互联网时代档案管理问题及对策

2019-01-13郑威

魅力中国 2019年28期

郑威

（河北省承德市兴隆县市场监督管理局，河北承德 067300）

互联网与人们的工作和生活息息相关，特别是在档案管理工作中，互联网技术的应用可以有效地存储和处理数据，大大地提高办公效率。可惜的是，目前我国许多企事业单位在档案管理中应用互联网技术仍存在很多问题，这严重影响了档案管理工作的效率和质量，因此，我们有必要采取相应的措施来解决这些问题，从而是我们的工作更加轻松高效。

一、互联网时代下档案管理存在的问题

（一）管理理念有待转变

在互联网技术的影响下，我国越来越多的企业都将其引入办公室工作，但仍有部分传统观念的影响严重的企事业单位，工作人员在进行档案管理时仍然保持着传统老旧的管理理念，缺乏创新，与企业的实际发展不相适应。这不仅不利于提高档案管理的效率，还在很大程度上制约着企业的快速发展。时代的发展与人的发展具有相同的道理，如果相关人员不及时更新档案管理工作理念，不与时俱进，那么势必所会被社会淘汰。

（二）网络安全问题威胁档案管理的安全性

计算机网络技术的广泛应用，给人们的办公条件带来便利的同时，也带来了许多问题和挑战。由于互联网是开放的，包容性的，各类人群都可以登录网络系统并执行相应的操作，那么，这对文件信息的安全性构成了一定的威胁。尤其是在当今时代，人们越来越依赖网络，在广泛应用网络的同时，他们缺乏足够的网络安全意识。这为违法犯罪者创造了机会。换到档案管理工作来说，我们的文件管理系统容易被黑客入侵，发生文件信息被盗，信息泄露等问题。

（三）档案数据的标准化有待统一

信息化是文件管理工作高效化的基础，标准化是信息化建设的基础。因此，我们要做好档案管理工作，就必须建立标准的规范的档案管理体系。但目前我国档案资料管理缺乏统一的标准，导致规范档案管理的制度依据不足，档案资源配置不合理，各企事业单位档案管理标准不一，档案资料数据五花八门，严重影响了使用效果。并且，制定相关标准还远远不够。只有把标准真正落实到实际工作中，才能保证问题得到切实的解决，标准的制定才有意义。

二、互联网时代下档案管理问题解决对策

（一）转变管理理念

获得经济效益是很多单位的主要发展目的。一些企业单位的领导认为档案管理对企业获取经济效益的影响不大，不重视这一工作，因此不会投入过多的资金和技术支持。在这方面，领导者应该改变管理理念，加强档案管理人员对信息化的理解，使他们了解信息化的档案管理不仅可以永久存储档案文件信息，不会丢失，还可以节省创建档案保存的硬件设施环境所带来的成本。此外，它还可以提高管理效率，减少人力投入。因此，在互联网时代，档案管理者有必要改变自己的管理方法和管理理念。只有实施档案信息化管理，才能全面提高档案管理水平。

（二）加强档案管理工作的安全性

加强档案管理工作的安全性，必须建立档案保密管理制度。在日常工作中，要加大制度的宣传力度，让工作人员牢记制度的内容，增强他们的法律意识。此外，还需要完善岗位责任制，明确岗位职责，提高员工的责任感，降低信息泄露的可能性。为了创造一个安全可靠的档案文件存储环境，我们必须加强网络安全保护措施，引进世界先进的保密技术，在档案文件管理系统中定期检测病毒，并在对文件进行筛选调查时保持警惕，杜绝给违法分子有可乘之机。此外，企业还应加强档案管理人员安全意识的培训，提高档案管理人员的安全防范能力，提高档案管理水平，为企业的可持续发展提供有力的保障。

（三）实行鼓励机制

在档案管理信息化的过程中，并不是人力作用就会降低，相反的，在将文件的数据和信息输入计算机时，需要员工花费大量的时间和精力，因此，单位在对工作人员进行任命时要有严格的要求，避免出错。很多信息很复杂，难以输入，容易使工作人员感到疲劳，工作热情容易减退，出现苦闷，烦躁等情绪。为此，企业应当实施相应的激励机制，给予员工适当的物质、财政激励，提高员工的积极性。只有保证员工的积极性和饱满的精神状态，才能提高工作效率，保证档案管理工作的质量。