高校档案管理信息化探析与措施

倪 儆

(江苏商贸职业学院，江苏 南通 226000)

在我国高校档案管理过程中，实施信息化管理对我国高校未来档案建设尤为重要，对档案未来的发展起到较大的促进作用。此外，信息化技术的应用融入到了档案管理中的每个环节，能够大大提高管理效率，主要是因我国近几年招生不断扩大，使档案管理工作量越来越大，这就需要高校应丢弃传统管理模式，采用信息化管理技术才能适合目前高校档案管理的发展，为我国高校档案信息化管理奠定良好基础。

一、高校档案管理信息化建设的重要意义

(一)提高档案检索过程中的查准率与查重率

档案采用信息化管理主要是通过信息技术来代替传统手工对编码的查阅，以此在较大程度上降低手工编码查阅的复杂性。此外，由于传统档案在管理过程中，不但效率比较低，而且在一定程度上准确率也会降低，信息化管理不但能够提升其查准率，而且可提高查重率。

(二)能够实现远程传输

信息化档案管理与传统管理方法相比具有一定的差异性，其中信息化档案管理最为突出的一个优点就是，能够实现远程传输，同时在对档案能够实现自动检索，并可以利用网络对检索到的档案信息传播出去，以此降低查阅人工作压力。

(三)能够提升档案管理工作效率

高校档案管理工作量比较大，管理工作较为复杂，由于档案是学生最为重要的资料，这就对管理工作能力要求比较高，其中信息化档案在管理过程中能够大大降低传统管理过程中出现的错误，并且能够自动生成与归档，能够对工作效率进行极大提升。

二、高校档案管理的地位和类型

高校档案主要是指各高等院校进行教学、招生以及管理等活动形成的对学生用未来价值的文字与图表等形式的历史记录，档案中对学校历史有较为详细的记录，也是高校不同活动最为真实的记录，有较大的利用价值，这在较大程度上表明了高校档案管理在高校工作中的重要地位。这就更体现了档案管理在高校工作中举足轻重的重要地位。

高校档案记录着高校真实的历史，记载着较为丰富的资源与信息，其中高校档案主要有科研档案、人事档案以及教学档案等，每一个档案都包含着高校最有价值的信息。此外，随着我国科技技术的发展，信息化时代的到来，较多高校社会活动也逐渐增多，对档案的需求也越来越高，在此基础上传统高校档案管理在较大程度上不能适应现代高校发展需求，这就需要融入信息化技术进行有效创新。所以，高校档案管理应向信息化管理方向革新，使用科技技术提升档案管理质量与工作效率。

三、高校档案融入信息化管理过程中出现的问题

(一)管理者管理理念落后

高校进行管理与教育工作是档案管理过程中最为重要的环节，也是使教育顺利开展的关键部分，随着我国信息技术的飞速发展，高校各项工作也在逐渐融入信息化技术，以此实现现代化模式。但是，一些高校档案管者由于管理理念较为落后，对信息化管理模式认识不足，对信息化管理模式不重视，导致信息化管理模式在一定程度上很难落实。

(二)管理工作方法较为落后

由于高校档案在管理中较为复杂，并且工作量相对也比较大，不但需要对档案进行存储于记录，还需要能够第一时间检索到相关档案，我国较多高校档案管理工作方法依然较为传统，管理工作还需要手工来完成，不管是对档案进行分类还是整理，都需要耗费人力物力，在较大程度上大大降低了工作效率。

(三)基础设施缺乏现代化设备

由于我国地域经济有一定的差异性，各地区高校经济也有较大差异，需要经济不发达地区的学校在进行档案管理时没有足够的投入资金，导致管理过程中没有现代化管理设备，使管理还处于手工管理水平，这在较大程度上减缓了高校档案管理的未来发展。此外，一些高校虽配备有现代化设备，但是由于种种原因使设备无用武之地，很难发挥其使用价值。

(四)高校合并阻碍了档案管理发展

随着我国教育体制的改革，较多高校实施了合并，这就给档案管理造成了较大的问题，比如档案在高校合并时丢失、较多档案在移动过程中打乱了其顺序，这就需要对档案进行重新整理。此外，较多高校在合并后，学生档案与人事档案进行了分类保存，这在较大程度上阻碍了高校部门间信息资源共享，使档案管理发展受到一定影响。

四、高校档案融入信息化管理措施

(一)实现理念创新

对高校档案管理进行理念创新，打破传统管理理念，这是提升高校档案管理的基础，只有进行理念创新，才能将信息化档案管理模式真正融入到管理中来，对高校档案管理的未来发展尤为重要。此外，高校在进行档案管理过程中，管理模式应适应现代化发展的需求，这就需要实现信息化管理理念，并且在传统管理方法基础上制定出适合高校档案长远发展的管理规划，这在较大程度上能够提升我国高校档案管理健康发展。

(二)实现服务模式创新

高校档案管理要实现创新，就需要打破传统管理方法，采用另一种适合档案管理未来发展的新方法来实现管理创新。此外，随着我国教育体制改革，较多高校招生与就业形势有较大的变化，对档案需求不断增加，这就需要应加强档案管理质量，并在此基础上提升服务水平，以此实现有效创新，使档案管理易多元化、高效化的方式呈现，同时信息化管理建设，提供较为准确的档案信息。

(三)实现技术创新

在现代化背景下，高校档案在管理过程中，不同环节的顺利实施都离不开信息化技术的支持，这就需要高校应完善现代化设备，提升档案管理中的管理设备。此外，高校还需要进行相关管理软件的开发，真正实现高效档案信息化管理，并在此基础上进行检索系统的升级，主要是因高校档案管理工作过程中，由于档案越来越多，就需要完善检索系统，以此提高信息检索的准确性。

(四)实现人力资源创新

我国一些高校档案管理工作人员由于素质与能力有较大的常差异性，导致档案管理质量与效率得不到有效提升，所以高校应在此基础上对管理工作人员进行有效的培训，并对有些工作人员的素质与管理能力进行提高，使工作人员通过提升自身素质与能力，来提升档案管理质量。此外，高校还应使用一些激励方法，最大程度上调动工作人员的积极性，不但能够激发工作人员工作积极性，而且在较大程度上可提升自身服务意识，同时还有利于团队合作精神建设。

五、结语

综上所述，将信息化技术融入到我国高校档案管理中，不但能够提高档案管理工作人员的工作效率、降低工作量，而且在较大程度上能够完善高校未来档案管理的发展，这对我国高校档案的发展具有较大的促进作用。此外，信息化档案管理在现代化背景下，是档案有效管理的保障，能够对档案实施永久性保存，但在采用信息化管理的过程中，需要保证档案的完整性与真实性，这就需要工作人员在管理的过程中，需要提升自身的全面素养与信息化管理技能，以此提升高校档案管理能力，促进我国高校档案管理未来发展。