浅谈风力发电项目档案管理的现状及解决措施

2019-01-13刘敏琦

魅力中国 2019年10期

刘敏琦

（广东粤电湛江风力发电有限公司，广东湛江 524043）

前言：

风力发电项目档案是企业发展历史的见证，又是提供一个项目质量完成高低、快慢以及工程完成与否等的进度查询，同时也是企业精神面貌的一种体现。由此可见，档案是记录风力发电企业工程建设的一种资源信息，企业只有加强档案管理建设，拓宽人才培养渠道，完善与规范档案管理，才能使企业的发展更进一层楼。

一、风力发电项目档案管理的重要性

风力发电档案管理是指，利用风力发电机，通过无污染、可在生风力旋转发电建设的过程中对项目的任务、进度、成本、与质量进行人力追踪，记录、展示各个关键点的纪要与结果，使项目管理的数据安全可靠、井井有条。档案管理是各个企业的发展需要，它为工程建设需要变动、改进与决策提供了重要的参考依据，在促进积极作用的同时，不断地提升项目的盈利与管理水平。由此可见，风力发电档案是企业研发、建设与经营过程中详细纪录、核查与储存重要内容的文件，因而企业应当帮助档案管理人员树立正确的工作观念，使其由内而外地热爱工作，进一步加强专业的知识进修学习，充分调动工作的积极性。

二、风力发电项目档案管理的现状

（一）管理理念过于传统

创新的管理理念，是一个企业发展的核心，又是在激烈竞争中立于不败之地的“诀窍”。然而，受传统思想意识的影响，有些企业为了节省开支，经常让全体成员实行档案管理轮流值班制，由于有些人员对档案管理知识缺乏了解，以至于接受资料时，一方面无法对其收集、整理与管控，容易导致文件资料无法与工程施工同步。另一方面不知道企业工程建设应登记哪些档案资料，导致其不能检查、告诫与监督各个部门形成的档案资料，更无法提出有效的建议；有些人员觉得轮岗是企业的安排需求，不属于自己手头的工作范畴内，因而无法全身心地投入其中，更不会对档案进行查漏补缺，即使档案出现缺页、少记、漏记等问题，不仅不能第一时间被发现与补全，而且无法对工程项目进行管理与控制。

（二）档案记录流于形式

风力发电档案记录是一个企业项目建设全面、真实的原始记录，是联系过去、现在与日后的信息“桥梁”，企业可以通过档案查询项目建设进度的状况，对不足之处及时采取紧急应对方案。然而，企业对档案管理缺乏重视，招聘的员工不是文凭比较低的，就是专业不对口的，致使有些员工在档案记录、整理、归纳时混淆概念，时常漏登记一些重要的事件或者待处理的事情；有些员工为了省时间，记录档案都是为了应付检查，这种流于形式、简单档案记录，不仅没有将施工侧重点记录下来，而且容易在编写时漏洞百出，甚至存在表格填写错行、编码错误、图纸标记紊乱等现象，间接对工程建设带来负面的影响，严重的还会给企业带来一定的经济损失。

（三）管理体制不健全

在风力发电建设的管理中，档案信息所发挥的作用不容小觑。然而大部分风力发电企业没有在企业内部构建专门的档案资料室，使档案只能存储在潮湿、空间狭窄的地方，由于缺乏和谐、融洽、宽松的档案管理办公环境以及管理体制，不仅无法引起企业领导与员工的重视，而且容易致使有些工作人员在很长时间都无法意识到档案管理的重要性，认为所谓的档案管理无非就是机械的接收、登记与存放档案信息，只要做足保密的工作，确保建设用地征地拆迁文件、勘察测绘设计文件与参建单位施工过程等资料不外泄、不丢失、不销毁即可。这样的工作心态，无法将精力投入工作中，不仅没有对档案信息的真实性、合理性与可靠性进行核查，而且无法确保档案信息的相关性、完整性与可理解性，大大降低了档案信息的真实性与重要性，间接阻碍了档案信息的作用发挥。

三、风力发电项目档案管理的解决措施

（一）构建完善的管理体制

构建完善的风力发电档案管理体制，就是为了让管理标准化与程序化，以便于企业能够依赖自身运行机制有条不紊地展开管理。因而，企业应当根据公司的规模，构建完善的管理体制，要求员工必须严格按照制度实行，保证档案设施的安全性，从而提高管理水平。如，构建具体的档案管理工作操作流程，集中统一保管档案制，实行统一领导、分级别管理的制度，建立一人一岗、一岗双责的管理体系，将档案管理工作纳入现场每一位工作人员的业绩考核，对每一位入职的新员工，都要进行档案知识的培训，定期对这些档案知识进行宣传、考试、检查，使档案管理人员的思想意识一致，对于有问题的档案要进一步采取协调一致的行动与措施，尽快将档案全部整理完善，从而养成认真、细致、严谨的工作态度。

（二）转变传统的管理理念

若想提高风力发电的档案管理工作，企业应积极探索管理新模式，融合现代的管理理念，摸索出适合自己企业的管理新方法，在关键时刻提供有价值的借鉴，做到藏有所管、藏有所用，为日后企业的发展扎实基础。如，提高档案管理人员的专业水平，学习、参考、综合他人的先进工作经验，在增长见识的同时，拓宽视野与思维，并要求与各个部门交流沟通，大概知道企业风力发电的工程建设流程。然后将档案管理纳入季度工作汇报，定期实施监督检查，真正做到档案管理与业务工作相结合的状态，从而加强领导与档案管理人员的高度重视。

（三）加强档案的信息化管理

随着网络信息化突飞猛进地发展，渗透档案信息化管理是企业最好的选择，传统的工作节奏与效率浪费太多宝贵的时间，面对大量且繁杂的档案信息，在整理、记录与归纳的过程中，容易出现偏差，且查找利用率低，而现代化的信息技术是一个强有力的工具，可实现档案自动编目、辅助立卷、自动标引等功能，有效弥补上述问题。如，运用电子档案管理系统，将档案信息管理现代化，以便于快速整理、检索、记录工程前期文件、工程交接验收文件、及企业工程建设文件的收集与整理，方便管理人员快速查阅档案资料，节省人力、物力的时间，还能通过内部平台实现资料共享，提高档案的使用率。此外，电子档案的储存备份与保密指数，大大提高了档案资料的安全度，有效避免传统纸质档案保存过程中出现的发霉、字迹模糊与调用困难等问题。

（四）加强档案管理人员的工作素养

工作素养是确保工作顺利进行，实现工作目标的有效途径，同时也是一种重要的推动力，在风力发电的档案管理工业亦是如此。因而，企业应当注重人才的培养与发展，在规范档案管理工作的同时，确保能够及时、有效地为其他部门提供档案服务。如，配备与风力发电工程规模相适应的档案管理人员，优先录取工作经验丰富或相关专业毕业的人才，并定期展开座谈会，对他们进行全面的培训，训练他们互相帮助、互相配合与互相交流，进一步缩短彼此之间的工作差异，以此提升档案管理的工作质量。然后，引进国外的人才管理方法，制定人才素养培训计划，促进他们具有创新能力，又有高度的责任感。