探讨人事档案管理的信息化建设

冯继萍

(吉林省洮南市环境卫生管理处，吉林 洮南 137100)

一、人事档案管理信息化建设的意义

在当前信息时代，信息技术在各行各业中广泛应用，事业单位人事档案管理工作引入信息技术，并将构建人事档案管理系统作为当前人事档案管理工作的重要内容。在事业单位人事档案管理信息化建设工作中，其对于事业单位人事档案管理工作具有极为重要的意义。

（一）简化归档流程，提高档案管理工作效率

通过利用信息技术来对人事档案进行分类和归档，具体可以基于不同类型将人事档案划分为不同信息模块，并以时间线进行排序。这样进一步简化了人事档案归档流程，也为后续人事档案调档借阅奠定了良好的基础。而且通过人事档案信息化建设，还可以有效的保证档案信息的完整性，进一步节约整理、录入和归档的时间，通过对人事档案进行分类和高速检索，有效的提高了档案利用效率，为人事档案管理工作效率的提升起到了积极的促进作用。

（二）降低人事档案管理成本

对于事业单位而言，其对人员信息调查了解具有严格的要求，而且覆盖面十分广泛，这也导致事业单位纸质档案信息数量较多，需要占据较大的存储空间，而且在做好保证档案信息安全的各项管理举措，投入的管理成本较高。但通过实现人事档案管理信息化后，档案信息采用数字化存储，所占空间较少，日常工作中做好档案信息的备份和维护好计算机安全即可，有效的实现了人事档案管理成本的降低。

（三）实现人事档案的多样化管理

事业单位的传统纸质档案多以文字记录和照片记录等形式存在，档案资源信息保存方式较为单一，许多有用信息不能及时记录保存。而人事档案的信息化建设能以音频、视频、图片等各种形式记录和储存人员的各类信息，实现人事档案资料的多样化存储，更好地丰富人员信息资料，为事业单位人员的选拔工作提供有效参考。

二、人事档案管理的困难点

（一）缺乏统一的管理标准

人事档案管理信息化建设过程为了有一定的信息化建设标准作为参考和依据，确保人事档案管理的函利益结构的质量和效率。但是实际上对档案管理工作的认识几乎比较空白，且管理标准统一的标准，信息网络部门无法实现文件资源共享，使文件管理工作的意义变得不可能得到充分反映。

（二）素质较低的管理人员

人是人事档案管理的主体，因为这种人事档案管理的质量很大程度上是取决于档案管理人员的专业水平和全面性质量。然而，在我国目前的人事档案管理中，缺乏高素质的专业管理人才，无法满足要求。

（三）新时期人事档案管理的优化对策

对人事档案的管理人员进行专业培训，人事档案的信息管理离不开广大基层管理人员的办公室操作；办公室业务网络；电子数字化；办公室业务。基层管理人员是主要的信息管理物质基础是开发和利用信息资源。因此，在新形势下开展人档案管理信息化建设必须加大对基层档案管理人员的专业培训，建立完整和完善网络信息管理系统改善人事档案信息管理工作的效率，现在的人事档案替代管理之路。

三、事业单位人事档案管理信息化建设的策略

（一）建立健全人事档案管理制度

科学合理的制度是保障事业单位人事档案信息化建设有序推进的重要基础。因此，对于事业单位档案管理部门来说，必须要深入参考人事档案信息化建设的实际情况，主动与事业单位既有的信息化建设资源进行充分的整合，同时主动考虑事业单位相关的资金、政策，设计一套科学、合理、规范的制度，全面规范人事档案管理信息化建设相关的流程，并且需要根据人事档案管理信息化建设的具体情况，针对规章制度进行动态的调整、优化，使其能够更好的服务信息化建设，促进人事档案管理信息化建设的有序推进。

（二）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率

由于事业单位人事档案数据来源相对广泛，为了进一步提高档案栓塞效率，可以实施跨系统查询操作。在具体操作过程中，需要与单位实际情况相结合，构建综合业务档案数据库，实现对人事档案的动态管理和维护。在日常工作中，可以针对各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据综合查询的畅通性。同时还要针对人员权限合理进行设置，进一步完善档案借阅登记制度，确保实体档案、电子档案的借阅及下载打印等多种形式的同步操作，全面提高内部档案使用效率，实现人事档案的规范化管理。

（三）以实际需求为导向，加大数字化设施投入力度

事业单位人事档案信息化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。因此，单位需结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障信息化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际为依据设计人性化、科学化的档案信息化管理系统，实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，能使人事档案管理由被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

结语

目前，随着我国事业单位改革进程的推进，事业单位人事档案管理面临着新的挑战。人事信息快速增加，信息数据复杂程度前所未有，事业单位要想从容面对这些情况，必须进行人事档案管理信息化建设。各事业单位都要认识到档案信息化对于本单位的意义，注重提高管理人员的素质，完善人事档案信息化管理制度，不断完善硬件设施，促进档案信息资源共享，做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护，推进本单位工作快速跟上时代发展的步伐。