大数据背景下档案工作创新发展策略

王金钢

（哈尔滨市结核病防治所，黑龙江 哈尔滨 150000）

一、大数据对档案工作积极影响

（一）有利于挖掘有价值的档案信息

当前，随着档案信息数字化的推进，可供分析与利用的电子档案数据正在汇聚成数量宏大的海量信息。以预测为核心的大数据技术，拥有了海量的档案信息数据基础。通过大数据技术，快速剔除数字档案资源中价值较低的部分，高速筛选并整合其中价值较高的部分，为档案资源开发和利用提供新思路。不仅能有效节省人力、物力和财力，还能使档案价值得以深度挖掘，为传统档案工作与高新技术的结合提供了发展空间。

（二）有利于实现档案信息资源共享

档案信息资源共享在大数据技术支撑下可以获得更好的实现，使档案利用者不受时间、空间的限制，方便地存取、利用档案信息资源，不仅实现档案信息资源共享，还可以缩减档案利用的时间、存储管理的成本。为实现跨区域、跨时空获取所需的档案信息资源创造条件，达到档案信息资源共享目的。

（三）有利于促进档案工作变革

传统的档案工作包括档案实体管理和档案信息管理两个部分。无论是实体管理与开发利用，都离不开“卷”或“件”的档案保管单位，随着大数据时代的到来，“卷”或“件”的保管单位己无法适应大数据所特有的碎片化、及时性、非结构化特征。因而对传统的档案管理模式造成了冲击，使档案工作必须摒弃落后管理方式，逐渐向智能化的方向发展，有利于实现档案工作的变革。

二、大数据对档案工作提出的挑战

（一）档案信息收集方面

大数据时代，档案信息资源海量增加。不仅档案机构需接收数据资源越来越多，而且电子档案也在增多，这种档案信息资源双向的、海量的增长，使得档案数据资源总量剧增。同时，由于档案信息获取、传递便捷性增加，且任何组织和个人都可能成为档案信息来源的主体，导致档案部门业务量增加，对档案信息的收集方构成挑战。

（二）管理技术应用方面

人类活动都可被记录、存储，通过电视、手机、电脑等各种方式被传播、复制。因此，人类每时每刻都在制造海量信息。但被各类档案馆（室）收集保存的档案只是海量信息中的冰山一角，档案管理技术面临挑战。

在大数据的环境下，人们利用计算机所产生的各种信息都能被随时记录下来，这就使得其中有价值的信息被保存下来，而这些信息都可作为潜在的档案信息资源，所以就造成了有用信息与无用信息的冗杂。如档案部门需将有价值的信息转化为档案，就要花费大量的时间进行筛选和分析，这对传统档案管理方式产生了冲击。加之管理对象中既有传统的纸质档案，又有图片、图表、音频、视频等电子档案，且格式、特征等也各不相同，从而形成了大量的非结构化数据。这种非结构化档案数据的出现，必须借助大数据等现代技术手段进行规范的管理。

（三）利用服务方面

大数据时代要充分挖掘档案潜在价值，主动为用户提供服务。大数据时代档案的价值散布在不同的地方，因为数据量的增加，在众多数据库中可以找到许多分散的信息，它们从不同的渠道、不同的侧面、不同的传播媒介，为事件提供最真实、最原始的证明，为传统档案增添更鲜活、更丰富的辅助信息。档案的各种分散的价值，可以更加充分地证明档案的真实性。充分利用好这些“稀疏”、“隐含”的价值，挖掘出更深层次的价值可以产生更大的效益。如何将这些潜在的档案信息进行利用和挖掘，为用户提供极具个性化和可视化的服务，这是大数据对档案利用服务提出的新挑战。

（四）档案安全方面

档案安全，既包括档案实体安全，也包括档案信息安全。安全问题已成为大数据时代档案机构面临的重要挑战：大数据环境下信息量多、数据量大、涉及面广，一旦管理出现问题导致数据泄露，终将引发严重后果；档案资源中包含许多涉密信息，其利用权限、开放程度等如不能明确，也将为安全问题带来隐患；大数据包含内容丰富、价值大，难免会成为网络黑客攻击的目标，部分数据受到攻击必然导致整体数据的受损；档案软件自身漏洞也会带来档案共享平台的崩溃。

三、大数据时代档案工作创新要求

（一）坚守档案工作原则不断创新

原始记录性作为档案的本质属性是对当时所处环境、事件最直接、最真实的记录。传统纸质档案内容划改、印章伪造等造假容易被发现。而现代社会的档案材料大多数是在计算机中完成的，没有字迹、用纸和印章等验证因素，档案材料在形成之时的造假现象很难被发现。所以，在大数据、云计算等技术高速发展的社会中，档案工作者即使利用现代化办公设备也要坚守档案原始记录性，在多人电脑审查和电子签章技术的支撑下保证档案原始记录性的留存。

档案工作的性质也是档案工作者应该遵循的基本素养。档案工作是兼具科学性、管理性、政治性与服务性的工作。纸质档案时期的档案工作性质容易发挥。数字档案时代，在网上办公、网站咨询、视频会议、办公时间和地点灵活的情况下，档案部门和人员也应该继续发挥档案工作的基本性质，逐渐摸索大数据时代档案工作运行方式，确保在数字档案时代档案工作依然能够发挥档案工作的性质。同时，我国《档案法》中对档案工作的基本原则也有明确规定，即统一领导和分级管理、维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用。无论纸质时代还是电子时代都不能改变这些最根本原则。

（二）紧密结合时代发展不断创新

网络社会任何公民都可能成为某一事件的报道者和消息提供者。加之大数据时代促使了众筹（Crowd funding）这种新型的融资形式的出现，如果将这种方式与档案信息服务相结合，将会对档案界改进发展方式，更好的走向大众、增强社会影响力起着重要作用。鼓励大家成为“公民档案员”，及时传递发生在自己身边有价值的信息；在档案信息资源的收集中本着包容和实事求是的态度迎接新型档案资源的收集渠道，这样才能促进档案工作的创新发展。

（三）依据档案工作实际不断创新

在档案的整理上，可以采用虚拟整理，即“脱离档案实体，仅仅通过一套符号及其符号语法逻辑来记录和揭示档案之间历史联系的技术”等先进技术保证档案大数据的深层开发。大数据时代收集到的档案不仅数据庞大，而且形式多样，档案分类可不按照现有档案分类规则进行整理。传统档案工作还存在“重藏轻用”的现象，档案机构被动向利用者提供信息，而大数据背景下的档案机构要转变思想，结合现实社会中发展完善的技术手段,如自媒体、微博、微信平台以及档案网站等形式主动地向利用者提供个性化的档案信息服务。