项目风险管理在高校图书馆图书采购中的应用

唐 洁

(桂林电子科技大学，广西 桂林 541004)

现阶段，高校在进行图书采购的过程中普遍面临资金短缺，时间紧张，资源浪费等问题。高校在采购中往往忽视了图书采购的潜在风险和评估，有时反而耽搁了时间，甚至浪费了大量的金钱。如何正确地规避图书采购风险，有效地控制各类风险，是高校亟待加强的问题。通过对高校图书采购风险控制进行研究，能够帮助高校从项目管理的角度识别出采购过程中各种风险，警惕各种重大环节的风险，针对性地提出应对风险的策略以及具体措施，进而达到对风险的转移和控制，实现高校图书采购的顺利完成。

一、图书采购风险管理

图书采购风险管理是一个持续的过程，建立良好的图书采购风险管理机制以及基于风险的决策机制是图书采购成功的重要保证。[3]图书采购风险管理的过程有以下几个方面：

(一)图书采购风险识别。主要是通过分析采购过程中的不确定性因素，获取图书采购过程中可能存在的潜在风险，并将各种风险详细进行分类总结，形成风险清单。

(二)图书采购风险评价。通过详细查看风险形成的原因以及风险形成的条件，以此来推断出风险的作用范围，以及风险带来的后果的程度，风险和风险之间有何关联，以及风险的优先级别。

(三)图书采购风险控制。图书采购风险虽然具有不确定性，但其仍有一定的内部发展规律。因此，可以在风险出现以前，对图书采购风险进行分析，对可能出现的风险进行认识和评估，采取有效的方式方法进行控制。

二、高校图书馆图书采购的特点

(一)多品类、小数量、多批次。由于高校图书馆是面向全校服务的，因此会涉及到各个学院、专业、学科和领域的书籍。所以图书馆在进行图书采购的过程中，需要汇总学校各个职能部门的采购需求，采购多个品类的图书。其次，由于高校图书采购经费和图书馆藏书面积有限，图书馆在进行图书采购时，每本书籍只采购少量复本。另外，由于学科领域发展较快，高校各个部门需要根据形势发展采购各类新兴书籍，因此，图书馆进行图书采购时，不可能一次性完成采购任务，需要根据图书市场和学科领域情况多批次采购图书。

(二)到货率很难达到100%。相比普通货物，图书具有特殊性。图书只有具有出版权的出版商才能出版，而且每批次印刷的数量也非常有限。因此，供应商在采购图书时，需要根据图书采购名单，一一向各个出版商发出购买请求。但是由于图书出版也是按批次出版，有时候可能图书出版时间和数量不能满足供应商的图书采购时间与数量。因此，图书采购很难达到100%的到货率，一般能达到95%到货率的供应商就非常不错了。

三、高校图书馆图书采购风险

A大学图书馆成立以来，图书馆在图书采购招标方面仍处于探索阶级，采购经验不足，对图书市场的情况掌握不清，在图书采购需求获取方面也存在诸多不足，在采购过程中也面临着财务超支、进度延迟和管理不善等风险，导致了图书馆整体的图书采购质量不是很好。通过分析，高校图书馆进行图书采购时，可能会遇到以下风险。

(一)计划风险

图书馆在进行图书采购前，必须根据当前图书市场的情况和学校对图书的需求，制定采购计划，并上报学校进行审核立项。如果图书馆没有正确获得图书市场情况和学校的图书采购需求，盲目的制定采购计划，将会给后续的采购流程带来致命性的问题，影响图书采购的质量和效果，导致整个采购项目的失败。

(二)招标风险

在图书采购招标过程中，采购部门需求根据采购计划制定招标文件，供应商根据招标文件进行投标；采购部门根据参与招标供应商的标书进行审核，根据评标标准，选择供应商；招标成功后，供应商根据要求为高校采购图书，高校对图书进行验收，完成图书的采购。招标采购中，涉及到的业务流程较多，任一流程出现问题，都将会影响招标的顺利进行。[2]

(三)供应商风险

图书供应商是图书采购中的重要参与者，也是影响图书采购效果的最重要的因素。供应商的资质、诚信度、供货准时度和供书质量等因素对图书采购的成功与否起着举足轻重的作用。

(四)财务风险

近年来，随着高校规模的不断扩大，高校的经费整体都比较紧张，用于图书采购的费用也相当有限。现阶段，高校对于图书采购的财务管理工作还不够精细，在财务预算、成本控制和结算等方面还没有足够完善的财务管理流程。因此，在图书采购过程中，高校可能会面临着财务风险。

(五)管理风险

在图书采购的整个过程中，与采购管理相关的组织、人员和沟通也是影响图书采购效果的重要方面。

四、高校图书采购风险控制策略

(一)采购计划风险控制策略

1.多种渠道获取图书市场信息。为了提高市场调研的准确性，高校可以委托专业的市场调研公司对图书市场进行调研；还可以通过参加与图书相关的展览会，订阅各类相关行业的期刊杂志，加入各相关的行业协会并从这些协会获得行业最新的信息等；高校还可以通过加强各个高校图书馆之间的合作，从合作方获取市场信息。

