坚持五大发展理念做好新时代高校档案征集工作

王宁

（武汉轻工大学档案馆，湖北 武汉 430000）

档案征集工作是档案全生命链条的逻辑起点，是档案工作的重要一环。只有通过开展有计划有目的的征集工作，把散存在高校二级单位或教职工处甚至校外组织或个人处的资料集中到高校档案管理部门，并经过整理鉴定，这些资料才能成为高校档案。新时代是高质量发展的时代，对照高质量标准，当前高校档案征集工作还存在理念比较落后、手段比较陈旧等现实问题。为进一步推动高校档案征集工作，必须坚持五大发展理念，做好新时代高校档案征集工作。

一、坚持创新发展。习近平总书记强调：创新是引领发展的第一动力。当前，互联网+、大数据、云计算、人工智能等信息技术广泛应用于整个档案行业，对档案工作各环节提出了新的更高要求。作为档案工作的重要一环，征集工作的思路、技术及内容均发生了巨大变化。推动档案征集工作发展必须跳出旧有模式，在思路、技术及内容都要进行全面创新。一是思路创新。要切实提高高校档案征集工作重要性的认识，没有档案征集工作，也就没有档案保管、利用等后续工作。要彻底扭转“坐等上门”、“守柜台”的传统思维模式，切实增强征集工作的主动意识，由之前的“你交什么我要什么”，变“我要什么你交什么”的主动工作思路。二是技术创新。征集纸质档案相对容易，几乎不需要技术。但今天OA系统原生电子文件在线归档、数码设备直接产生的声像档案归档等对高校档案管理人员提出技术层面更高要求。高校档案管理人员要熟练掌握专门的档案管理系统，做好电子文件、声像档案等征集工作。三是内容创新。高校事业发展到哪一步，档案工作就要跟进到哪一步，档案管理部门要随时把高校发展过程中所形成的档案资料征集进馆。同时，在做好传统文书档案、科技档案等归档的同时，还要做好彰显学校特色的档案资料，学校组织开展重大活动的档案资料，学校领导或知名专家教授的名人档案等等。

二、坚持协调发展。征集工作牵涉到档案管理部门、档案形成部门、档案形成个人等多方关系，必须通盘考虑，全面协调各方各要素，理顺关系，补齐短板，形成合力。一是要协调好档案管理部门与档案形成部门的关系。档案资源最终来自于档案形成部门，档案征集也是向档案形成部门进行征集。各档案形成部门由于工作分工、工作职责不同，其资料形成、整理、移交时间也各有不同。档案管理部门要切实与形成部门保持密切联系，加强业务指导，指导档案形成部门做好文件资料整理和移交工作。二是要协调好档案管理部门与个人关系。向个人征集档案要更加耐心细致，除了需要协调与个人关系，必要时还要通过其本人所在部门进行。三是要协调好档案管理部门与相关单位的关系。对于学校在履行服务社会职能中形成档案材料，档案管理部门要积极协调校外相关单位，加强沟通联系，把应由学校保管的档案征集进馆。

三、坚持绿色发展。征集工作要站在加强生态文明建设的高度进行，切实体现节约型社会建设要求。一是不重复征集。坚持谁产生档案资料，谁负责归档的原则，对于同一项工作，只对产生档案资料的部门进行征集。二是坚持纸质版电子版同步归档。在做好纸质版档案征集工作的同时，要同步做好电子版档案的征集，尤其是声像档案的征集工作。坚持具体问题具体分析，能够用电子版代替的，尽量减少纸质版档案的征集。三是妥善做好纸质档案的保管工作。在建设档案库房之初，按照国家相关规定，建设绿色库房，并做好“八防”工作，切实做好纸质版档案的保管工作，尽最大努力延长纸质档案生命周期。

四、坚持开放发展。随着高校办学国际化程度的不断扩大，按照应收尽收、应管尽管的基本要求，档案征集工作也要贯彻开放发展理念，做好境外相关档案资料的征集。一是与校内相关部门保持密切联系，尤其是学校的校办、人事、外事、科研以及相关学院等部门单位，随时通过这些部门单位，把开放办学过程中形成的档案资料征集进馆。二是“走出去”。制定详细征集方案，专赴合作高校或机构的档案工作部门，采用移交、捐赠、寄存或复制等多种方式，有针对性开展征集工作。三是“请进来”。邀请与学校有合作关系的高校或机构来校，共同制定征集方案，开展征集工作。

五、坚持共享发展。必须坚持发展为了人民、发展依靠人民、发展成果由人民共享的发展理念。为师生服务是高校档案工作的基本职责，一是档案征集更加贴近大学生。专门增设“学生”实体门类，做好与在校大学生密切相关的成绩、学籍、录取及毕业名册、学历学位证书发放登记表等档案资料的征集工作，以备更好利用。同时，根据大学生自身需求，结合档案资源建设实际情况，有针对性的在大学生中开展其重要学术成果、优秀获奖荣誉证书、志愿活动等资料的征集工作，帮助其建立个性化档案。二是档案征集更加贴近在职专任教师。定期不定期在专任教师中开展档案征集工作，征集其优秀科研成果、优秀教案、获奖情况以及参加社会兼职活动所形成的文件资料。同时，有针对性在离退休老同志中开展档案征集工作。三是档案征集与档案利用紧密结合。在征集过程中加强对档案利用的宣传，把征集过程作为档案工作宣传和教育的过程，使档案工作更加贴近师生，贴近生活，贴近实际，引导公众更好的利用档案。