探讨档案管理信息化是档案管理的发展与趋势

2019-01-13陈翠平

魅力中国 2019年15期

陈翠平

（黑龙江省虎林市八五八农场，黑龙江虎林 158419）

经济建设增长，越来越多的人关注档案管理的作用。在某种程度上，档案管理包括收集、整理、价值评估和档案管理、目录编制、检索、统计研究和使用。

另一方面，档案管理的发展并不完全稳定。档案管理工作的质量将直接影响档案的总体利用效率，因此，在实际管理档案的过程中，必须把实质性工作放在首位。档案管理的主要目的是通过改进和建立管理系统，提供有关社会和实际工作服务的更好信息，该系统可以合理地系统化和分类有效信息，并在实践中有效地使用它。在一定程度上促进了经济建设的发展，对各行业的发展产生了重大影响。

一、档案管理将实现无纸化管理

随着计算机技术的扩展和网络的扩展，无纸化办公将成为现实，传统的纸质档案管理格式将发生根本性的变化。无纸化办公室和自动化在今天很流行。文件可以在线传输，报告可以在线传输，从而简化了发送文件过程中的手续，使文件更安全，更快捷。这是技术发展对办公自动化的一种变化，也为传统的档案管理工作带来了新的挑战。

档案资源的交换是档案管理的目标，档案资源由有限数量的档案存储支持，虚拟化包括通过网络互联和馆际互借来增加和丰富档案资源。如果互联网上世界各地的信息存档说资源存档可以无限扩展，你可以在很短的时间内搜索信息，可以解决传统的档案管理难题。

二、档案管理将实现缩微化、数字化

微光技术和数字视频的使用为数字档案管理提供了强有力的支持。所谓的档案信息数字化是使用现代电子技术（如计算机，扫描仪等）将档案数据保管人转换为电子文件。显微照相技术可以最大限度地减少小型微量元素上的大量纸质文档并创建电子文件，数字图像是使用数码相机和光电转换的高精度图像处理，它们在识别，存储和管理的电子文件中具有共同特征。

在将档案信息数字化之后，可以使用快速和大规模的计算机访问它，这将显着减少纸质档案，克服档案管理过程中的许多相互矛盾的过程。特别是，微技术，数字技术和计算机的结合使得能够有效地处理档案中的照片，变色，泄漏和删除图像以恢复原始面部，这将长时间保存和复制图像，并且还使计算机能够访问情况。这是档案管理发展的必然趋势。

三、档案管理将实现信息化、网络化

今天的社会是一个信息社会，计算机技术和网络的广泛应用，信息空间越来越大，这不仅提高了整个社会的效率，也提高了它与整个社会的联系。这为档案的联网和信息管理提供了客观条件。

目前，通常建立局域网，其中，为了加强文件和信息的机密性，一些当局禁止访问互联网。甚至单一操作，并与网络物理隔离。但随着计算机技术和在线技术的发展，如深化密码学，语音识别和指纹识别的应用，文档的机密性将得到显着提高。对电子文件的真实性也通过应用电子文件的签名技术增强了服务和接收单位的信任。该技术的开发和应用为识别记录管理过程中电子记录的真实性和可靠性提供了技术保障。

网络传输作为传递信息的手段，具有无可比拟的优越性。首先，传输速度快，其次，扩散很宽，第三，传输不会脱轨，第四，传输成本低，并且已在世界范围内得到广泛认可。档案管理也将随着这项技术的发展而发展。

四、档案管理将实现多元化、智能化

随着新技术的发展，存档的方式已经多样化，除了纸张，图像，电影等传统媒体，以及CD-ROM等数字电子和视听文件。，软盘等出现了。几种档案媒体的共存不可避免地使档案馆藏变得多样化。传统的档案管理模式和搜索模式不再适应不断变化的环境。

特别是未来语音识别技术的开发和应用将自动化和增强档案管理模型。在新的管理模式中，将执行文档的集成，并且计算机将自动接收所有存档的信息，并根据定义的程序自动分类。档案管理的自动化实现，有效地提供社会功能档案的服务，提高档案工作者的社会地位。

五、档案管理将实现商业化管理

档案资源的商业化管理促进了档案事业的健康发展。一方面，档案数据库必须得到社会的支持，以收集社会各界的档案信息，不断丰富和丰富库存资源;另一方面，社会的不同部门也必须得到档案数据库的支持，该数据库将为他们提供有关各方面的详细信息。两者之间的相互关系，为档案资源的商业化管理提供了客观条件，可以为解决档案资金不足的困难开辟一条新的途径。

六、档案管理信息化发展对策

档案管理和档案管理的计算机化，作为我国的主要轴心，不断发展，科学和计算机技术以及日益成熟的网络技术大大加强了我们的档案管理，信息的传播提高了效率，因此，应用档案管理计算机化档案的管理并不能取代档案管理的方式，以促进信息的发展。对于目前的档案管理，问题和不足，所以我们要采取合理有效的措施来解决相关的管理问题，并促进计算机档案管理工作的快速发展。

（一）加强档案管理标准化建设：档案管理的标准化是规范档案管理标准，规范区域档案管理技术，有效传递和收集档案信息，实现标准化应用的效果。各国应制定统一的档案管理规定和机制标准化和统一的措施，以加强通信信息网络的管理和宏观调控与相应的协调。

（二）提高信息化档案管理安全性：由于网络技术带来的一些风险，档案工作必须提高计算机化记录管理的安全性能，降低与归档信息应用相关的风险并避免泄露和丢失相关的机密文件。首先，负责档案管理的主管部门必须加强网络安全建设，加强应用和增加安全程序，严格过滤和分析国外信息，防止病毒档案并且特洛伊木马不会影响档案管理网络。同时，网络安全监控和性能管理需要加强，网络管理员需要定期排除和检查网络安全问题并进行更新和系统维护，提高内部网络的稳定性和安全性，避免网络瘫痪的后果。

（三）加强信息化档案管理人才的进入：先进的档案管理模式需要实施专业的档案管理技能。因此，档案管理服务需要加强人才库的建设，提高档案管理团队的整体工作水平，为档案馆档案管理能力的不断提高做出贡献。记录管理部门的网络管理，数据分析和人力资源管理专家所需的记录管理领域，这是非常积极的，因此，在档案管理领域要么通过引进和加强学校之间的交流与合作来加强技能，并定期建立档案工作人员的培训。