中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策

2019-01-15张成丽

山西青年 2019年1期

张成丽

(南阳文化艺术学校，河南南阳 473000)

近年来国内职业教育的进步是非常迅速的，各方面建设也是呈现出欣欣向荣的局面。中职学校在整个社会上起到不可忽视的作用，但是中职人事档案工作目前还是由于专业性以及复杂性的问题，存在诸多的问题，档案工作是学校运营的基础工作，学校需要在管理模式上实施改革，同时注重信息化建设，进而提升自身的竞争力。

一、中职学校档案管理信息化建设存在的问题

(一)管理体制混乱

高效的学校档案制度，在诸多的中职学校并未得到严格的落实，尤其是一些学校，并未将档案工作引入到学校的议事日程。通常就是将相关的档案负责人，组织工作培训，但是在实际档案工作的开展中，并未进行详细的问询和审查。另外就是当下的学校内部，档案管理的体系还是有着诸多的漏洞，在档案管理上没有设置专门的部门，一般是其他部门的人员兼职管理档案工作。这样的情况下档案工作不具备足够的专业性[1]。

(二)工作团队素质偏低

当下中职学校的档案管理情况，并未组建出专业化、高素质的管理团队。一方面是现有的档案人员无论是年龄情况，还是知识结构，都是有着诸多的不足之处。另外就是在中职学校内，诸多的档案人员都是以兼职的情况参与管理，这样的局面下，多数的档案人员并未经历专业化的培训，在档案管理以及信息化建设方面，不具备足够的理论基础以及专业知识。工作技能有待提升，这些都是对档案工作造成一定程度上的限制[2]。

(三)信息化数字化程度有待提升

人事档案的实际管理中，虽然各方面硬件设备已经是初步建立，但是管理人员还是难以做到真正的数字化管理。主要是因为整体上管理队员在数字化管理方面，无论是理论还是实际技能，都是没法达到相关的要求。诸多的中职学校本身在人事档案中还是引进了一些计算机设备，但是并未进行数字化管理，或者是管理水平整体上不高。很多学校的档案工作已经实现了数字化管理，只是与外界的信息还是缺乏必要的联网。导致内部的人事档案工作还是比较局限的，并未对以往的管理限制进行突破。

(四)信息化基础设施有待强化

要想让中职档案信息化实现理想的水平，硬件设施上就要达到一定的高度，在档案室内就要加强相关设施的完善。而在当下，现代化设备以及软件都是比较完善的，档案信息化需要的是大功率的服务器以及计算机，以及相关的软件系统。这就需要学校给予一定的资金支持，购买相关的设备仪器。诸多的学校本身信息化基础就是比较薄弱的。办学资金上也是受到严重的制约，在这样的局面下，学校档案信息化要想实现全面性的建设，也是有着诸多的阻力存在。

二、中职学校档案管理信息化建设的改进对策

(一)增加档案信息化的资金投入

要想让档案信息化达到满足需求的程度，资金上的支持是一定要满足的。前期的信息化建设，要解决资金上的局限性，在资金投入上要有所增加，相关的软硬件建设都是要进行强化的，建立自身的数据库。以中职学校来看，也是可以借助自身的档案信息化建设，实现对人事档案工作效率的提升，相当于在运营成本上有所降低。

(二)完善档案工作信息化的安保体系

随着档案信息化逐渐完善，档案管理也是呈现出非常好的局面，这就意味着档案信息也是有着更加广泛的应用范围。数字化的管理也就意味着信息安全是需要注意的问题。中职学校的档案都是有着一定的保密性，信息安全是非常关键的，档案信息的使用也是涉及到权限的问题。因此信息化建设方面也是要注意安保体系的完善，保证档案信息的可靠性以及安全性。在安保体系的实际建设中，需要依据国家的相关法律规定严格执行，庵后是在网络资源以及软件系统的开发中，工作人员也是要具备极强的安全意识，防止出现信息泄露的情况出来。要运用好各方面的保护措施，如数据加密、防火墙技术等，结合实际的情况做好档案信息的保护。

(三)加强档案工作队伍建设

要想强化中职学校的档案信息化，就要在管理队伍上加强建设。管理人员的选用，需要依据工作经验、专业能力、知识结构以及年龄情况上进行合理选择，要在管理档案方面有着一定的经验基础，并且对计算机网络可以熟练使用。这样的人才能在档案工作方面担任职位。档案部门需要依据人本理念展开人才的选拔，不断充实档案队伍，同时相关领导要在团队建设上给予足够的重视，加强相关的教育培训，现有的管理人员要在各方面加强培训，对于其中不满足要求的管理人员要及时清退，保证信息化档案管理的高质量开展。