2.采用数据挖掘方法获取读者的图书需求信息。以图书馆馆藏书籍信息及借阅和评价为基础，充分了解读者个人的需求，通过其借阅行为和习惯的全面分析，了解读者个人的爱好，把读者感兴趣的内容挖掘出来，能够分析出学生感兴趣的图书，进而为学校图书的采购与管理提供意见。

3.建立专业的图书采购项目立项评审程序。现阶段，在图书采购项目立项过程中，高校主要是在市场调研的基础上，由单位领导作出决策。这种独断的决策方式给图书采购带来了源头性的风险。为了提高领导决策的正确性，高校需要建立一个专业的图书采购项目立项审核程序。

(二)招标风险控制策略

1.科学编制采购文件。高校图书馆采购部门应当与图书馆其它部门建立高效常态的信息交换机制，使得采购部门招标文件制定人员能够正确地获取图书馆的采购需求。招标文件应尽可能得对图书采购的时间、交货方式、图书要求、交货时间、退货条件以及供应商的信誉、资质和财务状况等进行明确的要求，防止因信息表述不明确引发的后续合同争议。为了防止不法供应商恶意报价，干扰图书采购招标的正常进行，防止供应商中标之后弃标，图书采购部门应当要求投标的供应商缴纳一定的保证金，降低图书采购的招标风险。

2.建立科学的综合评标体系。一方面，评标体系应综合考虑供应商的资质、报价和信誉等情况，建立科学的指标和权重体系；另一方面，在价格分计算方面，应采取科学合理的方法，降低恶意低价中标发生的概率，比如采用有效折扣率的算术平均值计算方法，对高于或者低于算术平均值区间的报价进行扣分。

(三)供应商风险控制策略

1.加强供应商资质审核。一方面，应对供应商的供书能力进行重点评估，评估的内容具体包括图书质量合格率、准时率和退书率等内容；另一方面，还可以对供应商提供的增值服务进行评估，做好供应商各类资料的记录和管理，为后续的供应商资质审核提供数据依据，以便对供应商进行跟踪管理。

2.强化供货延迟处理。为了让采购项目能够按照预定流程完成图书采购，项目组必须建立一个详细正确的工作计划和工作流程表。图书采购人员需要按照工作计划定期与供应商进行联络，督促图书供应商定期完成图书采购任务。

3.建立采购质量管理制度。一方面，图书馆应建立图书采购质量跟踪制度，记录各个环节中的图书采购质量信息；另一方面，图书馆要建立惩罚机制。在签订合同时，应明确并提高供应商的违规成本，并在采购过程中严格执行。在对供应商进行违规处理时，不仅要进行经济处罚，更要从行业准入和市场信誉等方面进行处理。

(四)财务风险控制策略

1.加强采购预算管理。首先，高校应建立科学的图书采购预算标准，以便图书采购人员能够根据标准制定采购计划；其次，在图书采购的过程中，采购部门应该加强对采购财务情况的跟踪管理，加强与财务部门的信息沟通，强化对采购票据的审核，并严格按照采购预算标准进行审核，一旦出现超出预算的情况，应及时的进行沟通与处理。

2.实施全方位成本控制。采购员需要详细记录每次财务支出，形成财务明细，如果在采购环节中发生超出财务预算的情况，则需要对先前的财务支出和成本明细进行详细分析，分析出发生超出预算的原因，并制定下一步的成本控制措施和采购方案，尽最大努力降低成本超支所带来的风险。

3.加强票据管理。为了避免结算风险，高校应该对所有的财务票据与审批单原始单据都要留存备份，并建立相应的台账，对已验收的图书，应将合同附表与图书验收单进行核对。

(五)管理风险控制策略

1.强化部门之间合作。图书采购整个过程涉及到了教务处、图书馆和财务部门等多个部门。在采购过程中，各个部门需要就采购的相关事宜进行经常性的沟通，才能正确、顺利地完成图书采购。

2.加强采购团队建设。图书采购任务的顺利完成需要一个高效的图书采购团队，只有加强图书采购团队建设，才能从人力资源方面推进图书采购的顺利进行。

3.多种方式强化沟通效果。在图书招标、投标和采购过程中，高校图书馆采购部门应该与供应商就采购的相关事宜进行高效的沟通，避免因信息沟通不畅导致的问题发生。另一方面，采购团队内部的人员也应及时地采用多种方式进行沟通，除了网络通信工具进行即时通信外，还可以采用周例会的形式，定期沟通总结图书采购进展情况。

五、结束语

本文结合高校的图书采购实际情况，从计划风险、招标风险、供应商风险、财务风险和管理风险五个方面对高校图书采购的主要风险进行了分析与识别，提出了应对图书采购风险的控制措施。本文的研究促进了图书采购部门对风险问题的全面把控。