分析商务企业档案管理的智能化趋势

伍云

（秀山土家族苗族自治县商务委员会,重庆 409900）

引言：计算机改变了我们的生产生活方式，目前，随着第四次科技革命的展开，智能化已经成为了产业发展的主要方向。很多商务企业都将智能化方式，应用在了档案管理的过程当中，应用智能化的硬件以及软件设施，提升管理的现代化水平。通过这种方式，企业在档案查询、利用、管理的成本进一步降低。

一、商务企业应用智能化档案管理方式的价值

目前，商务企业的交易、货款、货品、生产线管理等信息，大多数都是通过计算机数据统筹的方式进行管理，这也导致档案当中的相关数字化信息增多，通过传统人工档案管理方式，很难适应这样的工作量与工作强度要求。从这个角度看，进行智能化发展，推动档案管理的智能化，主要有以下几方面的作用：

（一）建立统一的档案管理标准，提升管理的有效性，避免由于传统管理方式标准不统一，造成档案管理的模式混乱，影响数据的快速读取。

（二）智能化管理方式相对于传统信息管理方式的显著优势之一，就是可以通过程序算法与模拟感知，实现更加强大的功能组合。档案管理人员可以进信息自动读取、信息自动加密、信息自动化归类，通过程序语言进行统一设计，从而提升档案管理的效率，进行更高质量的信息存储与提取。

（三）智能化档案管理方式，可以显著提升信息管理的安全性，通过自动身份识别等方式，对档案提取人员的身份进行核实，并通过云端智能备份等方式，对标记过的重要档案进行双份路径存储，这可以显著提升信息的安全性。

（四）降低存储空间。智能化档案管理方式，可以按照档案提取与录入的频次，自动对不常用的档案进行归类，如该类档案被程序划定为不重要也不常用等级，则可以通过自动压缩的方式，节省存储空间，同时也更有利于管理人员进行系统归类，从智能化终端给出的意见当中，获得相应的分类依据[1]。

二、应用智能化方式进行商务企业档案管理的路径

商务企业的档案数据信息多、容量大，除了文字信息之外，还包含各种类型的图片信息、影像信息、声音信息等等，这就对原本的单一元信息存储方式，提出了巨大的挑战，很多企业一直应用WODAO-12以及KUAIS-213等相关档案管理软件进行信息分析，但上述软件的智能化水平已经无法满足商务企业的现代化档案管理需求。因而，在提升档案管理质量的过程当中，通过智能化管理方式，进行更加灵活的信息共享以及信息传输，才能提升管理效率。

（一）智能化档案存储

档案存储是商务企业档案管理的基础，只有获得更加广泛的真实信息，在横向与纵向的海量信息比对当中，挖掘档案信息的价值，才能为商务企业的未来发展战略，提出有力的支撑。因而，提升智能化存储效率，认识到智能存储的主要路径。与传统存储方式与档案管理方式相比，智能存储是智能化档案管理的最显著优势和最鲜明特征，因而，商务企业的智能化建设，要从智能化档案信息存储入手，建设自动信息获取系统。

1.智能存储功能改变了传统资源的实质性特征，而搭建了一种虚拟信息转化与存储模式，通过这种方式，信息的容量性可以显著提升，档案信息可以在更加数字化、程序化的体系内，进行流畅的运行。

2.智能化存储可以有效避免档案的自然老化，减少信息被认为篡改、删减、受到虫蛀、受潮等现象，相对于原始的信息拷贝与备份管理方式来说，智能化管理方式借助云端硬盘，可以对每一版本的档案信息进行自动存档，从而全面提升档案管理的安全性。

（二）智能化档案检索

商务企业档案管理的智能化检索，可以显著提升档案信息的有用性，避免档案一经入档，则等同于无用。提升档案检索的智能化水平，主要是：

首先，对不同形式的档案信息进行多种路径的存储，分析目前档案管理当中，信息的主要几种形式，按照自动归类程序语言，对信息的存储以及自动分类，进行更加灵活的管理。

其次，在存储路径上，进行更加灵活的选择，更具信息上传的时间、方式、发布人等等，选择加密存储、非加密存储、本地存储、异地存储、云端存储等等，在对每一种类型的档案文件，设置不同的自动化title，从而方便信息检索。、

最后，在存储的过程当中，就对档案的关键词信息进行自动机提取，按照程序设定提取的先后顺序，可以是使用途径、上传时间、金额、法律要点等等，方便商务企业的产品、营销、人力工作人员，运用档案信息进行有效的工作[2]。

（三）智能化档案应用

商务企业的智能化档案信息，通常都是以数字化的形式，存在于档案管理系统当中，如何将这些数字信息进行有效整合，为商务企业的其他经营管理活动提供系统支撑，是档案管理智能化发展过程当中的关键点：

1.采用网址、程序的方式，对档案信息进行搜索，例如上海某电子商务企业，建立了比较便捷的微信小程序，将自己的档案管理信息，发布到小程序上，内部员工可以通过相关身份密钥登录该程序，进行灵活的异地查询。这大大便利了商务人员的报价、投票、交易，以及相关交易信息上传。

2.对一些专业性、科研性的档案信息，进行全企业共享，尤其是应用在员工培训的过程当中，商务领域市场发展迅速，在新员工配的过程当中，只有提升档案的新鲜程度，把握客户的脉搏，才能满足客户需求，更加深入的挖掘档案当中的有效信息，提升智能化管理水平。

结论：综上所述，商务企业要不断完善档案管理方式，更新硬件系统与软件系统，提高档案管理人员的智能化操作水平。从本文分析可知，研究智能化档案管理方式，有利于提升商务企业档案管理的质量与安全性，促进其建立现代化档案管理制度。因而，我们要不断提升智能化技术与档案管理工作的融合程度，更加高效的对档案信息进行处理。