谈信息时代档案管理工作的重要性

贾剑

（绥化市北林区档案馆，黑龙江 绥化 152000）

信息时代档案管理的意义在于利用信息技术接收、收集和保存档案中的信息资源，利用档案中的信息资源提供服务。在这种情况下，档案管理的效率有了很大的提高，从原来的实体档案管理到电子档案，改变了原来的记录方式，到利用现代技术管理档案工作，这也对档案管理提出了新的要求。

一、如今信息时代档案管理的现状

（一）档案管理理念相对落后。

传统的档案管理主要是实体保存，这是不现实的。在信息时代，档案管理的数据量几乎是以前的100倍。重视信息的实用性，要求档案管理人员具有较强的服务意识。在这种情况下，档案管理的变革观念不够重视，导致对档案管理的人力、物力、财力投入不足，需要加强健全的保障机制。

（二）档案管理模式滞后

传统的档案管理以手写为主，导致档案资料缺乏及时性，使得资料检索过程缓慢，资料使用效率极低。在信息时代，档案管理以电子输入为主，利用电子系统检索和使用数据，大大提高了档案数据的使用效率。但如今，从事档案管理工作的人大多是中老年人。他们不擅长使用计算机。因此，档案管理仍然以传统模式为主，浪费了信息技术在档案管理中的强大优势。

（三）档案管理的策划难以统一

档案管理的信息资源受地域和环境的限制，在许多方面存在诸多制约因素。在这种情况下，国家很难制定统一的指导计划，导致档案管理工作不能按照统一标准实施。此外，由于档案管理自身的因素，存在着许多不确定因素，使得有效的规划难以实施。

二、信息时代推进档案管理的措施

（一）科学创新理念

时代的发展促进了档案管理的发展，带来了工作理念的创新。这种创新不仅是档案管理模式的创新，也是档案利用价值的创造。在信息发展的时代，一切工作理念都要随着时代的变化而变化，档案管理也要随之变化。档案管理部门要与时俱进，不断创新档案管理的理念和管理方法，提高工作中的服务意识，为公众提供优质的档案服务。

（二）优化档案工作服务

传统的档案管理主要依靠手工管理。找档案很麻烦。在检索和查询方面也存在许多不便，导致档案管理工作效率低下。在信息时代，建立统一的档案服务网络平台，可以随时随地查询档案。加强档案管理的自动化建设，即在网络上安排档案，使档案的利用更加方便。在这种情况下，档案管理人员的计算机能力提出了很高的要求。因此，我们可以选择招聘一批优秀的计算机人才，与原有员工共同工作，促进档案管理服务量的提高。

（三）数据库建设

随着信息时代的发展，实体档案管理工作大多向信息化过渡，这就要求提高信息管理效率，建立档案信息数据库。然而，档案信息数据库的建立是一个复杂而漫长的工程，不能太快地完成，必须逐步进行。在建设过程中，不仅要加强信息技术和网络技术与档案管理的结合，还要注重档案分类管理和档案分库建设，形成一个数据库，用于档案管理工作。加载下载，有效促进档案管理。

（四）提高服务意识

档案管理是一项需要高度服务意识的工作。档案管理工作是档案管理人员的一项复杂工作。他们在工作中需要有强烈的保密意识。档案管理服务于公众、企业、组织和国家。同时，其档案的具体内容和具体的查询方法需要相当程度的保密意识。对于一些档案，应加强保密保护，使其不致泄露给公司，档案可以保守公司的商业秘密。以及一些不能向外界透露的商业经验是非常重要的，不能向企业透露。企业作为档案管理者，必须严格遵守档案法。对于那些不能公开的秘密，即使他们离开企业，也不能公开。这涉及到法律和人格问题。因此，档案管理人员应遵守的最重要的事情是对档案进行保密。我们一定觉得我们不能透露。这是合格员工的基本素质。一个国家的档案不仅包含简单的商业秘密，因为一个国家的档案需要保密的东西更多，而且更复杂。这不仅是一个员工的基本素质，而且涉及到一个国家的基本爱国理念。对于这个国家，每个国人都应该这样做。保护我们的国家，珍惜它。

（五）信息时代档案管理重要性

信息技术与档案管理的融合，使档案不仅能够随时随地为公众提供服务，而且能够为更多的网络人提供更好的服务。目前，许多单位已应用电子技术，如在网络上建立网站和发布信息，使信息更及时、更有效。随着信息技术的融合，档案管理有着非常广阔的发展前景。如今，档案管理已不再是一个单一的笔迹工作，而是一个多元化、深入的方向。信息时代的档案不仅是传统的纸质文献，而且有更多的格式，如音频、视频等。对于那些不能直接保存在网络上的东西，还有很多方法可以保存它们。例如，一些物理物质可以上传到计算机上，以照片上传的形式存储。对于更珍贵的纸质文档，可以通过扫描仪扫描并发送到网络供用户下载和使用。网络上的档案管理优势也令人惊叹。网络管理可以节省大量的人力、物力和财力资源，减少管理所需的步骤，节省管理人员和用户的时间，节约档案管理成本。随着新技术的不断出现，档案管理已经转变为不走出去、不自行获取的模式：档案管理员将档案上传到网络上，用户可以自己登陆网站下载，而不需要咨询管理人员，从而消除了对档案管理的依赖。借据查询流程。此外，档案管理在信息时代也有许多用途。对于许多宣传部门和教育部门来说，在制定宣传教育政策时，需要参考档案，以免与现有政策背道而驰。此外，国家有关部门高度重视档案管理，积极推进档案工作信息化建设。综上所述，信息时代档案管理的发展前景十分广阔。

结束语

档案作为一种信息资源的集合，一直受到国家和人民的关注。随着科学技术的发展和信息时代的到来，档案管理也经历了从实物保管到信息保管的快速变化。信息技术在档案管理中的应用，使档案的保存更加简单、方便。有效保证了档案资料保存的完整性，提高了档案信息的存储程度，提高了档案管理的效率。信息时代的档案管理也具有技术、制度、政策等诸多优势，其发展前景十分广阔。