新形势下提升机关事务管理档案价值的思考

2019-01-13李敏

魅力中国 2019年31期

李敏

（江苏省盐城市盐都区委老干部局，江苏盐城 224001）

档案就是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，可以说档案是直接形成的历史记录。而“档案管理工作”就是对比较重要的档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。而在当今新形势下，人们对档案的依赖愈发严重，导致档案管理工作也越来越重要。而相对时代落后的档案管理工作的方式与理念无法与当今形势相契合，难以满足人们对档案的日常需求。所以，提升机关事务管理档案的价值是势在必行的。

一、档案管理工作的意义

（一）档案管理是行政管理工作的一部分，大到国家、小到企业的各项规章制度的制定都有“档案”的影子。况且想要制定有效的管理制度就需要依靠档案来进行参考，因此档案在某些方面为管理工作提供了决策的依据。

（二）档案是详细真实的历史数据。档案的这种性质使得它可以为所有机构的管理提供各种依据。其次，各种机构中各种项目的档案管理会促进整个机构的运营，最终不断提升各种项目的盈利和管理。其次，档案详细真实地记录着相关机构中的何人在何时、何地进行了何种活动，可使机构中人员的责任更加明确。

（三）档案是所属机构文化的重要组成部分，它是发展历程的见证者，也是精神文化与价值观的具体体现，因此它在所属机构文化中有着无可取代的作用。其次，这也说明档案是一种教育资源，它可以用作对员工培训时的参考资料，因为真实的历史案例更加具有说服力、更能让人信服。

二、档案管理工作中存在的问题及相应的解决对策

（一）档案管理工作的方式有待创新

新形势下的档案管理工作较之以往更加具有专业性和程序性，所以档案管理工作的方式需要创新。现代的档案管理工作可分为档案实体管理和档案信息开发。档案实体管理指的是对档案进行收集、整理、保管、统计等一系列的过程；而档案信息开发又分为信息加工和信息输出两部分，信息加工指的是对档案进行目录编制、文献汇编的编辑和参考资料的撰写，信息输出指的就是对社会提供服务的过程，人们可以通过种种方式对档案进行阅览、复制、查询等多项活动。所以说现代的档案管理工作是一个庞杂的系统，但是工作者往往因为没有及时学习以及采用新型的管理手段，导致在档案管理工作中出现很多问题。尤其是在电子档案管理工作中，达不到行业标准的管理手段无法确保电子档案的信息安全，也无法合理的对电子档案进行存储管理。

（二）相关单位需要予以重视

在当今时代，相关事务单位领导轻视档案管理工作已经成为普遍现象，往往只在需要安排工作的时候找一些非专业的人去从事这项工作，这种兼职人员往往由于不懂其中的专业知识，导致档案实体管理时出现错误，严重威胁着档案管理工作的质量。例如，将档案混装、对档案内容进行修正时出现错误等等，严重影响到档案的详细真实性与连续完整性。其次，单位领导的不重视，也使单位内的各个部门存在着敷衍了事的心理，不积极的配合档案管理工作，从而无法使档案管理工作正常的、有序的运行。所以，单位领导要充分将档案管理工作重视起来，充分利用专业的从事档案管理工作的人员，既能使档案管理工作正常运行，也可以留住人才。

（三）提高档案管理工作者的素质

不得不说现在的社会是一个利益至上、缺乏诚信的社会，然而档案管理工作者接触的一般都是单位内的机密，例如，机构之间的往来信息、机构的管理项目、甚至是一些科研成果等等，如果他们因为自身利益而窃取其中档案，使单位内的机密泄露，小到机关单位的发展史、个人资料，大到机关单位中的机密。所以，单位领导注重培养相关员工专业能力的同时，也要注重他们的道德素质。以减少可以威胁到档案信息安全的一切因素。