档案管理基础工作与档案管理现代化

2019-01-13王博一

魅力中国 2019年10期

王博一

（河北省保定市清苑区就业服务局，河北保定 071100）

檔案是记载人类文明发展、社会重要实践活动和科研成果的重要文件，档案有很高的收藏管理价值，是推动社会发展进步的重要动力。而随着社会的不断进步，档案信息也越来越多，这就给档案管理者带来了很大的难度。因此，要结合当前信息时代发展的特点，实现档案的现代化管理，这就需要将先进的信息技术应用到档案管理，以此来推动档案事业的发展。而档案管理工作离不开基础工作。

一、档案管理现代化建设的必要性

档案管理现代化是档案工作顺应时代发展的需要。传统的档案管理工作主要是对档案实体进行人工收集、整理、保管和利用。但随着科学技术进步以及社会日新月异发展，电子政务和电子商务逐渐流行起来，政务也已采取全面公开的方式，这就对档案管理工作提出了更高的要求，传统的档案管理方法已经无法适应当前社会的发展，因此要加快档案管理的现代化工作，做到与时俱进。

实行现代化的档案管理是社会主义和谐社会对档案管理提出的新要求，和谐社会要求档案管理部门既要为政府各项工作提供基础服务支撑，又要使其成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带。档案管理工作要做到与时俱进，为整个社会服务，在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面，发挥服务效能。

档案管理现代化是档案管理事业自身发展的必然选择。在改革开放和现代化建设的过程中档案事业占有十分重要的地位。在档案外部环境和内部需要都发生变化的情况下，档案管理的现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势，可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代管理体制的建立和完善，促进档案事业持续、协调、有序发展。

二、档案管理基础工作存在的主要问题分析

计算机作为一种高效的处理复杂信息和数据的现代化先进工具，其首要特征是要求输入到计算机中的数据必须是科学的、准确的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好信息输入与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

目前我国的综合性档案馆大部分都是馆藏内容庞杂案卷，数量非常多，而且很多档案的跨度都比较长，长期以来都是采用封闭式的管理。档案管理主要的目的是保管，以案卷不丢失为原则。再加上不同时期对于档案管理的质量有不同的要求，档案在管理的过程中没有使用同一管理标准，这也就形成了基础档案管理普遍较差的局面。其问题集中起来主要反应在以下几个方面：一是档号不规范。传统的档案管理仅仅是为了保留档案，没有使用目录和统一的档号，一卷多册的现象也比较多。二是案卷标题不规范，有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；这非常不利于人们的使用，在使用过程中就会出现盲目翻阅的现象，更容易使档案存放混乱。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，分组的标准又按照时间来分的，也有按照职能部门管辖权限分的，还有的按照文种来分。六是案卷厚薄不一，由于档案的内容不同，这就导致案卷的薄厚不同，有的可能一两页纸，有的可能上百页纸才能详细的记录一项事件。

总之综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

三、推进档案管理现代化

（一）分清主次

档案管理的最终目的是为了提高档案数据的利用率，满足人们对档案的查阅和研究的要求，更好地为社会服务，但是对于一些比较复杂的档案案卷来说，有些并没有很大的使用价值，不是很重要的案卷，而有些则是利用率较高，保管价值大的案卷，因此，在现代档案管理的过程中就必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，利用计算机对重要档案进行优先处理，这样才能保证档案管理工作的高效性。

（二）著录分级次

在著录过程中要注意区分案卷的层次性，一般情况下将案卷分为三个层次，分别是重要文件或反映问题庞杂的文件需要进行文件级著录；那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录。这样将案卷分为不同的层次，方便人们后期的使用查阅，对于档案管理人员而言，明确档案的级别也方便档案的后期更新。

（三）利用好档案原基础

对于一些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引；而对于一些特殊的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，并通过计算机来进行统一的分类。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

（四）使用“关键词”

“主题体”虽然具备统一的功效，但是在查找的过程中却存在一定的弊端，因此，可以将“关键词”取代“主题词”，通过文件的题目，或是文章中的主题内容，总结出关键词，并进行标识，待录入计算机时利用计算机批量处理的功能进行处理，这样不仅可以解决手工标引速度较慢的问题，而且通过关键词来进行查找，可以在一定程度上缩减查找时间，提高效率。