浅谈对社会知名人士私人档案的建设和管理工作

陈晓旭

（白山市长白山满族文化博物馆，吉林 白山 134300）

社会知名人士的私人档案是指个人在社会活动中形成的档案，具有留给后人遗产的珍贵价值的档案。这些档案包括合法取得记录的私有组织、家庭或个人的私务活动内容。由于这类档案材料分散、广泛，档案工作人员对私人档案的社会价值缺乏管理意识，或者由于认识不到位，致使管理工作被动，操作不到位，从收集整理到保管及开发利用具有很大的盲目性、随意性和非科学性，致使那些具有大量而又内容丰富和独特价值的私人档案长期漂泊在社会中，使管理表现缺位，长期处于一种不安全的管理状态。人们往住看不到社会知名人士私人档案也是国家全部档案不可分割的组成部分而任其自生自灭，这种后人负责和过问的现象普遍存在着，应当引起档案有关部门的高度重视。社会人士私人档案在一定意义上填补了一些地方的空白，档案管理部门应进一步解放思想，开阔视野，根据国家《档案法》的规定，自觉将这些社会知名人士私人档案纳入收集和管理范围，要通过科学有效的方式，加强管理私人档案的深度和广度，要使私人档案成为丰富各级地方档案馆馆藏的一个重要来源。在档案工作实践中加大社会人士参与私人档案建设的积极性，档案工作人员要自觉地开展对社会知名人士的私人档案管理，纳入档案管理的议事日程予以重视，抓实抓好。

要积极热情做好社会宣传，使私人档案管理科学有序。档案部门要从当今互联网广泛存在并且成为主要宣传手段和舆论阵地的实际情况，打破传统的封闭模式和单打独斗的做法，加大宣传力度，使用大视野的角度开展档案宣传工作。要通过创建“多媒介”平台和利用新兴媒体主阵地的作用，丰富传播渠道，开展社会舆论宣传。要使社会广泛关心和配合档案部门努力做好私人档案材料的收集、整理工作。同时工作人员要深入群众，走进基层，要通过全面提升宣传力度，比如打造官方微博、微信公众平台宣传，提高全民档案意识，激发起广大社会人士的关心档案工作的自觉性和积极性，形成关心和广泛参与私人档案建设的良好氛围和社会效果。为了更好地宣传档案知识，增强市民的档案意识，各级档案管理部门还可以开展“档案社区”、“最美档案人”等一系列开放性活动，使档案收集工作真正进入民间大众，以平民化、大众化这种接地气的服务和谦和的姿态，利用好平民化的视觉，创新接收模式、延伸接收平台、拓宽征集领域，深入扩展私人档案内容，丰富档案内涵，开展私人档案征集工作。在深入宣传、广泛收集私人档案材料的过程，应注意采取以下几个行之有效的步骤：①首先要设立档案网站，并以专题方式设立私人档案，归档题目，也可以自动上传电子文件的工作窗口，可使收集到的私人资料通过档案馆的服务器上归档。②为了做好及时归档工作，档案部门安排有专门值班人不定时地将有价值的私人档案信息通过公共档案微信号接收。③档案部门可以通过关注本地域的社会名人、英雄人物、杰出私人企业家、非物质文化遗产传人等，采取登门拜访的途径指导私人做好私人档案的整理，对成熟的个人信息材料也可直接扫描归档。④为了方便档案收集工作，也可聘请社会资深名流为私人档案征集员，直接对社会名人等有代表性的私人档案资源跟踪了解，掌握动态。⑤为了调动广大群众的收集资料的积极性，档案部门还可以采取有偿征收、预约服务等方式来丰富馆藏。⑥实行服务机制创新，尽量地有效保护好私人档案形成时的历史原貌，体现档案当时的原始性特点。为了实现为利用者提供快捷的服务，要及时加大私人档案的数字化建设。

在如何征集私人资料及管理档案方面，上级文件支持个人保管和展示个人收藏档案，同时有偿鼓励向国家档案捐赠或寄存档案，对珍贵档案捐赠有一定奖励。在这方面，国外是采取强制性手段收购、限制与鼓励相结合，最后采取合同签约来取得所有者授权。在私人档案本人自觉条件下，档案部门要与拥有私人档案的社会人士协商保存方式，签定并规范档案代管托管的程序与流程，要方便私人档案者的档案可以自由进出档案馆，档案持有者既具有管理权，又有使用优先权，还可提出限制利用意见，并分享社会利用档案所得的收益。为了方便社会及家庭相关人员查阅档案，这些应在代管托管协议均有所体现，档案部门照办就是了。

实践证明，档案具有特殊作用，它“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”。它的特殊价值是“存凭、留史、资政、育人”。从以上就可以看出档案编研工作非常重要，包括要重视对私人档案的编研工作。为了做好私人档案的编研工作，档案部门要制定科学有效的政策，吸收和鼓励社会人士一道参加私人档案的编研活动。要积极借助社会力量开放搞编研，要利用各种优势把编研蛋糕做大。还要设立档案编研奖金，招标编研主题，积极引导、支持熟悉档案，热爱文史的社会人士积极参与到私人档案的编研工作。编研工作可以促进“死”档案变成“活”档案，又可创造出丰厚的社会价值与经济效益。

为了不断扩大社会知名人士私人档案的正能量影响，充分发挥启迪后人的社会价值，在编研、管理和利用的过程，还可对私人档案有关部分通过展出活动，吸引社会各界关注档案，了解档案，支持档案工作，包括帮助补充、完善私人档案。档案部门还可多渠道开发和传播私人档案的社会价值，可以联合办展，举办家庭档案示范展览、私人档案编研成果专题展览等，利用多种形式对档案相关部分实行开放式宣传，有效地提升档案文化的传播力和影响力。为了进一步提高档案开放展览的社会效果，扩大宣传效果，在上述活动中，可以邀请私人档案所有者到现场讲解，还可开展观后感征文评比，对所有私人档案参观者本人颁发荣誉证书，设立私人档案专柜，增加私人档案所有者的荣誉感和积极性。为了增加社会教育意义，展柜可以永久保存，并能定时对外开放、展览。这样展览保存既可为私人档案所有者提供展示、交流平台，有益于原先散于社会的利国利民的私人档案资料得以有效保存、广泛利用，也有利于提升档案工作的社会影响力和公众的参与度，更好地体现出“鉴史识今、启迪后人”的社会价值和社会效益。