加强干部人事档案信息化管理，全面促进人事管理创新

高亮

(哈尔滨住房建设发展集团有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150070)

当前是信息化时代，许多行业在发展的过程中都实现了信息化建设，档案工作在开展的过程中，也融入了现代化信息手段。干部人事档案信息化管理是档案管理工作的必然发展趋势，想要提高干部人事档案管理水平，将档案信息的作用和价值充分发挥出来，一定要加强对人事档案的创新管理，应用完善的管理手段，保证各项工作的规范化开展，为企业的发展提供信息支撑，以此推动档案事业的进一步发展。

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）查阅信息方便快捷

信息化管理可以运用现代化信息技术对纸质档案中的内容进行录入和保存，各部门工作人员可以通过网络平台对档案资料进行检索，为档案资料的查阅和应用提供了便利。不用在档案资料库中进行长时间的查找，节约了时间，提高了工作效率。另外，信息化管理也减少了管理人员的工作内容，减轻了工作人员的压力，使其可以为企业提供更加优质的档案服务，整体的工作质量和效率都得到了显著提升。

（二）档案管理更规范

信息化档案要求所有相关人员的信息必须按照档案信息系统的要求规范填写档案内容，其字体、格式及内容都做了严格的规范，有效弥补了纸质档案中字体不统一、字迹难辨认、格式不规范、内容不完整等弊端。规范化的信息化档案能够使得档案管理人员根据技术的要求，随时对档案信息进行数据迁移与共享，使档案信息的利用率大大提高。

（三）提高了档案资料的安全性

由于纸张及笔墨的性质，纸质化档案在保存过程中，要求其必须保存在背光、干燥、温度适宜的环境中，但即使保存环境较好，笔墨仍会随着时间的流逝而渐渐变淡直至消失，纸张也会渐渐黄化或硬化，变得易破易碎。信息化档案能将档案信息进行数字化处理，并进行相关加密，同时随着技术的发展，信息化档案只需要进行定期升级与迁移就能保证信息化档案的完整性、可读性及可用性。且当前的云技术等也能让信息化档案在云端进行保存，为信息化技术更增加了几分安全性。

二、加强干部人事档案信息化管理，全面促进人事管理创新

（一）建立完善的管理体系

干部人事档案信息化管理系统想要实现高效应用，首先要制定完善的管理标准，对各项工作的开展进行规范和约束。管理标准中要包括档案信息资料的录入格式和内容，建立统一的录入标准。还要对不同岗位人们的档案查阅权限进行确定，保证档案信息资料的安全。其次，要建立完善的档案信息资料审核标准，对电子档案的真实性进行审查，避免出现的档案信息资料随意篡改的情况，以此为各部门的应用提供准确的档案资料。

（二）建立档案资料安全保障体系

在对干部人事档案进行信息化管理的过程中，保证信息资料的安全性是非常有必要的，这就需要建立完善的安全保障体系，主要包括以下几个方面的内容：第一，按照国家相关标准对档案资料的应用安全进行保护，确保在出现问题时有法可依。第二，对应用的技术软件进行优化，采用多种手段对档案信息资料进行加密处理，可以多种加密方法共同应用，保证档案信息资料应用过程中的安全性。第三，管理人员需要对档案信息资料进行定期的检查和维护，做好档案数据的管理和保护，为后续资料的应用提供保障。第四，建立安全管理制度，并将其落实到实际工作中，让人事档案部门的所有工作人员都按照安全管理制度进行操作，如果出现档案资料泄露的情况，则需要进行严格追查，明确各岗位工作人员的责任，同时采取有效的防范措施，降低对企业造成的影响。

（三）健全档案信息的监管机制

干部人事档案信息化管理工作在开展过程中，相关法律规定还有待完善。要想保证档案信息化管理工作的安全性，需要健全档案信息监管机制对各个环节进行监督管理。可以应用信息技术对干部人事档案的应用情况和信息的更新、变动进行追踪记录，对修改、复制档案信息的行为进行实时监测，避免出现信息丢失或者泄露的情况。管理人员需要定期对档案工作进行检查，对工作中的各项行为进行管理和约束，提升干部人事档案的管理水平。

（四）加强对人才素质能力的培养

要想将信息技术的优势在干部人事档案管理工作中展现出来，则要重视对人才的培养。不同工作岗位人员的工作内容是不一样的，在对人才进行培训的过程中，需要结合的岗位工作需求，对工作人员进行针对性的培训，提升档案管理人员的专业能力和实践能力。在对管理人员进行培训的过程中，还需要提高人才发现问题和解决问题的能力，对档案信息管理管理中存在的问题可以及时发现并处理，提升整体的信息化管理水平。在培养档案管理人员专业能力的同时，也需要增强工作人员的科学技术水平，对档案管理工作中应用的各种技术软件进行全面了解，并可以熟练应用到实际工作中，只有不断提升管理人员的技术能力和素质水平才能满足企业干部人事档案的信息化建设和发展，让档案管理人员在工作中对自身的不足进行优化和完善，以此推动干部人事档案管理的信息化建设。

综上所述，实现干部人事档案建设和管理信息化，能够有效地开发利用档案信息资源，为企业单位的人事管理服务，充分体现档案管理的社会价值。所以企业单位要认识到干部人事档案管理中存在的问题，抓住干部人事档案信息化管理的优势，推进干部人事档案的网络化管理，强化干部人事档案信息化管理制度，提升干部人事档案管理人员的专业素质，构建信息平台实现内部资源共享，推动内部档案信息服务的良性循环，全面促进人事管理创新。