办公室行政管理在新形势下的问题及解决措施

2019-01-15王佳宁

山西青年 2019年1期

王佳宁

(沈阳大学，辽宁沈阳 110044)

一、高校办公室的地位

在高校管理系统中，高校办公室处于绝对中心的地位。协助学校领导办理各种专门事务，同时也负责学校的科研、教学、日常管理、沟通上下级等各项工作。在学校担任领导职务的人往往都是各学科具有突出成绩的学术专家。他们需要有足够的时间进行深入自身领域的研究，同时还需要不断地出席各项专业学术性会议。具有比较繁忙的工作，这就需要学校办公室充当助手，为学校领导解决其他事务。学校办公室不仅要接收上级机关的指令以及校领导的各项指示，同时还需要将这些指示和指令准确无误地传达给下级各个单位，保证学校的正常教学工作顺利进行。是学校能够得以按照预定计划开展教学活动的重要保障。并且校外人员到学校办理各种事务，首先想到的就是办公室，这就说明办公室属于学校的对外窗口之一，同时也是沟通校外人士，汇聚各方信息的枢纽。办公室为校外人员提供的服务在极大程度上体现了该校的管理工作质量和精神风貌。所以，良好的高校办公室行政管理，不仅能够帮助学校正常开展教学活动，同时还能够极大的促进学校的发展，维护学校的形象。

二、高校办公室行政管理在新形势下存在的问题

(一)高校办公室行政管理职能和目标模糊不清

通过上文所述，已经了解到高校办公室对于高校发展的重要性。这就需要高校办公室从业者能够充分明确自己的工作职能以及工作过程中所需要达到的目标。随着时代的改变，在新的形势下，目标与职能是处于动态变化之中的。但是，实际的工作中，办公室工作者，往往按照一成不变的方式，按部就班地工作。创新性和积极主动性没有发挥出来，同时由于自身职责不明，导致办公室工作者往往出现越俎代庖的事情。

(二)高校办公室行政管理机制缺乏有效性

高校办公室实际的工作状态往往处于被动工作的情况之下。往往依靠上级指令或者相关文件来处理自身的工作，而没有一整套比较有效的机制来处理学校行政管理过程中遇到的各种问题。尽管每一个工作者都比较忙，但是出于“瞎忙”的状态。由于存在的办公室机制所具有的有效性限制，而且已经无法符合新形势下的工作环境，继而导致了目前的高校办公室行政管理工作处于没有制度指导的无序工作状态。并且，绩效评价体系也还未能建议，工作积极性性不高，责任心不够。

(三)高校办公室行政管理从业者整体素质不高

行政管理办公室人员的整体素质水平主要通过业务水平、政治素养以及工作作风这三个方面进行体现。行政办公室的工作者，平时都将精力放在了琐碎的零散事务中，很难有零碎的时间学习政治知识，自然就会导致政治水平不够高。高校行政办公室的工作人员大多都是一些教师、机关干部或者辅导员，这些人员没有专业的办公室管理工作经验，很多都不是正规的专业毕业，如果后期没有良好的培训，其业务能力和水平都无法真正满足要求。同时，办公室的工作往往会与领导经常接触，领导的一些作风也会对这些人有一定的影响。

三、高校办公室行政管理解决措施

(一)明确高校办公室行政管理职能

随着我国高等教育事业的不断发展，在当今科研和教学工作全面取得进步的时候，高校办公室行政管理工作职能也在发生着不断的变化，为了能够保证办公室作为高校管理中枢的作用，就必须对办公室行政管理职能进行明确。要明确行政管理职能，就要做到如下几点：第一，突出服务职能，提升服务质量；第二，优化调研模式，提高指导工作的水平；第三，提升协调能力，促进高校能够和谐稳定发展；第四，发挥管理监督职能，顺利完成管理工作。

(二)完善高校办公室行政管理制度

确定好了工作职能就必须要有一套行之有效的制度对工作进行规范，对工作者的言行进行约束。高校办公室行政管理过程中，每个方面都需要有相关的法律法规和高校自身的规定作为依据，必须要科学合理地完善管理机制。这样管理工作者才能够在自己的实际工作中，及时有效地做出决策，也才能够更好地保证高校的日常教学活动和今后的发展。作为高校管理的重要中枢，办公室行政管理工作是所有高校管理工作的重点所在，建议一套科学有效的运行机制刻不容缓。

(三)高校办公室向学习型转变

高校办公室行政管理活动是高校日常工作的重要纽带也是确保行政指令实现上传下达的重要中枢。行政事务需要涉及到很多方面的知识，同时也需要从业者保证自己的专业性与业务水平。高校的日常运营和今后的发展，必然需要行政管理办公室服务质量的整体提升。这就要求，高校要通过合理制定的培训方案，对行政管理者进行合理的培训，从政治素质、业务水平以及工作作风等多个方面进行提高。并且，要保证工作的效率和质量。以理论基础为出发点，在实际的工作过程中锻炼每一个从业者的综合素质，做到办事效率提高，工作质量有保障。