺失，会导致企业的运转“跛脚”。

(三)办公室工作人员素质较低

传统的办公室工作人员职业素质要求局限于文字写作和服务意识方面，但是现在许多企业办公室的工作人员依旧存在这样的问题，工作人员职业素质不够高，究其根本原因还是将企业办公室视为普通的服务型部门，而不是管理以及决策辅助。企业办公室的综合性特点难以发挥出来，而有的企业虽然意识到这样的问题，但却并未重视，未对工作人员进行培训充电，以至于难以适应新的现代化企业发展节奏，从而有可能错过企业的转型改革良机。

三、新时期企业办公室管理工作创新思路及方法

(一)高效的制度建设

科学的管理体现在制度的建设和落实上，企业办公室管理工作的提升亦是如此。只有依据企业的实际情况，制定科学高效的制度，才能保证办公室的综合管理工作可以有条不紊的进行，从而保证企业的运转更加有序、高效。在制度建设方面，需要遵循程序化、简洁化和系统化的原则。当然，任何制度的建设都需要在实践中不断调整，而后再进行修订，从而极大的提升办公室内部工作的效率。

(二)办公室内部分工明确

由于企业办公室管理工作涉及到企业的方方面面，因此在实际的工作中较为繁琐，要想能够有序、高效的完成日常工作，并充分发挥决策层的智囊作用，必须分工明确，尤其是办公室主任，要将工作安排责任到人，而不是临阵点将，这样一来不但可以提升工作的效率，还可以及时发现问题，并且可以避免办公推诿的情况发生。

(三)充分发挥协调枢纽作用

办公室处于承上启下的调和枢纽，要想提升管理水平，必须充分发挥出自身的调节枢纽作用。而这一作用的发挥依靠的是办公室人员的公关能力，对于领导及其他各部门的需求需要认真聆听，并做好记录，熟悉各部门的业务情况，对于各部门之间的需求及问题，明确判断事情的优先级。除此之外，除了对领导的命令下达要及时跟进、反馈情况之外，更要将基层的意见及时进行汇总，并提出解决方案，报于决策层进行决策。

(四)提高人员综合素质

随着时代的变化，以人为本的观念越发深入人心了，企业对于人才的需求也越来越大，特别是对于办公室工作人员，由于办公室管理工作的综合性和复杂性，对人才的素质要求更高，除了要具有基本的公关能力、协调能力和服务意识之外，还必须具有较强的大局意识以及较强的学习能力。因此，企业应该定期对办公室工作人员进行培训教育，工作人员自身也应该积极了解企业各部门的业务内容，并对法律、计算机以及安全等方面的知识都有所涉猎，以备不时之需，从而更好的适应办公室管理的需求。