纸质档案与电子档案并存时期档案管理策略分析

印雪

（黑河市爱辉区供销合作社联合社，黑龙江 黑河 164300）

在当前科学技术快速发展的新形势下，档案信息的存储方式发生着较大的变化，目前主要以纸质档案和电子档案作为档案信息的主要存储形式。基于纸质档案和电子档案属性和特点的不同，二者带刺出相互依存和兼容的关系，因此在未来较长的一段时间内纸质档案与电子档案会处于并存发展的情况。这就需要科学实现对档案信息的管理，积极促进档案管理工作的多元化发展。

一、纸质档案与电子档案的基本特点

（一）纸质档案的基本特点

纸质档案具有较强的依附性、耐久性和原始凭证性。纸质档案存储介质具有较强的原始性和真实性，而且档案信息附着在纸质载体上，载体与信息之间具有密不可分性，在想了解档案信息，必然要通过依附于纸张上的文字和形式才能实现。同时纸质耐久性相对较好，能够对档案文献进行长期保存。而且纸质档案通常是由当时使用的文件直接转化而来，其无论是对历史情况还是资料的记录都更具客观性，令人更为信服。

（二）电子档案的基本特点

电子档案具有丰富性、生动形象性、准确性和共享性等特点。电子档案存储介质主要以光盘及磁性介质为主，存储量更具丰富性，能够实现对大量信息的有效存储，所占存储空间较小。同时多媒体信息与电子档案的融合，档案信息存储形态可以通过视频和数字代码等形式进行表现，不仅能够反映出信息的动态化，而且进一步改变了传统档案信息单一性的特点。电子档案对电子计算机具有较强的依赖性，利用电子计算机可以实现对信息的高效处理，并以记当代码或是数姐的形式来对档案信息进行存储和编辑处理，利用计算机可以将档案信息转换为可听或是可视信息，为档案信息的开发利用奠定了良好的基础。另外，借助于电子网络系统，可以随时对档案信息内容进行更换，使档案信息的利用不受时间和空间制约，有效的推动档案信息资源的共享，实现档案信息的高效利用。

二、纸质档案与电子档案并存期间档案管理策略

（一）建立相互配合的档案管理制度

电子档案与纸质档案在管理方法存在一定的差异性，将电子档案与纸质档案进行有效结合，构建完善的档案管理制度，可以为档案管理工作的有序开展奠定良好的基础。在具体工作中，档案管理人员要借助地两种档案信息存储上的优势进行互补，分别利用两种档案管理方法，保证档案信息存储与业务上保持一致性。针对于关键信息宜采用两种存储方式进行分别存储。对于一些不会变动的档案信息，宜用纸质形式进行存储，经常变动的信息采用电子档案存储方式，这样便于档案信息的实时更改。

（二）提高两种档案的关联性，进行同步归档

从信息安全的角度来看，纸质档案和电子档案的共存将长时间持续下去。从档案管理和使用的角度来看，各种有价值的档案内容被记录和存档目的就是促进档案资源的共享。因此，档案管理人员必须做好电子档案管理工作，做好电子档案和纸质档案同步的管理工作，加快纸质档案扫描转换过程，逐渐将纸质档案转变为电子档案。同时，可以将少量的电子文件复制保存并转换成纸质文档，以便它们可以离线存储，以改善电子档案与纸质档案之间的链接，并减少由此造成的不便。

（三）以纸质档案为根本，构建电子档案数据库

构建档案管理数据资源中心，利用对档案信息的传输、接受和储存功能实现档案管理系统的多方面文件共享。在实际档案管理的过程中，数据资源库的管理使传统纸质文件向电子文件转化，档案管理人员可以将档案以数据的形式储存与计算机或者互联网云盘中。但大数据时代背景下的数字化档案管理，存在风险性较高。现阶段部分不法分子通过极为高超的技术，对电子档案进行窃取和修改。因此，建立档案数据资源库的过程中，必须以纸质档案为原始资料，将每一份电子档案进行纸质备份，有效防止网络安全问题带来的隐患。此外，应在档案管理部门的电脑中加装防火墙、杀毒软件等设备，提升电子档案的安全性和真实性。

（四）加强复合型人才的培养

在当前信息时代背景下，档案与信息技术相结合，档案信息化建设工作得以快速发展，档案信息化的实现必然要求具备现代化管理理念的档案管理人员，同时对档案管理人员的知识储备及信息技术技能也具有较高的要求。特别是在当前电子档案广泛应用的新形势下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理等相关知识，才能跟上时代步伐，确保电子档案的安全管理。一方面要注重引进熟悉档案知识和信息技术的复合型人才，充实档案人才队伍。另一方面要加强现有工作人员的业务培训和交流，尽快地使档案工作人员掌握档案信息化的基本知识和技能，提高档案工作人员的业务素质。

三、结束语

电子档案与纸质档案各具有优劣，二者相辅相成和优势互补。虽然电子档案具有较多的优点，在计算机网络环境下电子档案传递利用更具便捷性，但同时也存在档案信息丢失、失真及泄密等问题。因此在电子档案管理工作中，需要制定完善的电子档案管理制度，有效的保证电子档案信息的安全。纸质档案一直以来都具有不可代替的地位，因此在当前档案事业发展过程中，纸质档案与电子档案实行双轨制管理，这对于档案信息的安全性及档案信息利用率的提高都具有极为重要的意义，有利于推动档案事业的健康、持续发展。